Tiempo de publicación de las actas de asamblea general en la propiedad horizontal

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Dentro de mis pruebas de auditoría, como revisor fiscal, recientemente pegunté al administrador de una copropiedad:

“Con el fin de validar la oportuna publicación del acta de la pasada asamblea general ordinaria, por favor confirmar en qué fecha se realizó su publicación” 

La respuesta recibida indicó: “El acta fue publicada dentro de las fechas previstas en la ley, y se  imprimirá en el libro oficial para firmas originales, una vez termine el periodo de publicación”.

Acta de  asamblea.  En  el  informe  anterior  manifesté:  “Por  favor  confirmar  si  ya  se".

Comentario:

Como observé una indebida interpretación y aplicación de la norma, se lo hice saber a la administración en los siguientes términos: “Es pertinente señalar que la ley no establece ningún periodo de publicación; el término publicación hace referencia a “estar disponible al público”, lo cual se cumple avisando a los copropietarios que el acta está disponible para su consulta, y no a “fijar en cartelera”, que es diferente; esto tampoco se relaciona con el tiempo de dos meses que hay para impugnar, por lo cual recomiendo que se imprima de una vez en el libro y se firme”.

El inciso tercero del artículo 47 de la Ley 675 de 2001 señala: “Dentro de un lapso no superior a veinte (20) días hábiles contados a partir de la fecha de la reunión, el administrador debe poner a disposición de los propietarios del edificio o conjunto, copia completa del texto del acta en el lugar determinado como sede de la administración, e informar tal situación a cada uno de los propietarios. En el libro de actas se dejará constancia sobre la fecha y lugar de publicación”.

De otra parte, también se debe aclarar que las actas no se impugnan, sino las decisiones de la asamblea general, cuando no se ajusten a la ley o al reglamento de propiedad horizontal. Lo que sucede es que para impugnar, necesariamente se requiere copia del acta publicada, para adjuntar como prueba de las decisiones que se pretenden impugnar. El artículo 49 ibídem, indica: “La impugnación solo podrá intentarse dentro de los dos (2) meses siguientes a la fecha de la comunicación o publicación de la respectiva acta”.

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31 Opiniones
  1. Miguel Alfonso castillo Dice:

    Una pregunta qué responsabilidad del presidente de la asamblea

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  2. NELSON CHÁVEZ R. Dice:

    Miguel buenas noches. Es una pregunta demasiado genérica. La consulta debe ser puntual. ¡Saludo¡

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  3. Angela Verano Dice:

    Buenas noches, tengo una pregunta por favor ayudeme; en el conjunto residencial donde vivo, la administradora convovo a asamble general la cual se llevo a cabo con el quorum y todo lo de ley se aprobo presupuesto del año que termina y el siguiente, se eligio consejo de administracion. Pero a la junta anteroior y a la administradora no le gusto el nuevo consejo por que iban a presindir de los principios de la adminsitradora que ya lleva 6 años no es idonea, no tiene atiende en buenos terminos a los propietarios y residentes del conjunto. Por lo anterior la administradora y el consejo saliente convocaron a una reunion extraordinaria y si no habia quorum, citarian para otra aesamblea y aprobarian con el quorum que ubiera.
    Reunieron a los amigos, y con mentiras elegieron nuevo consejo de administracion y dejaron la misma administradora.
    Ahora, ellos peuden hacer este tipo de componendas, a la administradora ya se le habia vencido el año correspondiente y el consejo ya radicó el acta de la primera asamblea donde fueron elegidos.
    Mil gracias

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    • NELSON CHÁVEZ R. Dice:

      Ángela buenas noches. Deben esperar que salga el acta de la última asamblea; solicitar copia, e impugnar, con los argumentos expuestos, por cuanto el nombramiento inicial es válido. Deben argumentar que la segunda asamblea se realizó de manera indebida y con intereses particulares, aportando pruebas y testimonios. Saludo.

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  4. Juan Diego Tamayo Dice:

    Cordial saludo cual es el procedimiento a seguir si el secretario asignado en una asamblea no entrega el acta (sin explicación aparente) para publicarse en los 20 días hábiles posteriores y sin dejar tiempo para su revisión por parte del presidente de la asamblea. gracias.

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  5. NELSON CHÁVEZ R. Dice:

    Juan Diego, buenas tardes. El presidente, o cualquier persona que vaya a firmar un documento, no lo hará sin leer y revisar. Simplemente, al dilatarse estas obligaciones, no se cumplirá con el plazo de publicación legal y se corre el riesgo de que los posibles interesados no puedan impugnar, si se pasan los dos meses, que según un abogado experto (Dr. Jorge O. León), de acuerdo con el Nuevo Código General del Proceso, ya no corren desde la fecha de publicación, sino desde la fecha de la asamblea. ¡Saludo¡

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  6. Gomez Dice:

    Que sucede si un edificio de P.H. no tiene sus Actas en libro de Actas suscrito en camara de comercio, sino en una carpeta normal. Es ilegal? Y si lo es las actas no tienen validez aunque la Alcaldia local expida cada año la represrntación legal. Gracias

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  7. NELSON CHÁVEZ R. Dice:

    Gómez, buenos días. Si son actas de consejo, ya no es obligación registrar el libro, así que no hay inconveniente. Si son de Asamblea, sí se registran, pero voluntariamente, no de manera obligatoria, así que no hay ningún problema, mientras estén firmadas por presidente y secretari@ y se haya cumplido su publicación. Saludo.

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  8. Ángela María Dice:

    Cordial saludo,

    Para el trámite de publicación del acta ¿es necesario que esta se encuentra firmada por todos los miembros del comité de revisión? ¿Qué pasa si el acta es publicada sin una de las firmas?. Adicional ¿la gestión de Administración puede ser realizada por uno de los copropietarios? Lo anterior y teniendo en cuenta que esto genera un beneficio de intereses.

    Gracias

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  9. NELSON CHÁVEZ R. Dice:

    Angela María buenas tardes. Las únicas firmas exigidas y válidas son las del presidente y secretario de la asamblea. El Comité no tiene que firmarla. La administración debe ser ejercida por una persona IDÓNEA, no por cualquier copropietario, salvo que posea dicha idoneidad. Saludo.

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  10. Jaime hernandez Dice:

    Para una Asamblea de copropietarios efectuada el 7 de abril de 2018 , cuándo se cumplen los 20 días hábiles de plazo para publicar el acta?

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  11. NELSON CHÁVEZ R. Dice:

    Jaime buenos días. Si la administración tiene atención los sábados, se cumple el 2 de mayo; en caso contrario, el 7 de mayo. ¡Saludo¡

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  12. MAGDALENA PEREZ Dice:

    Es legal que el administrador sea el esposo de un miembro del Consejo de Administracion, en nuesto caso de una de las vocales y que al presentar la hoja d vida ante el Consejo ella haya votado por él. gracias por su pronta respuesta.

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  13. NELSON CHÁVEZ R. Dice:

    Magdalena, buenos días. La ley 675 nunca reglamentó los requisitos, inhabilidades e incompatibilidades del administrador, correspondiendo a la asamblea o al consejo de cada copropiedad. Si bien, no hay impedimento legal, basado en la experiencia puedo concluir que no es sano permitir este tipo de afinidad, pues se afecta el buen juicio en la toma de decisiones y en ocasiones puede dar lugar a manejos indebidos. Ante todo, es una cuestión ética, debiendo el consejero haberse abstenido de participar en la votación y, posteriormente debió retirarse del consejo. Es probable que desde que se postuló, su interés era que su esposa fuera nombrada, por lo cual no está trabajando por el interés común, sino por el particular. ¡Saludo¡

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  14. laura lopez Dice:

    Buenas tardes, con el código general del proceso se cambio el termino de caducidad para interponer la impugnación en contra de las acta de la asamblea y allí se estipulo que son 2 meses contados a partir de la celebracion de la asamblea, hay jurisprudencia o algún concepto mediante el cual se pueda argumentar que el termino para interponer la accion es desde la fecha en que se publico el acta

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  15. NELSON CHÁVEZ R. Dice:

    Hola Laura. Hasta donde conozco, no la hay. Prevalece el CGP, el cual derogó entre otras, la normatividad anterior que establecía dos meses desde de la publicación. ¡Saludo¡

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  16. Dams Dice:

    Buenos días, como se puede impugnar las decisiones de la asamblea si el administrador no ha publicado el acta? Ya que este no esta cumpliendo con el tiempo de publicación de la misma?. Muchas gracias.

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    • NELSON CHÁVEZ R. Dice:

      La impugnación se debe surtir dentro de los dos meses de la realización de la asamblea. Si ya pasaron los 20 días hábiles y no se ha publicado, con el fin de no dejar pasar los términos, debe instaurarse la demanda haciendo sobre las decisiones que no cumplen con la ley o el reglamento y, en la misma, mencionar que no se cumplió la publicación a tiempo y solicitar al juez que exija el acta al representante legal. ¡Saludo¡

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  17. Adriana María Ochoa Dice:

    Buenas tardes

    ¿El no publicar el acta de una Asamblea generral, conlleva a que está se declare nula?

    Muchas gracias

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    • NELSON CHÁVEZ R. Dice:

      Adriana, esto no es causal de nulidad. El problema es que no se puede aportar como medio de prueba de las decisiones o aprobaciones contenidas en el acta. Saludo.

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  18. LUIS CARLOS Dice:

    Cordial saludo
    el pasado 06 de julio se llevó a cabo en el edificio donde vivo el cual aún no tiene personería jurídica ni administradora legalmente nombrada la razón que es un edificio de más de 40 años de construido; la reunión era con el fin de que todos los copropietarios estuvieran informados del cambio de uso y destinación del primer piso de la copropiedad en donde actualmente existe un apartamento; el cual se convertiría en dos locales comerciales ya que al rededor existen solo locales y nada de vivienda familiar, para ello solicite a la curaduría me informaran el uso del suelo y me respondieron que era de alta mixtura con base en eso contarte al arquitecto y envié a hacer planos arquitectónicos etc ,los cuales se les expusieron a los copropietarios ; inicialmente estuvieron todos de acuerdo, pero el acta no se firmó en ese mismo momento sino que se firmaría después, cual sería mi sorpresa cuando la señora que funge como administradora o representante de todos los copropietarios me informa que todos estaban confundidos que estaban averiguando que porque al colocar esos locales los apartamentos del edificio perdían mucho valor a lo cual le respondí que caso eran los primeros que el edificio a lado y lado de mi apartamento locales y que por tanto no era argumento decir que perdía valor cuando la norma me decía que podía usar el espacio también como comercial, se llevó a cabo otra reunión la que fue notificada con 30 días de anticipación y allí se definió que definitivamente no se aprobaría por lo ya expuesto, quiero que me digan si la administradora si está legalmente facultada para convocar a asamblea ,y si en ese día ella si puede ser copropietaria, presidenta y secretaria.
    Eso legamente se puede hacer?
    Que puedo hacer yo con la decisión adoptada en esa asamblea?
    Se justificara hacer algo?
    Ellos por caprichos solamente si pueden negarme el permiso cuando yo estoy cumpliendo con todo lo que le dijo la curaduría solo falta para ingresar los documentos a curaduría el acta de copropietarios con el visto bueno del 70% de los copropietarios.
    Que puedo hacer pues he perdido mucho dinero con la propiedad sin arrendar desde el mes de enero que la compre y con todo lo invertido con el arquitecto
    Mil gracias

    Responder
  19. NELSON CHÁVEZ R. Dice:

    Luis Carlos, buenas tardes. No entiendo como es posible que no se tenga personería jurídica, ni representación legal, pues nada tiene que ver la antigüedad del edificio. En mi opinión, no hay nada que hacer pues parodiando a Juanma, "...esa tal copropiedad no existe", al menos jurídicamente, con el agravante de la última decisión aprobada. Lamentablemente su error fue comprar sin conocimiento de causa. Saludo.

    Responder
  20. johana Dice:

    Buenos dias, en el conjunto donde yo vivo se hizo debidamente la asamblea ordinaria, en esta asamblea hubo quorum y se eligio presidente y secretarios e ibamos en el 7° punto donde nos estaban conociendo los estados financieros, pero antes de eso se eligió un comité para revisar los poderes, pero la mayoria de los poderes lo tenia el administrador este comité dijo que no habia quorum y sabotearon a la asamblea que los intimidaron y la asamblea se levantó. Al siguiente dia el administrador comunicó por escrito que si hubo Asamblea y que fue saboteada y nos dió la norma y la justificación, el grupo de persona que sabotearon la asamblea se reunieron a los 3 dias levantaron acta se autoeligieron como concejo y se hicieron reconocer ante la secretaria de gobierno, nadie supo nada hasta cuando ellos publicaron el reconocimiento en la entrada de cada torre, co esa incertidumbre se hizo una asamblea extraordinaria convocada por el coeficiente de ccopropietarios, pero estas personas empezaron a decir de asistir xq es ilegal y no hubo quorum entonces se la covocatoria al tercer dia y se eligió consejo.
    La pregunta es: Cual de los dos consejos es legal y cual procedimiento esta dentro de la norma.
    La mayoria de los coopropietarios estan enojados porque nos quitaron el derecho de eligir y ser elgido y no sabemos como hicieron estas personas para reunirse y elegirse

    Responder
    • NELSON CHÁVEZ R. Dice:

      Johana, buenos días. Compleja situación, pero todo tiene solución. Uno de los dos consejos o cualquier propietario pueden acudir a un Centro de Conciliación, Juez de Paz, o ente conciliador de la jurisdicción y pedir que citen allí a las partes, con el objeto de dirimir esta situación y definir quien tiene el derecho, levantando el acta correspondiente. Por curiosidad, quisiera saber en dónde ocurrió, porque hablas de Gobernación y no de Alcaldía. ¡Saludo¡

      Responder
  21. juan esteban alvarez henao Dice:

    Cordial saludo

    es obligatorio registrar las actas de las asambleas ante las autoridades competentes, en este caso la alcaldía municipal, cada ves que se realiza.

    Responder
  22. NELSON CHÁVEZ R. Dice:

    Juan Esteban, buenos días. Supongo que es una pregunta. No es obligatorio. Se registra el libro en blanco y allí se sientan las actas. Saludo.

    Responder
  23. Gilberto Martinez G. Dice:

    Estimados señores buenas noches.

    Me desempeño como revisor fiscal de copropiedades, en la mayoría de las que he estado desempeñando dicho cargo, el administrador envía a la Alcaldía local las actas de las asambleas ordinarias y extraordinarias de propietarios, junto con la lista de asistencia y los poderes.

    Me llevé una sorpresa, en un conjunto que solicité la carta de radicación del acta de la última asamblea general ordinaria de propietarios, la administradora me respondiò que eso no se hacía, por lo que no se había cambiado la administración.

    De manera respetuosa les pido su valiosa colaboración y me confirmen si las actas de las asambleas ordinarias y extraordinarias de propietarios deben ser enviadas a la alcaldía local del sector o localidad donde esta ubicada la copropiedad.

    Responder
    • NELSON CHAVEZ RUSINQUE Dice:

      Apreciado colega, buenas tardes. La administradora tiene razón. Solo se llevan como soporte para registrar un nuevo administrador, nombrado por el consejo y, por consiguiente deben llevar el acta en que se nombró dicho consejo. De resto, no hay que llevarlas para nada y menos aún las extraordinarias. Simplemente se sientan en los libros de actas. Saludo.

      Responder
      • NELSON CHAVEZ RUSINQUE Dice:

        ...faltó adicionar que solo se llevan a la Alcaldía para que ésta actualice la certificación de la personería jurídica, con el nombre del nuevo administrador@, como representante legal.

        Responder
  24. herry Dice:

    se realizo una asamblea extraordinaria y en ella se desidio cambiar al consejo en pleno y nombrar otro concejo también se nombro un comité de verificación del acta, pero tanto el presidente de la asamblea como los verificadores no la firmaron, afirmando que el acta no estaba bien, por lo tanto el acta no se publico y no se pudo enviar a la alcaldía, por esta razón los consejeros que fueron apartados de su cargo volvieron a tomar sus cargos y desconociendo a los nuevos consejeros, y también despidiendo al administrador y sellado la administración, mi pregunta es ellos pueden hacer eso?

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  25. NELSON CHAVEZ RUSINQUE Dice:

    Henry, buenas tardes. La cuestión no es si pueden, sino que ya lo hicieron. La única opción que veo es que es que los afectados instalen una acción civil o conciliatoria con los "usurpadores" porque estando ellos al mando y con el acta anterior en que figuran nombrados, ante las autoridades siguen siendo los representantes elegidos por asamblea. Otra opción sería realizar una nueva asamblea extraordinaria (solicitada al menos con el 20% de los coeficientes de copropiedad) y nombrar nuevamente los cargos. Le recuerdo que la comisión no tiene que firmar actas. ¡Saludo¡

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