¿Qué sucede si en un proceso laboral el empleador no allega el original del contrato y el trabajador allega sólo una copia?

Según el artículo 39 del código sustantivo del trabajo cada una de las partes debe tener un ejemplar del contrato de trabajo, el cual tiene como finalidad probar lo que se ha pactado entre las partes, y de ser el caso, ser allegados como prueba a las instancias en que fuere necesario, ¿pero qué pasa si en un proceso laboral el empleador no allega al proceso el ejemplar del contrato que se supone debe poseer, y el trabajador allega una copia del mismo?

Lo ideal es que cada una de las partes reciba un ejemplar que debería ser en original, y luego que cada quien saque las copias que crea necesarias y si es el caso, autenticarlas aunque ello no se pregone necesario.

Pero llegado el caso, si sólo el trabajador allega una copia simple del contrato, esta se tendrá por válida según razonamiento de la sala laboral de la corte suprema de justicia en sentencia 11916 del 12 de agosto de 1999, con ponencia del magistrado José Roberto Herrera, en la que se reitera jurisprudencia de vieja data:

“Como se vio atrás, en el caso bajo examen, al no haberse allegado por la demandada el documento de folio 79, fue aportado en copia al carbón por la parte actora en la inspección judicial. No obstante echó de menos el ad quem el original o la copia auténtica, dándole a los preceptos aplicados un sentido diferente al genuino, con lo cual incurrió en el vicio de interpretación errónea que le endilga el impugnante. En efecto, independientemente de si en el sub lite es aplicable el articulo 25 del decreto 2651 de  1991, en el  ámbito laboral a nadie escapa que el ejemplar del contrato de trabajo o del documento de su prorroga, que es entregado generalmente por el empleador al trabajador, con independencia de su apariencia, tiene igual valor probatorio que el que el empleador conserva en su poder. Por manera que cuando el empleador no aporta el texto del acuerdo laboral, ya bien sea porque ha desaparecido o porque la oculta, exigirle al trabajador allegar al juicio el original o copia auténtica  - que razonablemente debe de estar en su poder -, es someterlo a una prueba diabólica o al menos de muy difícil consecución, porque la única que razonablemente puede guardar es el ejemplar que le ha entregado el empresario. De suerte que si  - como sucedió en el sub examine - el empleador no aporta el texto del contrato o de su prorroga corre con las consecuencias procesales de tenerse por válido el ejemplar allegado por el trabajador. Así lo ha entendido la jurisprudencia laboral desde el año de 1961 cuando esta Sala de la Corte expresó en sentencia del 22 de abril de 1961 que esos ejemplares pueden ser reproducidos por cualquier medio mecánico y no tienen limitación distinta "que las que puedan imponer la facilidad de su lectura, su presentación y su buena conservación, puesto que su finalidad es la de reconstituir una prueba del contrato en favor de ambas partes. Como consecuencia, de los ejemplares en que se extiende el documento contentivo del contrato, llámense original o duplicado, tienen un mismo valor probatorio y pueden ser aportados al juicio directamente por las partes en su oportunidad procesal".

Es interesante este planteamiento que en esa sentencia se apartó de la intención  del tribunal de aplicar las normas del derecho civil para negarle valor probatorio a la copia simple del contrato, lo que nos indica lo importante que es tanto para la empresa como para el trabajador conservar el ejemplar del contrato que le corresponde.

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