¿Se puede facturar en Excel?

Excel tiene muchas funcionalidades y una de ellas es la posibilidad de generar e imprimir facturas. La pregunta es: ¿son validas las facturas generadas en Excel?

En primer lugar se debe precisar que para poder facturar por computador, se requiere autorización de la Dian y se requiere autorización del software que se ha de utilizar para generar la factura (Hay opiniones e incluso oficios de la Dian que dicen lo contrario).

Cabe entonces preguntarnos si Excel se puede considerar como un Software de facturación.

Excel tal como lo conocemos, no puede considerarse un software de facturación, debido a que las funciones y herramientas preexistentes en Excel, no permiten que el usuario pueda generar facturas con el cumplimiento de los requisitos técnicos exigidos por la Dian.

Para que Excel pueda generar las facturas, el usuario debe agregarle esa funcionalidad, funcionalidad que se agrega mediante programación de códigos que se encarguen de realizar la tarea deseada, para lo cual se utiliza una herramienta incorporada en Excel llamada Visual Basic, donde se programan las conocidas macros.

En nuestra opinión, si el programa de facturación agregado en Excel cumple con los requerimientos técnicos de control exigidos por la Dian y además se cuenta con la autorización de la Dian, las facturas así generadas son válidas.

Un software de facturación no tiene que ser independiente de Excel, Access o un software de contabilidad integral, de modo que puede incorporarse en cualquiera de ellos, siempre que el la herramienta encargada de generar la factura cumpla con los requisitos necesarios, como son la “unicidad” de la factura, esto es que no sea posible con el mismo software generar dos facturas con el mismo número, lo cual se puede hacer también en Excel.

Considerando que un software de facturación es un conjunto de líneas de código que al ejecutarse generan la factura respectiva, no es importante en que aplicación mayor está insertado ese código, concluyéndose  que si tal código se inserta en Excel, es válido.

Repetimos, lo importante es que la aplicación que genera la factura  cumpla con los requisitos de ley, y mientras eso suceda, no importa que esa aplicación esté incorporada en Excel, En Access, en Word  o en la multitud software contables que hay en el mercado.

Así las cosas, sí se puede facturar en Excel pero teniendo en cuenta lo ya explicado.

Consultar las  resoluciones expedidas por la Dian 14465 de noviembre 28 de 2007 y 3878 de 1996.

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3 Opiniones
  1. Gian Carlos Pertuz dice:

    En mi opinión no es recomendable Excel, hay que tener en cuenta que se debe guardar la integridad de los registros, que sea de fácil consulta, y lo mas importante que se pueda almacenar información para lo cual existen las bases de datos.

  2. diego dice:

    Hola, al respecto del tema si tengo instalado el sistema de facturación Pos tpvsol,que cumple con las condiciones y es de licencia de uso gratuita, es aceptado por la Dian? y pues si alguien sabe como se presenta el soporte o su equivalente de licencia ante la Dian para ser usado?

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