Si no se lleva contabilidad o no es llevada en debida forma los documentos privados deben estar autenticados para que tengan valor probatorio

Si el contribuyente no lleva contabilidad o la lleva pero no en debida forma, los documentos privados con los que pretenda probar costos, deducciones o  impuestos descontables, deben estar autenticados, pues de lo contrario carecen de valor probatorio y como tal no serán valorados por la administración de impuestos o el juez administrativo.

Si la contabilidad es llevada con forme a los mandatos legales, los documentos privados que sirvan de soportes a los registros hechos en la contabilidad, no deben estar autenticados puesto que la contabilidad en sí misa es un medio eficaz de prueba según lo contemplan los artículos 772,  773 y 774 del estatuto tributario, pero si la contabilidad no es llevada en debida forma esta pierde toda eficacia probatoria,  y en consecuencia, los documentos privados que pretenden soportar los registros respectivos tendrán que ser autenticados.

Al respecto, ha disertado la sección cuarta del consejo de estado en sentencia del 2 de marzo de 2011, radicación 16481:

Señala el demandante que en su decisión, la Administración no aplicó lo dispuesto por el Decreto 2150 de 1995, mediante el cual se prohíbe a las autoridades administrativas exigir autenticación en los documentos.

El Decreto 2150 de 1995, suprime y reforma normas, procedimientos o trámites innecesarios existentes en la Administración Pública. Entre las supresiones se encuentra la prohibición para exigir los documentos originales autenticados o reconocidos notarial o judicialmente.

El mismo Decreto en el artículo 150 señala:

“Afectación. Nada de lo dispuesto en el presente Decreto afectará disposiciones vigentes cuando las regulaciones, trámites o procedimientos se encuentren consagrados en códigos, leyes orgánicas o estatutarias”.

Lo anterior significa, que no es posible con base en el Decreto 2150 de 1995 exigir documentos autenticados, pero no se puede dejar de lado lo dispuesto por el artículo 767 del Estatuto Tributario que reza:

“Fecha cierta de los documentos privados. Un documento privado, cualquiera que sea su naturaleza, tiene fecha cierta o auténtica, desde cuando ha sido registrado o presentado ante un notario, juez o autoridad administrativa, siempre que lleve la constancia y fecha de tal registro o presentación”.

Según la norma, para que un documento privado, tenga valor probatorio, debe presentarse previamente ante notario público o ante otra autoridad administrativa, y sólo será legítimo a partir de la fecha en que conste dicha presentación.

De acuerdo con los documentos aludidos por el demandante, a través de los cuales pretende probar unos hechos que fueron desvirtuados con la inspección tributaria, cruce de información con terceros, diligencia de registro en las instalaciones de la empresa y con el informe de la Fiscalía General de la Nación, la Sala considera que solo podrían ser valorados por la Administración sin el requisito de la autenticidad cuando la contabilidad goce de veracidad y exactitud en los valores declarados, para el caso en el impuesto sobre las ventas del quinto (5) bimestre de 2000, es decir constituye medio de prueba fehaciente.

No obstante, como quiera que en el caso concreto no puede predicarse la idoneidad de la contabilidad, correspondía al demandante cumplir con las  exigencias del artículo 254 del Código de Procedimiento Civil, el cual sobre la aportación de documento enseña lo siguiente:

“Las copias tendrán el mismo valor probatorio del original, en los siguientes casos:

1. Cuando hayan sido autorizadas por notario, director de oficina administrativa o de policía, o secretario de oficina judicial, previa orden del juez, donde se encuentre el original o una copia autenticada.

2. Cuando sean autenticadas por notario, previo cotejo con el original o la copia autenticada que se le presente.

3. Cuando sean compulsadas del original o de copia autenticada en el curso de inspección judicial, salvo que la ley disponga otra cosa”.

De conformidad con la ley, de contenido claro, se aprecia que los documentos aportados al expediente para que los mismos hubieren sido valorados, se necesitaba de la autenticidad en alguna de las formas establecidas en el artículo en cita.

Por lo anterior concluye la Sala, que para darle valor probatorio a las 3764 copias  debían estar respaldadas con la autenticación de notario, pues es la diligencia que da fe de que la copia que se sella corresponde al documento original.

Es importante precisar que dentro de los documentos privados que se deben autenticar no están las facturas ni los documentos que la ley considera como equivalentes a las facturas, pues estos, siempre que cumplan con los requisitos establecidos por el artículo 771-2 del estatuto tributario, constituyen prueba válida sin que la norma exija su autenticación. Los documentos privado que requieren ser autenticados, son por ejemplos contratos de servicios, letras de cambio, pagarés, etc.

Prepare su declaración de renta online en 30 minutos sin errores. Hágalo en ImpuestoCorrecto.com

Contenido relacionado:
Compartirlo
Gerencie.com en su correo.

Suscríbase y nosotros colocaremos en su bandeja de entrada la mejor información que generamos diariamente.


Déjenos su opinión

En Gerencie.com está permitido opinar, criticar, discutir, controvertir, disentir, etc., pero debe hacerlo con respeto, sin insultar y sin ofender a otros.

Información legal aplicable para Colombia.