Recibos de caja y notas de contabilidad son válidos como documentos equivalentes

Los recibos de caja, comprobantes de egresos o notas de contabilidad son válidos como documento equivalente siempre que cumplan con los requisitos de ley.

Esto quiere decir que no es necesario que el documento equivalente lleve impresa  la leyenda “Documento equivalente” sino que basta con el cumplimiento de los diferentes requisitos contemplados para cada situación, y la ley no exige que el documento de llame de una u otra forma.

En el caso de la factura, el artículo 617 del estatuto tributario de forma expresa contempla que la factura de venta debe llamase expresamente factura de venta, requisito no contemplado por ninguna norma para el caso de los documentos equivalentes.

En este orden de ideas, una nota de contabilidad, un comprobante de egresos, un recibo de caja o un comprobante de caja, puede servir como documento equivalente en la medida que contenga los requisitos que si exige la norma para los documentos equivalentes.

Para la mayoría de las operaciones, los requisitos de un documento equivalente son:

1. Nombre o razón social y Nit del vendedor o quien presta el servicio.

2. Número consecutivo de la transacción.

3. Fecha de la operación.

4. Descripción de los bienes o servicios.

5. Valor total de la transacción

Así, con que los documentos antes mencionados cumplan con estos requisitos, se debe entender cumplida la obligación de elaborar el documento equivalente aun cuando no tengan impresa la leyenda “Documento equivalente”.

Este punto es importante porque algunos funcionarios de la Dian han llegado a rechazar costos y deducciones por el simple hecho de que el documento presentado como equivalente por el contribuyente, no tiene el título o leyenda que lo identifique como tal, requisito que no está contemplado por la ley, y por tanto no puede ser exigido por ningún funcionario, al igual que no se puede rechazar un derecho con fundamento en un requisito no exigido de forma expresa en la norma.

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5 Opiniones
  1. paola dice:

    Buenas tengo una inquietud, laboro en una empresa donde compran bastante acpm y gasolina para las maquinarias y volquetas, dado que son para la parte operativa de la empresa los vales que emiten los distribuidores minoristas de combustible puede ser utilizados para soportar los gastos? y hacer las respectivas deduciones

  2. Francisco chicaiza P dice:

    Bueno esto hace más fácil y llevadero el conteo diario, y exigibles los documentos para formalizar compras a un proveedor como persona natural o una simple compra en en una tienda

    • Angela Murillo dice:

      Los recibos de caja son el respaldo en la parte contable junto con las facturas de compra no contables pero cuando los anteriores no existen es necesario solicitar al proveedor si es persona natural: el rut vigente, fotocopia de la cédula, cuenta de cobro y se anexa el recibo de caja o egreso a estos documentos para efectos del pago. Contribuyendo de esta forma a la organización legal del manejo contable de la empresa.

  3. SANDRA dice:

    ME SALTE TODO UN CONSECUTIVO DE RECIBOS DE CAJA, QUE SON LAS ENTRADAS DE LA EMPRESA. QUE PUEDO HACER

  4. leiver vergara dice:

    Comprobantes de ingresos o pago y recibos de caja son iguales? Por ejemplo yo puedo tener en mi contabilidad comprobante de pago y significa igual que recibo de caja?

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