1. Elija el periodo en el inicio: mensual, quincenal o por días (mes en que el trabajador ingresó o se retiró). Dentro del cálculo puede cambiarlo con el selector de la parte superior.
2. Trabajador y periodo: el mes es obligatorio. Nombre, documento y empleador son opcionales, pero aparecen en el PDF, el expediente y las comunicaciones.
3. Liquidación del periodo: el salario mensual y, si los hubo, otros pagos salariales y prestaciones. En «Más datos» están las incapacidades, el auxilio, los pagos no salariales, lo de la primera quincena y los descuentos de ley: salud, pensión y fondo de solidaridad se calculan solos, y la retención se calcula por el procedimiento 1 o se escribe; también puede escribir directamente el neto después de ley.
4. Descuentos: uno por fila, con su tipo, fecha y cuota. Al terminar, «Listo» lo deja como una fila resumida; «Editar» lo abre de nuevo.
5. Presione Calcular, en el resumen de la derecha (debajo del formulario en el celular). El resultado muestra cuánto se descuenta por cada uno, en qué orden, qué queda en espera y por qué.

Desde el inicio también puede cargar uno de los ejemplos (casos típicos, entre ellos uno con retención en la fuente), abrir un expediente reciente o el Excel que guardó antes, y continuar el cálculo en curso. Cada sección tiene su propio enlace (por ejemplo, #quincenal o #lote), y el botón «atrás» del navegador lleva a la sección anterior.

¿Se equivocó? 🧹 Limpiar todos los datos, al final del formulario, deja el formulario en blanco para empezar de nuevo: borra el trabajador, la liquidación, los descuentos, los criterios elegidos, el historial y el resultado. No afecta los expedientes guardados en Excel ni los datos de la empresa. Si solo quiere corregir un dato, cámbielo y vuelva a calcular.

Privacidad: los datos se envían solo para calcular y no se guardan en el servidor. El PDF, el Excel y el Word se generan en su navegador.

Nada se guarda en el servidor. Los datos viajan al servidor solo para calcular y se descartan de inmediato. Todo lo que se conserva queda en sus archivos de Excel o en su propio navegador.

• El Excel es el respaldo. Además de las hojas visibles (expediente, descuentos, resultado, proyección, historial, consignaciones y cálculo), guarda los datos en una hoja oculta que permite volver a abrirlos. Puede revisarlo o imprimirlo, pero no lo convierta a CSV ni a Google Sheets ni borre hojas, porque se pierde esa hoja y el archivo deja de abrirse en la herramienta.
• Trabajo mes a mes: abra el expediente, revise los pagos del periodo, calcule, presione ✅ Registrar este periodo (suma lo aplicado a los acumulados y lo pasa al historial), anote las consignaciones y guarde el expediente de nuevo, con el mismo nombre o con el del mes.
• Lo guardado en el navegador solo existe en ese computador y en ese navegador: no aparece en otro equipo, se borra si limpia los datos de navegación y no se conserva en ventanas privadas. Úselo como atajo, no como respaldo.
• Computadores compartidos: los expedientes recientes contienen datos personales de los trabajadores. Quítelos con «Quitar» o «Borrar la lista», y si los datos de la empresa no deben quedar en el equipo, use «Borrar de este navegador» en 🏢 Datos de la empresa.
• Los expedientes guardan datos personales y judiciales: trátelos con la reserva que exige la Ley 1581 de 2012.

Los descuentos se aplican en este orden. Dentro de cada nivel, por la fecha de notificación (embargos) o de autorización (libranzas y voluntarios) y luego por el orden de llegada. Nunca se prorratea: el que llega primero se aplica primero.

• Un descuento de mayor nivel que llega después desplaza al de menor nivel que se venía aplicando: el desplazado queda en espera y se reanuda cuando haya cupo.
• Las cuotas no aplicadas no se acumulan; la herramienta informa la diferencia para comunicarla al acreedor.
• La cuota sindical (nivel 8) se aplica antes que los otros voluntarios, pero no consume el 50 % de las libranzas.

El auxilio de transporte y los pagos no salariales no entran en la base; se suman al neto a pagar. Si una orden judicial dispone expresamente el embargo de todos los pagos, marque «El juez ordenó embargar también los pagos no salariales»: se suman a B y, por tanto, a la base de todos los descuentos.

Fondo de solidaridad en nómina quincenal: se liquida a fin de mes, sobre el IBC del mes completo. En la primera quincena no se descuenta. En la segunda, escriba el IBC de la primera (con horas extras, comisiones y demás pagos salariales); si lo deja vacío, se supone igual al de la segunda. Si en la primera quincena se descontó algún valor por fondo de solidaridad, escríbalo y se resta. Al registrar la primera quincena, su IBC pasa solo a la segunda.

Las prestaciones se toman primero: alimentos y cooperativas se descuentan primero de las prestaciones del periodo y luego del salario, para que el salario quede disponible para los embargos ordinarios.

La retención es un descuento de ley y se resta antes de calcular los límites de los embargos (T-629 de 2016). Por eso, para un trabajador embargado conviene que sea la menor posible. Se calcula con el procedimiento 1 y la UVT del año del periodo (art. 388 ET):

1. Ingresos del mes sin la prima: salario, otros pagos salariales, incapacidades, auxilio de transporte y pagos no salariales. En la quincena se mensualizan; en la segunda quincena, si escribe lo de la primera, se suman ambas.
2. Ingresos no constitutivos: aportes obligatorios a salud, pensión y fondo de solidaridad, y aportes voluntarios al RAIS.
3. Deducciones: dependientes (10 % del ingreso, hasta 32 UVT), intereses de vivienda (hasta 100 UVT) y medicina prepagada (hasta 16 UVT).
4. Rentas exentas: AFC/AVC y pensiones voluntarias (hasta el 30 % del ingreso y 3.800 UVT al año), otras exentas y la renta exenta del 25 % hasta el cupo.
5. Límite: deducciones y rentas exentas hasta el 40 % del ingreso neto. El límite de 1.340 UVT anuales solo se aplica si marca la casilla, porque la DIAN lo considera propio de la declaración de renta; sin él, la retención es menor.
6. Tabla del art. 383; la retención se aproxima al múltiplo de mil. La prima se depura por separado con el cupo del 25 % que dejó el mes (art. 385 ET).

Si el trabajador no tiene marcada la casilla de dependientes, el resultado indica cuánto bajaría la retención si los acreditara. Puede elegir «Escribir el valor practicado» si la retención ya se calculó en la nómina.

Lo pagan los trabajadores con un ingreso mensual igual o superior a 4 salarios mínimos (art. 27 de la Ley 100 de 1993). El porcentaje se aplica sobre el IBC del periodo:

• Mes completo: el IBC es el salario y demás pagos salariales del mes (70 % si es integral), con un tope de 25 salarios mínimos.
• Nómina quincenal: el fondo se liquida a fin de mes. En la primera quincena no se descuenta; en la segunda se calcula sobre el IBC del mes completo (primera más segunda quincena) y se resta lo que se haya descontado en la primera.
• Mes incompleto (pestaña «Por días»): el umbral de 4 salarios mínimos se mide con el IBC mensual equivalente, es decir, el IBC del periodo llevado a 30 días (IBC × 30 ÷ días), y el porcentaje que resulte se aplica sobre el IBC de los días liquidados. Equivale a comparar el IBC del periodo con 4 salarios mínimos proporcionales a los días cotizados. Es el mismo criterio del liquidador de nómina de Gerencie.com: la norma se refiere al ingreso mensual, y el de un trabajador que ingresa o se retira a mitad de mes es su salario mensual, no lo que alcanzó a devengar.

Ejemplo. Salario mensual de $20.000.000; el trabajador se retira y en el mes solo trabaja 5 días:

Aunque lo devengado en los 5 días ($3.333.333) es inferior a 4 salarios mínimos ($7.003.620), el fondo se descuenta, porque el ingreso mensual del trabajador es de $20.000.000. En cambio, con un salario de $5.000.000 el IBC mensual equivalente es de $5.000.000 (2,86 salarios mínimos) y no hay fondo, trabaje 5 días o el mes completo.

La retención en la fuente sigue otra regla: se calcula sobre los pagos efectivamente hechos en el mes, sin llevarlos a 30 días. En el ejemplo, los $3.333.333 del mes no generan retención.

Hay quienes leen «ingreso mensual» como lo efectivamente devengado en el mes; con esa lectura, en el ejemplo no habría fondo. Si la planilla de aportes se liquida con ese criterio, use en «Descuentos de ley» la opción «Escribir el neto después de los descuentos de ley».

• Tipo: define el nivel de prelación y el tope. La etiqueta azul de cada fila lo recuerda.
• Fecha: la de notificación al empleador para los embargos y alimentos, o la de autorización para libranzas y voluntarios. Ordena los descuentos del mismo nivel.
• Acreedor y referencia: juzgado y radicado, operador y pagaré, o acreedor y acta. Aparecen en los avisos y en las comunicaciones.
• Cómo está fijada la cuota: valor en pesos; porcentaje de la base de su nivel (B + P para alimentos y cooperativas, B para embargos, S para libranzas y voluntarios); o el máximo legal, para órdenes redactadas como «la quinta parte del excedente» o «el 50 % del salario».
• Saldo total y aplicado acumulado (opcionales): con ellos la herramienta no descuenta más de lo que se debe y marca el descuento como terminado al cubrir el saldo.
• Estado: un descuento suspendido o terminado se conserva en el expediente pero no se aplica.
• Quincenas: la cuota mensual en pesos se divide en dos; puede indicar que se descuente completa en una quincena. Los porcentajes ya se calculan sobre la base de la quincena.

1. Embargo a favor de cooperativa: nivel 4, antes de los embargos ordinarios, con el tope del 50 % compartido con los alimentos (art. 144 de la Ley 79 de 1988).
2. Descuento directo a cooperativa: con autorización del trabajador y sin orden judicial, hasta lo que quede del 50 % de B + P, pero sin afectar el mínimo: primero se toma de las prestaciones del periodo y, del salario, solo lo que exceda el mínimo protegido (art. 149 num. 2 CST; concepto 11043 de 2023 del Ministerio del Trabajo). Si la cooperativa obtuvo un embargo, se registra como embargo a favor de cooperativa (nivel 4); si el descuento se pactó como libranza, como libranza (nivel 7).
3. Fondo de empleados: como libranza si hay libranza (la Ley 1527 los incluye como operadores) y, si no, como otro voluntario. No se trata como cooperativa.
4. Base de la libranza: el saldo después de los descuentos de ley, los embargos y el descuento directo a cooperativa, que es la lectura más protectora del trabajador.
5. Libranzas y otros voluntarios comparten el 50 % del saldo.
6. Otros voluntarios: deben respetar el mínimo, pero no la quinta parte (art. 149 CST).
7. Incapacidades y licencias: entran en la base porque reemplazan el salario, con la opción de excluirlas. Es un criterio, no una regla expresa.
8. Vacaciones compensadas, indemnizaciones y liquidación final: se tratan como prestaciones; solo responden por alimentos y cooperativas.
9. Quincenas: el mínimo protegido es proporcional y la cuota mensual se divide en dos, salvo que se indique otra cosa. No se recalcula el mes completo.
10. Retención en la fuente: es descuento de ley (T-629 de 2016).
11. Alimentos de menores antes que otros alimentos (art. 134 de la Ley 1098 de 2006). Entre varios del mismo nivel, por fecha.
12. Embargo tributario: crédito de primera clase (art. 2495 del Código Civil), con el tope ordinario de la quinta parte.
13. La quinta parte se calcula sobre B − M, sin restar los alimentos.

Puede cambiarlos. En «Criterios de cálculo» se pueden elegir otras lecturas para siete de ellos: la base de las libranzas (saldo o neto de ley), el embargo de cooperativa (nivel 4 u ordinario), si el descuento directo a cooperativa puede afectar el mínimo, la base de la quinta parte (con o sin restar los alimentos), el cupo de libranzas y otros voluntarios (compartido o separado), si los otros voluntarios respetan también la quinta parte y si alimentos y cooperativas se toman primero de las prestaciones o del salario. Cuando se aparta de los predeterminados, el resultado lo advierte.

• 🏢 Datos de la empresa: razón social, NIT, dirección, contacto, quien firma y el logo. Forman el membrete de todos los documentos y se guardan en este navegador y en cada expediente.
• Certificado de capacidad de descuento: el cupo mensual libre para una nueva libranza (y, si quiere, para otros descuentos voluntarios), calculado sobre un mes completo habitual con los descuentos vigentes y su prelación. Advierte si hay embargos en turno.
• Documentos modelo: informe de aplicación del periodo; respuesta al oficio de embargo; notificación al trabajador; aviso de retiro; paz y salvo de una obligación cuyo saldo ya se cubrió; certificado de descuentos aplicados entre dos periodos del historial, con los títulos o comprobantes. Todos en Word o PDF.
• Consignaciones: en el historial, «Anotar» permite registrar para cada descuento de un periodo el número del título judicial o del comprobante de giro, la fecha y el valor. La conciliación muestra lo descontado, lo consignado y lo que falta por consignar.

• ✅ Registrar este periodo suma lo aplicado al acumulado de cada descuento, marca como terminados los que cubrieron su saldo, guarda el periodo en el historial y deja el formulario listo para el periodo siguiente. En la primera quincena, pasa a la segunda el IBC, los pagos y la retención. Si se equivoca, use Deshacer el último registro en el historial.
• Proyección: repite la liquidación habitual durante 12 periodos para mostrar cuándo termina cada obligación y cuándo entran las que están en espera. No incluye incapacidades ni prestaciones de los periodos siguientes, ni descuentos que lleguen después.

1. Presione 👥 Varios trabajadores e indique el mes, el tipo de periodo y el empleador. Los criterios de cálculo son los del formulario individual.
2. Descargue la plantilla. En «Trabajadores» llene una fila por trabajador (máximo 50); en «Descuentos», una fila por descuento con el documento del trabajador. La hoja «Tipos» lista los tipos aceptados y la hoja «Instrucciones» explica cada columna.
3. Suba el archivo. La vista previa marca los errores; las filas sin errores se pueden calcular.
4. El resultado muestra cada trabajador con lo aplicado, lo que quedó en espera, el neto y el cupo libre para libranza, y un consolidado por despacho, operador o acreedor con lo que se debe consignar o girar a cada uno.
5. Descargue el Excel del lote (se puede volver a subir), el PDF, los informes de aplicación de todas las cuotas en espera y las notificaciones a los trabajadores, en un solo Word cada uno. Con «Ver» abre el resultado completo de un trabajador.

¿Por qué el embargo del banco queda en cero si el trabajador gana el mínimo? Porque el salario mínimo es inembargable, salvo para alimentos y embargos a favor de cooperativas (arts. 154 y 156 CST). La quinta parte se calcula sobre lo que exceda el mínimo.

¿Por qué la libranza sí se descuenta con el salario mínimo? Porque la libranza solo exige que el trabajador reciba al menos el 50 % del saldo después de ley y embargos (Ley 1527 de 2012).

¿Por qué el descuento de la cooperativa queda en espera si el trabajador gana el mínimo? Porque sin orden judicial la cooperativa no puede afectar el salario mínimo (art. 149 num. 2 CST; concepto 11043 de 2023 del Ministerio del Trabajo). Puede tomar de la prima o de otras prestaciones del periodo. En «Documentos modelo» está la comunicación para la cooperativa.

¿Qué pasa con la prima de junio o diciembre? Regístrela como prestación del periodo: amplía el cupo de alimentos y cooperativas, pero no el de los embargos ordinarios ni el de las libranzas.

¿Qué hago si la orden dice «la quinta parte del excedente del salario mínimo»? Elija el máximo legal en «Cómo está fijada la cuota».

¿Sirve para pensionados? No. Las mesadas pensionales tienen reglas propias de embargabilidad (art. 134 de la Ley 100 de 1993).

¿Qué no incluye? Los descuentos sobre la liquidación final del contrato y la nómina completa del periodo. Para la nómina, use el liquidador de nómina.

Más casos y su fundamento legal en varios embargos y libranzas sobre el mismo salario.