Requisitos para que la empresa pueda deducir los viáticos ocasionales pagados al trabajador

Por disposición de la ley laboral (artículo 130 del código sustantivo del trabajo), los viáticos ocasionales o accidentales no constituyen salario y en consecuencia la empresa que los pague puede tratarlos como costos propios siempre que se cumplan ciertos requisitos.

La Dian ha considerado que los viáticos ocasionales serán deducibles del impuesto de renta de la empresa, siempre que dichos viáticos estén soportados por facturas a nombre de la empresa:

Los ocasionales, en cuanto constituyan reembolso de gastos por concepto de manutención, alojamiento y transporte en que haya incurrido el trabajador para desempeño de sus funciones, no constituyen ingresos cuando se entreguen al pagador las facturas y demás pruebas documentales que sustenten el reembolso para que el pagador las pueda tomar como gastos propios de la empresa. En el evento en que lo recibido no corresponda a reembolso de gastos constituye ingreso. (Oficio 079171 de 2011)

Para que se de este tratamiento a los viáticos ocasionales pagados a los empleados, es preciso que cada gasto relacionado con los viáticos cuenta con su factura a nombre de la empresa, no del trabajador, puesto que se asume que corresponde a gastos de la empresa y no del trabajador.

¿Qué pasa si el trabajador no entrega una factura de algún viático ocasional?

Se ha dicho que si se presenta factura a nombre de la empresa, el gasto es de al empresa, esto es, el gasto no se convierte en ingreso para el trabajador, de modo que si nos se presenta factura, aunque laboralmente el gasto por se ocasional sigue siendo no constitutivo de salario, tributariamente será un ingreso para el trabajador por no cumplir el requisito para ser gasto de la empresa (la factura a nombre de esta).

Al final, en todo caso el gasto podrá ser deducido por la empresa, puesto que: o lo deduce como gasto propio, o lo deduce por concepto de pagos laborales al integrar dicho pago dentro de la remuneración del trabajador, pues es lo que se hará cuando “En el evento en que lo recibido no corresponda a reembolso de gastos constituye ingreso para el trabajador”. Negrilla fuera de texto.

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Una opinión
  1. Nelson Bahamón Cortés dice:

    Buenas tardes:

    Soy empleado público en modalidad provisional. Quiero saber si puedo deducir del pago de impuesto a la renta lo que recibí por viáticos el año pasado. El punto es que la entidad me consigna los viáticos y el soporte es una resolución. Al respecto nunca me exige que entregue facturas pero me lo carga en el certificado de ingresos y retenciones del año en cuestión.

    He escuchado que las resoluciones y otros documentos emitidos por las entidades públicas sirven como soportes legales también en aspectos financieros. Entonces ¿se puede deducir utilizando la resolución como soporte aunque no se tengan facturas?

    Gracias,

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