Totalizar datos en Excel

Desde el comando Subtotal de la cinta Datos, Excel calcula los valores de los subtotales y totales, insertando inclusive el rótulo correspondiente.

El comando Subtotales, utiliza algunas funciones, como por ejemplo:

• Suma,

• Promedio,

• Cuenta,

• Max,

• Min,

• Producto, etc.

El gran total o total general, se calcula de toda la lista, y no de los subtotales, de allí que, si los subtotales son promedios entonces el gran total no es el promedio de estos promedios, si no, el promedio de toda la lista. Si se modifica algún valor de la lista: los subtotales y el gran total son recalculados automáticamente.

Para presentar los subtotales de una lista, primero se debe ordenar la lista, con la finalidad de conseguir las agrupaciones deseadas.

Una vez ordenada la lista, seleccione la tabla y active la cinta datos, Subtotal, en esta opción Excel presenta la siguiente caja de dialogo:

Ingrese sus criterios. Por ejemplo, para cada cambio en VENDEDOR usar la función SUMA, agregar el subtotal al rubro TOTAL. Activar REEMPLAZAR SUBTOTALES ACTUALES y también RESUMEN DEBAJO DE LOS DATOS.

Haga un clic en el botón Aceptar, para calcular los subtotales. Excel automáticamente presentará el siguiente resultado.

Se puede seleccionar una o más funciones, para aplicarlas y agregarlas unas después de otras; por ejemplo, primero la función SUMA y luego la función PROMEDIO; pero recuerde que, si desea agregar y no reemplazar los subtotales, antes debe limpiar el chek de la caja REEMPLAZAR SUBTOTALES ACTUALES.

Nota: Para remover los subtotales, desde la caja de diálogo de subtotales haga clic en el botón Eliminar todos.

Les envío el cuadro para que lo practiquen….

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