Tabla dinámica con rango de datos dinámico (actualización automática)

Las tablas dinámicas son una gran herramienta para automatizar informes y resúmenes de una base de datos, pero si el rango de datos se deja como se crea por defecto al crear la tabla dinámica, al agregar nuevos valores a la base de datos la tabla dinámica no se actualiza, y es necesario modificar manualmente  el origen de los datos, pero esto se puede evitar si se incluye un rango dinámico.

Supongamos que tenemos una base de datos con 100 empleados y armamos con ella una tabla dinámica para que nos genere distintos resúmenes, y luego tenemos que agregar un nuevo empleado. Ese nuevo empleado queda por fuera del rango inicialmente definido en la tabla dinámica y en consecuencia la tabla dinámica no podrá incluir a ese nuevo empleado, debiendo modificar manualmente el rango de datos para incluir ese nuevo empleado.

Para solucionar este problema, el  origen de los datos debe definirse con un rango dinámico, y para ello haremos uso de los nombres, es decir que definimos un rango de datos (donde están los datos base para la tabla dinámica)  y le asignamos un nombre, y tal rango ha de ser dinámico de modo que se ajuste automáticamente según se vayan agregando o eliminado datos.

En primera medida consulte cómo definir nombres con rangos dinámicos en Excel.

Ahora que ya sabemos crear un nombre con un rango dinámico, pues a nuestra taba o base de datos le asignamos un nombre cualquiera. En nuestro ejemplo lo hemos llamado rango_datos.

Ahora hay que modificar el origen de datos de la tabla dinámica.

En Excel 2007, esa opción se encuentra en “Herramientas de tabla dinámica – Cambiar origen de datos”

Al seleccionar esta opción aparece la referencia a la  tabla u origen de los datos, la que cambiaremos por el nombre del rango dinámico previamente definido:

Le damos aceptar y listo. Cada vez que agreguemos una nueva fila o columna a la base de datos, la tabla dinámica la tomará automáticamente.

Hemos elaborado un pequeño ejemplo donde se puede experimentar, y se puede hacer modificaciones para comprender el funcionamiento técnico. Descargar.

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6 Opiniones
  1. Juanes dice:

    Hola, tengo una hoja con datos y abajo una tabla dinamica de esos datos, necesito poder copiar esa hoja a cualquier otro libro y que la tabla dinamica siempre me tome los datos del libro copiado, es decir si sea “hoja1” la hoja donde tengo la tabla dinamica y la copio a otro libro cualquiera, cuando la actualize no me tome los datos de “hoja1” sino de la nueva hoja copiada y asi sucesivamente mes a mes. Mil gracias

    • ivan dice:

      hasta donde sé no existe manera de hacer éste proceso en automático, la unica opción que conozco es la de ir al menú de herramientas de tabla dinámica, opción cambiar origen de datos y seleccionar cada vez la nueva base de datos, o dejar fijo el archivo y solo actualizar la base de datos mes a mes.

  2. ivan dice:

    hola, si con la segmentación de datos tenemos la facilidad de conectar varias tablas dinámicas a un solo filtro y manipular n cantidad de tablas a través de éste, ¿existe alguna manera de hacer lo mismo pero que en lugar de filtros me permita hacer ordenación de datos?, si bien puede que no exista una función predeterminada, hay una manera de generar una macro que ordene datos de tablas dinámicas de manera automática?

    Saludos.

  3. OSCAR dice:

    hola mira tengo una duda tengo una base por provincias y por el valor adeudado a cada uno necesito hacer el filtro pero no soy experto en esto me puedes colaborar no si quieres te envio el archivo y lo revisamos no se como hacer ayudaaaa!!!! trate de hacerlo con el lenguaje de programacion que tiene pero me aparece un error depurando en agrupado este es el nombre de la tabla con todos los datos ???

  4. Lvaquero dice:

    Tengo una duda

    todo el proceso clarísimo, pero yo por ejemplo tengo una matriz donde, mediante fórmulas y condicionales pongo celdas como vacías (“””) pero el contara si que las cuenta… alguna forma de que no lo haga?

  5. Alejandro Guzman dice:

    Hola a todos, estoy trabajando en una hoja de datos y a partir de ella tengo varias tablas dinamicas para su analisis, Necesito saber si es posible que desde la tabla dinamica editar el dato de origen y que este se cambie en la hoja de datos de origen.
    les agradesco mucho su ayuda

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