Reserva documental de los estados financieros

“Me refiero a su comunicación radicada en esta entidad con el número 380.143-0, por medio de la cual manifiesta que en atención a la facultad de inspección, vigilancia y control que ejerce la Alcaldía sobre las personas naturales y jurídicas que desarrollan la actividad de enajenación de inmuebles destinados a vivienda, les asiste a ellas la obligación de presentar ante la Alcaldía los estados financieros con corte a 31 de diciembre del año inmediatamente anterior. Dada esa circunstancia solicita el concepto de esta Entidad sobre la reserva de los estados financieros de las vigiladas y que reposan en sus archivos.

Igualmente hace mención de lo establecido en los artículos 61 y 41 de la Ley 222 de 1995, y con base en ellos preguntas sí, esta reserva incluye los Estados Financieros y si esta publicidad que la ley pretende dar a los estados financieros les permitiría entregar copia de dichos estados financieros a un ciudadano interesado en la situación financiera de nuestros vigilados?.

Al respecto, es pertinente manifestarle que sobre el tema de la reserva documental, esta Superintendencia se ha ocupado, partiendo de la base de la información que ella maneja en razón del ejercicio de las funciones que le señala la ley y por supuesto en cuanto corresponde a los sujetos que son objeto de las mismas, concretamente en lo que hace relación con los estados financieros y lo consagrado en los artículos 41 y 61 de la ley 222 de 1995, esta Entidad se ha pronunciado en diversas oportunidades, para su ilustración, me permito transcribir las partes pertinentes:
“El artículo 15 de la Constitución Política de Colombia reconoce a todas las personas (naturales o jurídicas) el derecho a su intimidad y de la reserva sobre libros y papeles privados y advierte que solamente para los casos de inspección, vigilancia e intervención del estado podrá exigirse “la presentación de libros de contabilidad y demás documentos privados” en los términos que señala la ley”.

“Ahora, si bien los artículos 61 y siguientes del Código de Comercio, al contemplar la reserva de los libros y papeles de comercio advierten que no pueden examinarse por personas diferentes de sus propietarios o por personas autorizadas para ello, debe entenderse que el objeto de esta previsión más que los libros en si mismos, es la información que en ellos reposa, es decir, los datos”.
“Los datos privados, por el hecho de ser conocidos por el Estado en ejercicio de facultades expresas que le permiten penetrar el velo corporativo que garantiza la intimidad de las personas jurídicas, no se convierten en públicos”.

Sobre los estados financieros esta entidad estima que “es preciso acudir al Decreto 2649 de 1996 “Por la cual se reglamenta la contabilidad general y se expiden los principios o normas de contabilidad generalmente aceptados en Colombia”, en cuyo artículo 114 relativo a las notas a los estados financieros, se consagró “Las notas como presentación de las practicas contables y revelación de las empresas, son parte integral de todos y cada uno de los estados financieros. A su turno el artículo 36 de la ley 222, estableció el principio de la unidad de los estados financieros al precisar que los mismos deberán estar acompañados con sus notas, con las cuales conforman un todo indivisible, lo cual supone que necesariamente cuando para cualquier efecto deban presentarse dichos documentos, han de anexarse las correspondientes notas, en los términos que establece el artículo 114 antes mencionado”.

Lo anterior aunado al mandato general contenido en el artículo 34 de la Ley 222 de 1995, en concordancia con el artículo 41 ibídem, permite concluir, que si la ley 222 de 1995 hizo extensiva a todas las sociedades la obligación de publicar los estados financieros e introdujo el mecanismo del depósito de tales estados, con el fin de posibilitar, sin ninguna restricción, el acceso a la información en ellos contenida, es claro que tales documentos no están amparados por reserva alguna razón por la cual a juicio de este Despacho es procedente la expedición de las fotocopias de tales documentos, en el entendido, como es obvio, que reposan en este Entidad“.

“Por tanto y atendiendo la expresa excepción que impide el acceso a los documentos que tengan reserva por disposición de la Constitución o la ley, se ha considerado que a diferencia de los estados financieros y sus notas, los anexos de los mismos que se encuentran en poder de esta entidad, no pueden ser examinados por terceros, como tampoco es posible suministrar copia de los mismos, toda vez que el artículo 61 del Código de Comercio establece que “los libros y papeles del comerciante no podrán examinarse por personas distintas de sus propietarios o personas autorizadas para ello, sino para los fines indicados en la Constitución Nacional y mediante orden de autoridad competente”, y los anexos referidos no solo contienen información que proviene directamente de uno de los libros a los que la norma alude, como es el de contabilidad, sino que además contienen la discriminación efectiva de las cuentas y los registros sobre los movimientos económicos del comerciante, amén de que la sociedad no tiene obligación de revelar tal información, como si acontece con los estados financieros y sus notas, sino en la medida en que le sea requerida por la Superintendencia para los fines que ella exclusivamente estime pertinente, en desarrollo de las atribuciones que le otorga la Ley, de donde es ineludible concluir que se trata de documentos privados que están amparados por la reserva que consagra la ley”. (Memorando 220-055 Bis del 25 de febrero de 1999).

En los anteriores términos se ha dado contestación a su consulta no sin antes manifestarle que los efectos del presente pronunciamiento son los descritos en el artículo 25 del Código Contencioso Administrativo. (Concepto 220-87598, Supersociedades).

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