Subtotales en Excel

Con Excel es posible calcular subtotales de los diferentes elementos o componentes de una base de datos, de manera tal que podemos agrupar elementos para así identificar la suma de sus valores.

Supongamos un listado de vendedores, de productos y sus respectivas ventas. Podemos agrupar por vendedores y por productos, de manera que Excel puede calcular cuánto vendió cada trabajador, ya sea de un producto determinado o de todos los productos. Igualmente agrupar por productos de tal forma que Excel pueda calcular cuánto se vendió  de cada producto y cuánto vendió cada empleado.

Supongamos la siguiente tabla:

Vendedor  Producto  Venta
 Juan Carlos  Producto 3                 2,187,000
 Pedro  Producto 1                 3,050,000
 Alirio  Producto 1                 1,180,000
 Pedro  Producto 3                 1,450,000
 Alirio  Producto 2                 2,789,000
 Juan Carlos  Producto 1                 3,200,000
 Pedro  Producto 2                 2,100,000
 Alirio  Producto 1                 1,956,000

El primer paso es ordenar los datos según el criterio que queremos subtotalizar. Si queremos agrupar y determinar los subtotales de los vendedores ordenaremos la columna de los vendedores, o la de productos si es la que queremos agrupar y subtotalizar.

En nuestro caso queremos averiguar las ventas de cada empleado,  por lo que ordenaremos de menor  a mayor la columna de los vendedores.

Una vez ordenados los datos, seleccionamos nuestra tabla y en la opción “Datos de la barra de tarea de Excel, ubicamos la opción “Subtotal”:

Allí seleccionamos la opción Vendedor  y Ventas como aparece en la siguiente imagen:

Si quisiéramos agrupar y subtotalizar los productos, ordenamos la columna de producto y en las opciones de subtotales en Excel aparecerán marcadas por defecto las opciones productos y ventas, y tendríamos lo siguiente:

Este un ejemplo muy sencillo que muestra la bondades de los subtotales en Excel, ya que nos presenta un esquema gráfico de fácil comprensión.

Los subtotales también se pueden lograr con tablas dinámicas y con funciones como SUMAR.SI o BDSUMA.

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