Responsables del impuesto sobre las ventas sometidos al régimen común no obligados a llevar contabilidad

De acuerdo a la legislación comercial son comerciantes las personas que profesionalmente se ocupan de algunas de las actividades que la ley considera mercantiles, las cuales se encuentran enumeradas en forma declarativa en los artículos 20 y 21 del Código de Comercio; cuando se adquiere la calidad de comerciante se deben cumplir algunas obligaciones, dentro de las cuales se encuentra la de llevar contabilidad regular de los negocios.

Cabe anotar que el artículo 23 del Código de Comercio señala las actividades no mercantiles:

  1. La adquisición de bienes con destino al consumo doméstico o al uso del adquirente, y la enajenación de los mismos o de  los sobrantes;
  2. La adquisición de bienes para producir obras artísticas y la enajenación de estas por su autor;
  3. Las  adquisiciones hechas por funcionarios  o  empleados para fines de servicio público;
  4. Las enajenaciones que hagan directamente los agricultores o ganaderos de los frutos de sus cosechas o ganados, en su estado natural.   Tampoco   serán   mercantiles   las   actividades   de transformación  de tales frutos que efectúen los  agricultores  o ganaderos,   siempre  y  cuando  que  dicha   transformación   no constituya por sí misma una empresa, y
  5. La prestación de servicios inherentes a  la  profesiones liberales.

En ese orden de ideas, las personas que realizan actividades no mercantiles no tendrán la calidad de comerciantes y por consiguiente no estarán obligadas a llevar contabilidad; la legislación tributaria señala que los agricultores, ganaderos y en general quienes presten servicios gravados con el impuesto a las ventas (profesiones liberales),  que no cumplan con la totalidad de las condiciones señaladas en el artículo 499 del Estatuto Tributario serán responsables del régimen común.

Se debe tener en cuenta que los agricultores, ganaderos y profesionales independientes que no están obligados a llevar contabilidad y que son responsables sometidos al régimen común, deberán cumplir con la obligación señalada en el artículo 509 del Estatuto Tributario:

“(…)

Obligación de llevar registro auxiliar y cuenta corriente para responsables del régimen común. Los responsables del impuesto sobre las ventas sometidos al régimen común, incluidos los exportadores, deberán llevar un registro auxiliar de ventas y compras, y una cuenta mayor o de balance cuya denominación será “impuesto a las ventas por pagar”, en la cual se harán los siguientes registros:

En el haber o crédito:

a) El valor del impuesto generado por las operaciones gravadas.

b) El valor de los impuestos a que se refieren los literales a) y b) del artículo 486.

En el debe o débito:

a) El valor de los descuentos a que se refiere el artículo 485.

b) El valor de los impuestos a que se refieren los literales a) y b) del artículo 484, siempre que tales valores hubieren sido registrados previamente en el haber.

Adicionalmente cuando los responsables sometidos al régimen común adquieran bienes corporales muebles o servicios gravados, de personas que pertenezcan al régimen simplificado, deberán actuar como agente de retención del impuesto a las ventas y por consiguiente deberán llevar una cuenta denominada "impuesto a las ventas retenido" en donde se registre la causación y pago de los valores retenidos conforme a lo dispuesto en el artículo 510 ibídem.

Por lo anterior es necesario que se registren en la administración de impuestos, el libro auxiliar de ventas y compras, el cual hará las veces de la cuenta mayor denominada “impuesto a las ventas por pagar”  y el libro auxiliar que hará las veces de la cuenta denominada "impuesto a las ventas retenido”.

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