Soporte de costos y gastos cuando el adquirente no es responsable de IVA

Por Calixto Ávila Tirado.

Contador público — Especialista en gerencia tributaria

Universidad Piloto de Colombia (UPC)

Existe la creencia generalizada de que la cuenta de cobro que elaboran las personas naturales no obligadas a facturar,  no es un soporte fiscal.  Esto debido a que el decreto 522 de 2003 en su artículo 3º creó el documento equivalente exigido por el artículo 771-2 para la procedencia de costos y deducciones e impuestos descontables.

Es necesario aclarar que el artículo arriba citado se creó únicamente para los responsables del régimen común cuando adquieren productos y servicios del régimen simplificado.  Veamos lo que dice la norma:

Decreto 522 de 2003,  ARTICULO 3. Documento equivalente a la factura en adquisiciones efectuadas por responsables del régimen común a personas naturales no comerciantes o inscritas en el régimen simplificado. El adquirente, responsable del régimen común que adquiera bienes o servicios de personas naturales no comerciantes o inscritas en el régimen simplificado, expedirá a su proveedor un documento equivalente a la factura con el lleno de los siguientes requisitos:

a. Apellidos, nombre o razón social y NIT del adquirente de los bienes o servicios.

b. Apellidos, nombre y NIT de la persona natural beneficiaria del pago o abono.

c. Número que corresponda a un sistema de numeración consecutiva.

d. Fecha de la operación.

e. Concepto.

f. Valor de la operación.

g. Discriminación del impuesto asumido por el adquirente en la operación.

h. Firma del vendedor en señal de aceptación del contenido del documento. (Derogado por el Decreto 3228 de 11-11-2003) (El subrayado es nuestro)

¿Cuál es el soporte para la procedencia de costos y deducciones cuando el adquirente del bien o servicio es excluido de IVA?

Cómo decía al comenzar esta nota, la tendencia general es que el contador de la empresa adquirente no responsable de IVA ordene a sus auxiliares hacer el documento equivalente con el lleno de los requisitos (por aquello de curarse en salud), mirando con desdén la cuenta de cobro elaborada por el proveedor o prestador del servicio y dejando en evidencia un desconocimiento total de la norma.  Si alguien pregunta el por qué de la elaboración del documento equivalente,  la respuesta más conocida es que en el caso de una eventual visita de la DIAN para revisar costos y deducciones el funcionario  puede pedir dicho soporte.  Este es un temor infundado, ya que el funcionario de la Administración de impuestos no puede exigirle al contribuyente más de aquello de lo que está obligado a dar.  Esto atendiendo al siguiente artículo del estatuto tributario:

Artículo 683. Espíritu de justicia. Los funcionarios públicos, con atribuciones y deberes que cumplir en relación con la liquidación y recaudo de los impuestos nacionales, deberán tener siempre por norma en el ejercicio de sus actividades que son servidores públicos, que la aplicación recta de las leyes deberá estar presidida por un relevante espíritu de justicia, y que el Estado no aspira a que al contribuyente se le exija más de aquello con lo que la misma ley ha querido que coadyuve a las cargas públicas de la Nación. (el subrayado es nuestro)

Lo que debemos hacer como contadores responsables de los soportes de costos y deducciones, es ordenar que se pida el documento elaborado por el prestador del servicio o vendedor del bien, con el lleno de los requisitos del artículo 3º del decreto 3050 de 1997:

ARTICULO 3o. REQUISITOS PARA LA PROCEDENCIA DE COSTOS, DEDUCCIONES E IMPUESTOS DESCONTABLES POR OPERACIONES REALIZADAS CON NO OBLIGADOS A FACTURAR. De conformidad con lo estipulado en el inciso 3o. del artículo 771-2 del Estatuto Tributario, el documento soporte para la procedencia de costos, deducciones e impuestos descontables por operaciones realizadas con personas no obligadas a expedir facturas o documento equivalente, será el expedido por el vendedor o por el adquirente del bien y/o servicio, y deberá reunir los siguientes requisitos:

1. Apellidos y nombre o razón social y NIT de la persona o entidad beneficiaria del pago o abono.

2. Fecha de la transacción

3. Concepto

4. Valor de la operación

5. La discriminación del impuesto generado en la operación, para el caso del impuesto sobre las ventas descontable.

Lo dispuesto en el presente artículo no será aplicable para la procedencia de los costos, deducciones e impuestos descontables correspondientes a la retención asumida en operaciones realizadas con responsables del impuesto sobre las ventas del régimen simplificado.

Este artículo continua vigente, y es confirmado por la Dian en el concepto tributario 045671 de julio 31 de 2003, que al resolver el problema jurídico 3 afirma en su parte final: “Por lo anterior, podemos concluir que el artículo 3° del Decreto 3050 de 1997 continúa vigente para el caso de las operaciones que se efectúen entre no obligados a facturar y/o cuando el adquirente de los bienes o servicios con obligación de facturar no sea responsable del IVA y el vendedor sea una persona natural no comerciante o un responsable del régimen simplificado”. Este concepto es reafirmado con el concepto No: 042364 - julio 13 de 2004 en uno de sus apartes: En concepto No 045671 de julio 31 de 2003, este Despacho concluyó que: "el artículo 3º del Decreto 3050 de 1997 continua vigente para el caso de las operaciones que se efectúen entre no obligados a facturar y/o cuando el adquiriente de los bienes o servicios con obligación de facturar no sea responsable del IVA y el vendedor sea una persona natural no comerciante o un responsable del régimen simplificado"

En conclusión podemos decir que la cuenta de cobro con el lleno de los requisitos del artículo 3 del decreto 3050 de 1997, es un soporte fiscal de costos y deducciones cuando el adquirente del bien o servicio no es responsable de IVA, como es el caso de las empresas de transportes.  También la cuenta de cobro es válida como soporte cuando, aun siendo el adquirente del régimen común, en la transacción no hay lugar a retención del iva presunto, es decir, que en la operación no llegue a la base que se tiene en cuenta para practicar la retención.  También esto es afirmado en el concepto No: 042364 - julio 13 de 2004 :

“…2. Cuando la Operación se realiza entre no responsables del IVA, no obligados a facturar o a expedir documento equivalente, o entre un no responsable del impuesto sobre las ventas no obligado a facturar y un responsable del régimen simplificado, caso en el cual no hay lugar a practicar retención del impuesto, el comprador para efectos de soportar sus costos y deducciones en el impuesto sobre la renta, deberá elaborar el documento equivalente que describe el artículo 3º del decreto 3050 de 1997”

Queda entonces claro que la cuenta de cobro, con los requisitos exigidos,  sigue siendo soporte de costos y deducciones en algunos casos.

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