Tabla dinámica con rango de datos dinámico (actualización automática)

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Las tablas dinámicas son una gran herramienta para automatizar informes y resúmenes de una base de datos, pero si el rango de datos se deja como se crea por defecto al crear la tabla dinámica, al agregar nuevos valores a la base de datos la tabla dinámica no se actualiza, y es necesario modificar manualmente  el origen de los datos, pero esto se puede evitar si se incluye un rango dinámico.

Supongamos que tenemos una base de datos con 100 empleados y armamos con ella una tabla dinámica para que nos genere distintos resúmenes, y luego tenemos que agregar un nuevo empleado. Ese nuevo empleado queda por fuera del rango inicialmente definido en la tabla dinámica y en consecuencia la tabla dinámica no podrá incluir a ese nuevo empleado, debiendo modificar manualmente el rango de datos para incluir ese nuevo empleado.

Para solucionar este problema, el  origen de los datos debe definirse con un rango dinámico, y para ello haremos uso de los nombres, es decir que definimos un rango de datos (donde están los datos base para la tabla dinámica)  y le asignamos un nombre, y tal rango ha de ser dinámico de modo que se ajuste automáticamente según se vayan agregando o eliminado datos.

En primera medida consulte cómo definir nombres con rangos dinámicos en Excel.

Ahora que ya sabemos crear un nombre con un rango dinámico, pues a nuestra taba o base de datos le asignamos un nombre cualquiera. En nuestro ejemplo lo hemos llamado rango_datos.

Ahora hay que modificar el origen de datos de la tabla dinámica.

En Excel 2007, esa opción se encuentra en “Herramientas de tabla dinámica – Cambiar origen de datos”

Al seleccionar esta opción aparece la referencia a la  tabla u origen de los datos, la que cambiaremos por el nombre del rango dinámico previamente definido:

Le damos aceptar y listo. Cada vez que agreguemos una nueva fila o columna a la base de datos, la tabla dinámica la tomará automáticamente.

Hemos elaborado un pequeño ejemplo donde se puede experimentar, y se puede hacer modificaciones para comprender el funcionamiento técnico. Descargar.

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