Requisitos del documento equivalente para soportar costos, deducciones e impuestos descontables

Cuando un contribuyente compra un producto en un supermercado o en un almacén de cadena no le dan una factura sino un ticket o tiquete generado por una máquina registradora, por lo que es común la duda entre algunos contribuyente respecto a la validez de estos documentos como soporte para costos o deducciones, o para descontar el Iva que se pague.

Estos tickets son documentos equivalentes a la factura, los cuales también son válidos como soporte fiscal tanto para soportar un costo o una deducción en el impuesto de renta como para soportar un Impuesto descontable en el impuesto a las ventas.

El artículo 771-2 del estatuto tributario reza lo siguiente:

Procedencia de costos, deducciones e impuestos descontables. Para la procedencia de costos y deducciones en el impuesto sobre la renta, así como de los impuestos descontables en el impuesto sobre las ventas, se requerirá (…)

Tratándose de documentos equivalentes se deberán cumplir los requisitos contenidos en los literales b), d), e) y g) del artículo 617 del Estatuto Tributario.

En consecuencia, para que el tiquete de máquina registradora que entrega el almacén o supermercado sea útil para el contribuyente debe contener como mínimo lo siguiente:

  • Apellidos y nombre o razón y NIT del vendedor o de quien presta el servicio (Esto es de almacén o supermercado)
  • Llevar un número que corresponda a un sistema de numeración consecutiva de facturas de venta (1, 2, 3, 4, etc.)
  • Fecha de su expedición.
  • Valor total de la operación.

Algunas personas consideran que un documento equivalente así tan escueto no es válido en el caso del Iva descontable, puesto que en el documento equivalente no se discrimina el valor del Iva, interpretación que no compartimos porque la obligación de discriminar el Iva está contenida en el literal c del artículo  617 del estatuto tributario y la ley no ha exigido que dicho literal se consigne en el documento equivalente, sólo en la factura, de modo que ante la ausencia de una norma que de forma explícita solicite la discriminación del Iva en el documento equivalente como requisito para descontar el Iva, el documento equivalente conforme lo establece el artículo 771-2 será suficiente, máxime cuando esta norma se refiere precisamente a los requisitos que se deben cumplir para descontar el Iva.

Por último es recomendable elaborar el comprobante de contabilidad respectivo para que la empresa tenga un acervo probatorio más completo y preciso en el que se incluyan más datos que los contenidos en el documento equivalente entregado por el proveedor, porque en este están ausentes datos importantes como el mismo nombre del cliente o de la empresa, que sin bien no son necesarios para efectos fiscales, sí pueden servir  como prueba supletoria en alguna eventualidad futura, así no sea de carácter fiscal.

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