Valor probatorio de las cuentas de orden

Existe cierta confusión respecto a si las cuentas de orden gozan del mismo valor probatorio que tienen las cuentas reales y de resultados, puesto que las cuentas de orden quedan por fuera del balance general, se consideran un simple anexo.

Para aclarar este tema, es preciso recurrir a lo establecido por el artículo 34 del decreto 2649 de 1993 que establece:

Enumeración  y relación. Son  elementos  de  los estados financieros, los activos, los pasivos, el patrimonio, los ingresos,  los costos, los gastos, la corrección monetaria y  las cuentas de orden.

Como se puede ver con claridad, las cuentas de orden hacer parte integral de los estados financieros, y es obligatorio que el comerciante refleje los valores pertinentes en las cuentas de orden, es decir, que  llevar las cuentas de orden no es voluntaria ni caprichosa, se debe llevar por un mandato legal.

Por su parte, el artículo 125 del decreto 2649 establece que los estados financieros deben ser elaborados con fundamento en los libros de contabilidad en los cuales se hubieren asentado  los comprobantes.

Ahora, el código de comercio afirma en su artículo 68 que:

Los libros y papeles de comercio constituirán plena prueba en las cuestiones mercantiles que los comerciantes debatan entre sí, judicial o extrajudicialmente.

En materia civil, aún entre comerciantes, dichos libros y papeles solo tendrán valor contra su propietario, en lo que en ellos conste de manera clara y completa y siempre que su contraparte no los rechace en lo que le sea desfavorable.

Luego, el mismo código de comercio, en su artículo 72 contempla:

La fe debida a los libros es indivisible. En consecuencia, la parte que acepte en lo favorable los libros de su adversario, estará obligada a pasar por todas las enunciaciones perjudiciales que ellos contengan, si se ajustan a las prescripciones legales y no se comprueba fraude.

En este aspecto también interviene la legislación civil, cuando el código de procedimiento civil, en su artículo 71 dice:

Libro de comercio. Sin perjuicio de lo dispuesto en el artículo 59 del Código de Comercio, los libros de comercio hacen fe en los procesos entre comerciantes, siempre que estén llevados en legal forma. En los demás casos, solamente harán fe contra el comerciante que los lleva.

Si en los procesos entre comerciantes los libros de una de las partes no están llevados en legal forma, se estará a los de la contraparte, siempre que cumplan los requisitos legales, salvo prueba en contrario. En los demás casos, si los libros de ambas partes estuvieren en desacuerdo, el juez decidirá según el mérito que suministren las otras pruebas.

Al comerciante no se le admitirá prueba que tienda a desvirtuar lo que resultare de sus libros.

Así las cosas, las cuentas de orden al hacer parte integral de los estados financieros, y estos estar basados en los libros de contabilidad, y los libros de contabilidad constituyen prueba indivisible, necesariamente se debe concluir que las cuentas de orden tienen la misma eficacia probatoria que tiene cualquier otra cuenta registrada en los libros de contabilidad.

Hay que tener presente que la contabilidad para que tenga valor probatorio [incluyendo las cuentas de orden], debe estar llevada en debida forma, pues de no ser así, todos los libros en su conjunto, no tendrán eficacia probatoria.

Resulta claro entonces que las cuentas de orden gozan de eficacia probatoria, de modo que los valores allí consignados, mientras no se desvirtúe la validez de la contabilidad, constituyen una  prueba válida para los efectos pertinentes.

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