Validación de datos en Excel

La validación de datos en Excel es utilizada para verificar si los datos introducidos son permitidos o no, así podremos indicar que solo acepte valores positivos, que solo sea válido cierto tipo de datos como una fecha o un número o que sea mayor o menor que cierta cantidad. Por lo que cómo habréis podido deducir, la validación de datos es una función que nos permite tener un mayor control sobre los datos introducidos en nuestras hojas de cálculo, algo que en el caso de hojas o libros compartidos es una función que puede ser prácticamente imprescindible.

¿Cómo validar los datos en Excel?

Para mostrar cómo utilizar esta funcionalidad de Excel vamos a desarrollar un sencillo ejemplo en el que validaremos los datos introducidos en tres campos distintos.

Tendremos un campo nombre en el que verificaremos que tenga una longitud menor o igual a 20 caracteres, un campo fecha por lo que realizaremos la validación para ver si tiene el formato correcto, y un campo importe, en el que comprobaremos que solo se introduzcan números y que además sea positivo.

Así pues nos ubicamos sobre la columna en la que se introducirán los datos a validar y nos vamos a la pestaña datos, donde seleccionaremos la opción “Validación de datos”.

En la ventana que se abre deberemos indicar los parámetros a validar que en el caso de la columna nombre es la longitud de la cadena introducida, por lo que seleccionaremos “Logitud del texto” en el campo “Permitir” e indicaremos que debe ser menor o igual que 20, tal como se muestra en la siguiente pantalla.

Además podremos definir un mensaje entrante que aparecerá al ubicarnos en la celda y un mensaje de error que se mostrará si el campo introducido no es válido.

Finalmente aceptamos y probamos a ubicarnos sobre la celda correspondiente.

Cómo veis aparece el mensaje que hemos introducido en el apartado de “Mensaje Entrante” y que nos proporciona información sobre el campo a rellenar.

Introducimos una cadena de más de 20 caracteres


Y nos salta el error.

Repetimos la operación para la columna fecha y número aunque cada uno con su configuración correspondiente:

;

Finalmente si realizáis la prueba veréis que solo permite introducir números positivos en el campo número o que a fecha solo puede ser superior o igual al día actual.

Ya habéis visto que realizar una validación de datos es una tarea muy sencilla que puede ser de gran utilidad en fichero compartidos al que acceden numerosas personas.

Descargar archivo.

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