¿Retenciones en la fuente se pueden demostrar con documentos diferentes al certificado expedido por el agente de retención?

Por   06/04/2017

¿Qué se puede hacer si el agente de retención no expide el certificado de retenciones? ¿Las retenciones en la fuente que nos han practicado se pueden demostrar con un documento diferente al certificado de retenciones que debe expedir el agente de retención?

En principio podríamos decir que en virtud el parágrafo primero del artículo 381 del estatuto tributario sí sería posible reemplazar el certificado de retenciones en la fuente por una factura o incluso un documento equivalente.

Veamos lo que dice la norma respecto a esa posibilidad:

Las personas o entidades sometidas a retención en la fuente podrán sustituir los certificados a que se refiere el presente artículo, cuando éstos no hubieren sido expedidos, por el original, copia o fotocopia auténtica de la factura o documento donde conste el pago, siempre y cuando en él aparezcan identificados los conceptos antes señalados.

Para que cualquier documento pueda suplir el certificado de retenciones en la fuente que debe expedir el agente de retención, es preciso que ese documento contenga los requisitos que debe contener el certificado de retenciones, y ello es casi imposible.

Veamos lo que dijo la sección cuarta del Consejo de estado en sentencia del 26 de enero de 2012 con radicación 17318 y ponencia del magistrado Hugo Fernando Bastidas Bárcenas:

Según el parágrafo primero de ese artículo, las personas sometidas a retención en la fuente podrán sustituir el certificado de retención por el original o copia o fotocopia de la factura o documento equivalente, en los casos que el obligado no lo hubiera expedido, pero siempre que cumplan con los requisitos de esa misma norma. Es decir, la factura o documento equivalente sustituye al certificado de retención siempre que cumpla tanto los requisitos de los artículos 617 y 618 como los del 381 E.T. Es necesario, entonces, que en la factura o documento equivalente aparezca identificado el año gravable y el lugar donde se consigna la retención; el monto total y el concepto del pago, y el valor y concepto de la retención practicada.

(…)

No basta que se cumplan las exigencias propias de las facturas, pues es necesario que se identifique el año gravable y el lugar donde se consigna la retención; el monto total y el concepto del pago, y el valor y concepto de la retención practicada. En el caso particular, si bien las facturas aportadas cumplen con los requisitos de los artículos 617 y 618 E.T., lo cierto es que no cumplen con los del artículo 381 y, por tanto, no pueden sustituir el certificado de retención que debieron expedir los agentes retenedores.

Así las cosas, es poco probable que una factura o un documento equivalente  la factura puedan cumplir con los requisitos del certificado de retenciones, por lo que ese parágrafo resulta inaplicable, inútil, de manera que el contribuyente no tiene otra alternativa que hacerse al respectivo certificado.

Por suerte los agentes de retención están obligados a expedir el certificado, y de no hacerlo, se exponen a la sanción establecida en el artículo 667 del estatuto tributario, que es del 5% del valor no certificado, que en todo caso no puede ser inferior a la sanción mínima.

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5 Opiniones
  1. Jose Villa dice:

    IMPORTANTISIMO:
    Señores de Gerencie.com
    Resulta que los vencimientos para presentar declaraciones de renta y CREE, personas jurídicas, formularios 110 y 140 presentan graves problemas que impiden presentar estas declaraciones, cuando el proceso es virtual:

    FORMULARIO 110:
    RENGLON 80: ANTICIPO PARA AÑO 2017:
    Si usted coloca CERO ($0), no tiene problema, PERO SI USTED COLOCA CUALQUIER VALOR, HASTA AHI LLEGA, porque no le genera el borrador.

    FORMULARIO 140:
    RENGLON 51. SALDO A FAVOR AÑO ANTERIOR SIN SOLICITUD DE DEVOLUCION Y/O COMPENSACION:
    Si usted coloca CERO ($0), no tiene problema, PERO SI USTED COLOCA CUALQUIER VALOR, HASTA AHI LLEGA, porque le aparece un mensaje de que ese valor no concuerda con el consignado en el renglon 58 de la declaración CREE año 2015.

    PREGUNTO:
    Qué hacer en este caso?

    La Dian ya conoce este caso pero en este momento 9 a.m., del viernes 07/04/2017, el problema continúa.
    No ha ampliado los plazos ni ha autorizado a quienes están obligados a presentar estas declaraciones por medio virtual que las presenten en formularios de papel.

    • Jose Villa dice:

      Pongo en consideración esta posible solución, para mí, legal, para declarar renta personas jurídicas año 2016.

      COMO EL ERROR ES DE LA DIAN AL DISEÑAR MAL EL FORMULARIO 110 AÑO 2016, y suponiendo un caso sencillo, como por ejemplo, una persona jurídica, que además del renglón 69 (Impuesto sobre la renta líquida gravable), solo tenga datos para el renglón 75 (anticipo renta por el año gravable 2016 y para el renglón 80 (anticipo renta por el año gravable 2017), editar el valor del renglón 69 y colocar CERO en los renglones 75 y 80, para generar un SALDO A PAGAR POR IMPUESTO (renglón 85), que sea el correcto. Luego, cuando ya la Dian haya corregido el diseño del formulario 110 año 2016, corregir la declaración, haciendo que en el renglón 69 aparezca el valor calculado por la Dian de manera automática y colocando los valores correctos en los renglones 75 y 80 de tal manera que el valor del renglón 85 de la corrección resulte exactamente igual al de la declaración inicial.

      En este caso, como no se estaría generando un mayor valor del impuesto a pagar, renglón 85, NO HABRIA SANCION POR CORRECCION.

      Este sería un error incurrido a propósito presionado por la misma DIAN al publicar un formulario 110 mal jotiado o mal diseñado con errores de origen dian.

      Me gustaría conocer comentarios al respecto.

    • Jose Villa dice:

      Coloco aquí la respuesta que me dió el señor ERNESTO ALVAREZ en Actualicese.com, página en la que también puse en conocimiento lo que está sucediendo con los formularios DIAN 110 y 140 por el año gravable 2016:

      “Ernesto Alvarez
      La idea para apagar el incendio es buena pero aplicando la ley si aumenta el saldo a favor aplica articulo 588 del Estatuto Tributario, aquí la ley aplica para el contribuyente más no para la Dian, es injusto y además llamé a plantear el problema y me dijeron navegue por mozilla, borre cokies, temporales, apague el equipo, prenda nuevamente el equipo, es decir un engaño a sabiendas que tienen un problema en la plataforma.
      Like · Reply · Apr 7, 2017 7:52pm”

  2. MARIAM GARZON dice:

    Considero que es deber de la DIAN suministrar en forma oportuna y correcta los medios para cumplir con sus obligaciones. Que sea la DIAN la que solucione el inconveniente y no el Contribuyente. Los contadores ya no dan abasto con tanta responsabilidad como para ponerse a crear estrategias para que la herramienta de la DIAN sea útil

  3. Luis dice:

    En relación con el tema de este artículo, y si la factura de venta ni el recibo de caja podrían reemplazar al certificado de retención, les pregunto: ¿Qué pasaría si una empresa A, en agosto de 2016, le vendió 1.000.000 a una empresa B, y la empresa B hizo la retención del 2.5%, pero sucede que la empresa B SE LIQUIDO EN OCTUBRE DE 2016. En ese caso, cuando llega la época de expedir certificados (marzo de 2017), es obvio que NO HABRÍA nadie en la empresa B que entregue el respectivo certificado por las retenciones practicadas durante el 2016….Entonces ¿Qué puede hacer la empresa A? ¿Se queda sin certificado solo porque el agente de retención ya no existe en marzo de 2017? Tenemos que llegar entonces a la misma situación que se utiliza en las entidades públicas, las cuales, en el comprobante de egreso en el cual realizan el pago a sus proveedores, dejan la huella sobre el monto de la retención de IVA practicada y le entregan a su proveedor una copia de ese comprobante de egreso de forma que esa copia sea la que reemplaza el certificado de retención en la fuente a título de IVA (ver el artículo 615-1 del ET)

    http://www.dmsjuridica.com/CODIGOS/ESTATUTOS/EST%20TRIBUTARIO/ESTATUTO_TRIBUTARIO.htm#615-1

    Eso también aplica para cuando esas entidades públicas practican retenciones a título de renta. Ver el art. 28 del Decreto Ley antitrámites 019 de 2012

    http://www.alcaldiabogota.gov.co/sisjur/normas/Norma1.jsp?i=45322

    y es por eso por ejemplo que a las personas naturales, cuando vendemos un vehículo y la retención es practicada por la secretaria de transito, esa secretaría solo imprime el documento donde se ve la prueba de todos los cobros que se hicieron por el traspaso del vehículo (estampillas y hasta retención) pero esa secretaría no te va a imprimir en marzo del año siguiente un “certificado de retención” (ya lo viví por experiencia propia cuando se me ocurrió ir en un mes de marzo a pedirles un certificado por la retención que me habían hecho en un año anterior y lo que hicieron fue imprimirme otra vez una copia del documento en que se probaban todos los pagos (estampilas y retención) originadas del traspaso….

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