Recomendaciones para mejorar el desempeño de un archivo de Excel

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En ocasiones, sin darnos cuenta, el tamaño del archivo empieza a crecer, y por lo tanto, realizar operaciones en la hoja de cálculo se hacen muy lentas.

Les comparto algunas recomendaciones para mejorar el rendimiento de las hojas de Excel y también para reducir el tamaño del archivo de Excel.

  • Si no ocupas las fórmulas, es decir, en ocasiones para ahorrar tiempo, copian todas las fórmulas en una gran cantidad de filas vacías, esto previendo que en un futuro van a poner información en las celdas, pero si todavía no tienes información que ocupe las fórmulas, te sugiero que borres todas esas filas o columnas; y cuando ocupes las celdas, entonces pongas las fórmulas.
  • En el caso de los formatos condicionales, también ocupan mucha memoria y hacen lenta la hoja, te sugiero que quites los formatos condicionales o dejes los más importantes.
  • También el exceso de formatos en la celda como bordes, colores, tamaños de letra, diferentes tipos de letra, etc, hacen pesada la hoja y por lo tanto la hacen lenta.
  • Si tienes fórmulas matriciales, eso hace lenta la hoja, en este caso tendrías que cambiar las fórmulas matriciales por macros, o copiar los resultados de las fórmulas y pegarlos como valores.
  • Si en algún momento, en tu hoja llegaste o pusiste valores en filas o columnas que ahora ya no utilizas, en la memoria de Excel quedaron esas celdas como “utilizadas”, aunque no tengas datos, Excel conserva en su memoria esas celdas como las últimas de la hoja, para eliminar estas celdas, realiza los siguiente.
    Mueve el cursor a la última fila que contenga datos, presiona las teclas Control + Fin, si Excel se queda  en la misma línea entonces estás en la última fila utilizada, pero si Excel recorre el cursor hacia abajo, significa que tienes celdas vacías que alguna vez fueron ocupadas. Pon el cursor de Excel en la siguiente fila vacía después de tu última fila con datos, ahora presiona las teclas Shift + Control + Fin, se sombrearán las filas vacías, presiona clcik derecho del mouse sobre cualquier celda y del menú seleccionar “Eliminar”, selecciona la opción “Toda la fila” y presiona Aceptar. Guarda tu archivo. Presiona nuevamente las teclas Control + Fin. El cursor deberá permanecer en la última fila con datos. El tamaño del archivo debe reducir.
  • Por último, a pesar del procedimiento anterior, el cursor de Excel sigue llegando a celdas que están vacías, más allá de la última celda con datos, esto sucede porque la hoja ha sufrido un especie de “daño”, pero se puede reparar de la siguiente forma:Crea una nueva hoja, regresa a tu hoja que tienes con problemas, selecciona desde la celda A1 y hasta la última celda con datos, copia todo ese rango, ve a la hoja nueva y pega en la celda A1. Elimina la hoja con problemas, renombra la hoja nueva con el nombre que desees o incluso con el mismo nombre. En la nueva hoja, presiona las teclas Control + Fin para comprobar que efectivamente el cursor de Excel llega a la última celda con datos.

Listo, revisa el tamaño de tu archivo después de las recomendaciones para ver los resultados.

Puedes practicar con el archivo de prueba

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