Recuperar datos de un texto sin formato parte I

Muchas veces me han pedido que confeccionara una planilla de cálculos importando datos de otros programas, y Excel ofrece herramientas muy cómodas y eficientes para resolver la mayoría de los problemas. Sin embargo, ¿qué ocurre cuando la información se encuentra sin ningún tipo de formato y en un archivo de texto? Siempre que exista alguna forma de identificar los datos, o sea, que estén separados de alguna manera, podremos recuperarlos.

Los procedimientos que estudiaremos hoy son un poco complejos, por lo que intentaremos ir paso a paso para no perdernos en el camino. Para este tutorial, hemos preparado las siguientes líneas de texto, que representan la información a recuperar:

Teclado inalámbrico,1254624,45

Mouse,2423565,19

Monitor LED 3D,4256352,220

Tableta gráfica,4651248,99

En primer lugar, los hemos pegado al comienzo de una planilla nueva, de modo que cada línea ha ocupado una celda, desde la A1 hasta la A4. Asimismo, hemos creado una tabla vacía con los campos necesarios para ubicar los datos una vez recuperados.

La primera función que utilizaremos es EXTRAE, que nos permite copiar una parte específica de una cadena de texto. Los parámetros que nos pide son el texto fuente, la posición inicial y el número de caracteres a devolver. Si, por ejemplo, ingresáramos =EXTRAE(A1, 1, 19), obtendríamos “Teclado inalámbrico”. Pero, claramente, sería impracticable contar el número de caracteres de cada producto en una lista de miles.

En este caso necesitamos una implementación tal que nos devuelva el nombre de cada producto de manera automática. Siendo que el separador de los datos es una coma, deberemos servirnos de la función ENCONTRAR, para conocer la posición de la primera coma y copiar el texto hasta un carácter menos. Teniendo en cuenta que ENCONTRAR nos pide cadena buscada, texto fuente y la posición inicial, el código ENCONTRAR(",",  A1) nos devolverá 20, que es la posición de la primera coma. Noten que no hemos especificado el tercer parámetro, ya que no es obligatorio.

Para cerrar esta primera parte, si combinamos lo que hemos aprendido, seremos capaces de pedirle a Excel que extraiga el texto que se encuentra al principio de la celda A1 y que termina justo antes de la coma. La fórmula completa es =EXTRAE(A1, 1, ENCONTRAR(",",  A1) – 1). El -1 al final le indica que no copie la coma. Si copiamos esta fórmula en las celdas E2 a E4, recuperaremos todos los nombres de productos sin problemas.

Les recomendamos que repasen lo visto en este tutorial y que no se pierdan la segunda parte, donde completaremos la lección.

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