¿Qué puede pasar cuando se trabaja con clientes no constituidos legalmente?

Uno de los requisitos indispensables  legales que se deben exigir  en el momento de iniciar una relación comercial con un tercero es solicitar como mínimo   el Rut y el certificado existencia y representación legal, y aunque  los dos cumplen funciones diferentes, en este caso las dos  demuestran la legalidad de la existencia del tercero. “Si es persona natural por lo menos debe contar con el Rut”.

Veamos lo que dice el Estatuto Tributario respecto al Rut.

Artículo 555-2. Registro único tributario - Rut. el registro único tributario, rut, administrado por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, constituye el mecanismo único para identificar, ubicar y clasificar las personas y entidades que tengan la calidad de contribuyentes declarantes del impuesto sobre la renta y no contribuyentes declarantes de ingresos y patrimonio; los responsables del Régimen Común y los pertenecientes al régimen simplificado; los agentes retenedores; los importadores, exportadores y demás usuarios aduaneros, y los demás sujetos de obligaciones administradas por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, respecto de los cuales esta requiera su inscripción.

Se debe verificar que el ente con el cual se va a tener vínculos comerciales  exista y que esté legalmente constituido, ya que de no  ser así se puede presentar una serie de inconvenientes  con estos clientes.

Hay  terceros que aparentan ser  “empresas” “microempresarios” formalizadas y legales que  están circulando a diario en el mercado  y que en ocasiones logran concretar sus objetivos con  empresas que les presten sus  servicios, realizan su respectiva factura pero  luego  desaparecen sin pagar o simplemente no dejan ningún tipo de rastro.

Es más,  existen casos en los que hay tanta tranquilidad que realizan los pagos y practican las respectivas retenciones, pero obviamente el valor de estas retenciones  no lo pagan al ente correspondiente.

¿Qué pasa cuando el proveedor al iniciar el año le solicita el  certificado de retenciones del año inmediatamente anterior?  Se las ingenian pero siguen adelante; claro, llegará el momento en que las diferentes entidades de vigilancia y control las detectan por los diferentes mecanismos de control de que disponen, pero  en el momento pueden estar ocasionando serios problemas a las  empresas que les prestan sus servicios.

La importancia de solicitar la copia del Rut al realizar compras minimiza los riesgos a que se exponen las empresas por contratar con este tipo de terceros.

El hecho de acreditarse públicamente como comerciante da cierto grado de tranquilidad para quien contrata con ellos ya que se puede  obtener información más amplia sobre su creación y desarrollo en el comercio.

Esta es información muy importante con la que se debe disponer por seguridad, credibilidad, calidad de los procedimientos en las empresas, facilidad en la elaboración de medios magnéticos,  etc.

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