¿Retenciones en la fuente se pueden demostrar con documentos diferentes al certificado expedido por el agente de retención?

Por 6 abril, 2017

¿Qué se puede hacer si el agente de retención no expide el certificado de retenciones? ¿Las retenciones en la fuente que nos han practicado se pueden demostrar con un documento diferente al certificado de retenciones que debe expedir el agente de retención?

En principio podríamos decir que en virtud el parágrafo primero del artículo 381 del estatuto tributario sí sería posible reemplazar el certificado de retenciones en la fuente por una factura o incluso un documento equivalente.

Veamos lo que dice la norma respecto a esa posibilidad:

Las personas o entidades sometidas a retención en la fuente podrán sustituir los certificados a que se refiere el presente artículo, cuando éstos no hubieren sido expedidos, por el original, copia o fotocopia auténtica de la factura o documento donde conste el pago, siempre y cuando en él aparezcan identificados los conceptos antes señalados.

Para que cualquier documento pueda suplir el certificado de retenciones en la fuente que debe expedir el agente de retención, es preciso que ese documento contenga los requisitos que debe contener el certificado de retenciones, y ello es casi imposible.

Veamos lo que dijo la sección cuarta del Consejo de estado en sentencia del 26 de enero de 2012 con radicación 17318 y ponencia del magistrado Hugo Fernando Bastidas Bárcenas:

Según el parágrafo primero de ese artículo, las personas sometidas a retención en la fuente podrán sustituir el certificado de retención por el original o copia o fotocopia de la factura o documento equivalente, en los casos que el obligado no lo hubiera expedido, pero siempre que cumplan con los requisitos de esa misma norma. Es decir, la factura o documento equivalente sustituye al certificado de retención siempre que cumpla tanto los requisitos de los artículos 617 y 618 como los del 381 E.T. Es necesario, entonces, que en la factura o documento equivalente aparezca identificado el año gravable y el lugar donde se consigna la retención; el monto total y el concepto del pago, y el valor y concepto de la retención practicada.

(…)

No basta que se cumplan las exigencias propias de las facturas, pues es necesario que se identifique el año gravable y el lugar donde se consigna la retención; el monto total y el concepto del pago, y el valor y concepto de la retención practicada. En el caso particular, si bien las facturas aportadas cumplen con los requisitos de los artículos 617 y 618 E.T., lo cierto es que no cumplen con los del artículo 381 y, por tanto, no pueden sustituir el certificado de retención que debieron expedir los agentes retenedores.

Así las cosas, es poco probable que una factura o un documento equivalente  la factura puedan cumplir con los requisitos del certificado de retenciones, por lo que ese parágrafo resulta inaplicable, inútil, de manera que el contribuyente no tiene otra alternativa que hacerse al respectivo certificado.

Por suerte los agentes de retención están obligados a expedir el certificado, y de no hacerlo, se exponen a la sanción establecida en el artículo 667 del estatuto tributario, que es del 5% del valor no certificado, que en todo caso no puede ser inferior a la sanción mínima.

Conozca sus obligaciones tributarias y las consecuencias por no cumplirlas con nuestro Procedimiento tributario.

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