Requisitos para que la factura sustituya el certificado de retenciones en la fuente

Cuando el agente de retención no expide el certificado de las retenciones en la fuente practicadas, requisito indispensable para imputar dichas retenciones en la declaración respectiva de renta o Iva, puede ser sustituido por la factura siempre que cumpla determinados requisitos.

La posibilidad de remplazar o sustituir el certificado de retenciones en la fuente por la factura está dada por el parágrafo 1 del artículo 381 del estatuto tributario:

Las personas o entidades sometidas a retención en la fuente podrán sustituir los certificados a que se refiere el presente artículo, cuando éstos no hubieren sido expedidos, por el original, copia o fotocopia auténtica de la factura o documento donde conste el pago, siempre y cuando en él aparezcan identificados los conceptos antes señalados.

Por su parte la sección cuarta del consejo de estado en sentencia del 26 de enero de 2012 expediente 17318  manifestó sobre el particular:

Es decir, la factura o documento equivalente sustituye al certificado de retención siempre que cumpla tanto los requisitos de los artículos 617 y 618 como los del 381 E.T. Es necesario, entonces, que en la factura o documento equivalente aparezca identificado el año gravable y el lugar donde se consigna la retención; el monto total y el concepto del pago, y el valor y concepto de la retención practicada. Todo eso para que exista certeza de que la retención se practicó en debida forma y para que pueda aceptarse como descuento del impuesto de renta.

Lo anterior luce muy bien, pero hay un pero que hace casi inútil esta norma, pues la norma es clara, y lo mismo es claro el criterio del consejo de estado, que dicha factura debe contener los requisitos del artículo 381 del estatuto tributario, y este contiene dos requisitos que pueden  resultar imposibles de cumplir:

  1. Año gravable y ciudad donde se consignó la retención.
  2. La firma del pagador o agente retenedor.

Es casi imposible que en una factura puedan estar estos dos requisitos, entre otra cosas porque la necesidad de sustituir la factura surge mucho tiempo después de la expedición de la misma, puesto que sólo se da en el evento en que el agente de retención en la fuente no haya el certificado, y a esa alturas no es posible modificar la factura para adaptarla a los requisitos del artículo 381 del estatuto tributario.

De otra parte, es poco razonable tratar de que la factura, desde su expedición cumpla con los requisitos del artículo 381 en mención, puesto que no se sabe con certeza ni la ciudad donde se consignará la retención ni mucho menos si se realizará o no la consignación, ni tampoco es fácil contar con la firma del agente retenedor o del pagador de dicho agente.

Como está redactada esa norma es,  en la mayoría de los casos,  inaplicable, letra muerta, de suerte que el contribuyente no se puede fiar de la misma y lo recomendable es que haga todo lo necesario para hacerse  a su certificado de retención.

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