❓ Centro de ayuda
📖 Contenido
🚀 Primeros pasos
¿Qué es el Liquidador PH?
Herramienta para administradores de Propiedad Horizontal que automatiza el cálculo de cuotas de administración vencidas, liquidación de intereses (corrientes, moratorios o personalizados), registro de abonos y generación de estados de cuenta.
Cada administrador gestiona sus propios conjuntos de manera independiente. Los datos de un administrador nunca son visibles para otro.
Flujo general de uso
- Crea uno o más conjuntos (edificio o conjunto residencial) con su tipo de interés.
- Agrega las unidades de cada conjunto: apartamentos, parqueaderos, locales, etc.
- Registra las cuotas pendientes de cada unidad: una por una, varias a la vez con el ingreso múltiple, o generadas mensualmente con las obligaciones periódicas.
- Cuando un propietario pague, registra el abono; el sistema lo distribuye automáticamente.
- Consulta el estado de cuenta consolidado a cualquier fecha de corte, imprímalo o genere el soporte PDF con el detalle de cada obligación.
🗺️ Mapa del sistema
| URL | Sección | Descripción |
|---|---|---|
/ph/ |
Dashboard | Vista general con estadísticas globales y accesos rápidos a sus conjuntos. |
/ph/panel/ |
Panel de conjuntos | Lista, creación y edición de conjuntos residenciales. |
/ph/conjunto/{id}/ |
Vista de conjunto | Unidades del conjunto, resumen de cartera y filtros de búsqueda. |
/ph/conjunto/{id}/unidad/{id}/ |
Vista de unidad | Cuotas de la unidad (individuales, en cuadrícula o periódicas), abonos y estado de cuenta consolidado con soporte PDF. |
/ph/conjunto/{id}/unidad/{id}/cuota/{id}/ |
Detalle de cuota | Liquidación completa de la cuota: días de mora, intereses por período y abonos. |
/ph/ayuda/ |
Ayuda | Esta página de documentación. |
💡 Conceptos clave
🏘️ Conjuntos
¿Qué es un conjunto?
Un conjunto representa un edificio o conjunto residencial bajo el régimen de Propiedad Horizontal. Actúa como el contenedor principal de unidades y define la configuración de intereses que aplica a todas sus cuotas. Puede administrar múltiples conjuntos desde una sola cuenta.
Campos del conjunto
| Campo | Descripción |
|---|---|
| Razón social | Nombre oficial del conjunto o edificio. |
| NIT | Identificación tributaria de la copropiedad. |
| Ciudad | Municipio donde se ubica el conjunto. |
| Representante legal | Nombre, tipo y número de documento del administrador firmante. |
| Tipo de interés | Modalidad de interés aplicada a las cuotas vencidas: corriente, moratorio o personalizado. |
| Tasa personalizada | Tasa EA % propia (solo si el tipo es "personalizado"). No puede superar 1,5× la tasa corriente del período. |
Resumen de cartera
Al ingresar a un conjunto se muestra un panel de resumen con los siguientes indicadores calculados en tiempo real:
- Unidades con deuda: número de unidades que tienen al menos una cuota pendiente.
- Cuotas pendientes: total de cuotas sin cancelar del conjunto.
- Capital total: suma de los saldos de capital pendiente.
- Intereses causados: intereses acumulados a hoy sobre las cuotas vencidas.
- Total cartera: capital + intereses (valor total adeudado al conjunto).
Los intereses se calculan al momento de cargar la pantalla y reflejan siempre el valor del día actual.
⚠️ Eliminar un conjunto
Al eliminar un conjunto se borran también todas sus unidades, cuotas y pagos asociados. Esta acción es permanente e irreversible. Asegúrese de exportar los estados de cuenta antes de proceder.
🚪 Unidades
¿Qué es una unidad?
Una unidad representa cada inmueble individual dentro del conjunto: un apartamento, un parqueadero, un local comercial u otro tipo de bien privado. Las cuotas y pagos se gestionan de manera independiente por unidad.
Campos de la unidad
| Campo | Descripción |
|---|---|
| Tipo | Categoría del inmueble: apartamento, parqueadero, local u otro. |
| Identificador | Código o número de la unidad (ej: Apto 301, PQ-12). |
| Propietario | Nombre completo del residente o propietario. |
| Matrícula inmobiliaria | Número de registro en la Oficina de Instrumentos Públicos (opcional). |
| Coeficiente | Porcentaje de participación en las áreas comunes (opcional). |
| Correo electrónico del propietario para contacto (opcional). | |
| Teléfono | Número de contacto del propietario (opcional). |
Listado y búsqueda
En la vista del conjunto puede buscar unidades por identificador o por nombre del propietario. Los resultados se muestran de a 15 unidades por página y se ordenan por tipo e identificador.
Por cada unidad el listado muestra:
- Número de cuotas pendientes.
- Capital pendiente acumulado.
- Intereses causados a hoy.
- Acceso directo al estado de cuenta de la unidad.
⚠️ Eliminar una unidad
Al eliminar una unidad se borran también todas sus cuotas y pagos. Esta acción es permanente e irreversible. Utilícela únicamente si la unidad fue creada por error o ya no pertenece al conjunto.
🧾 Cuotas
¿Qué es una cuota?
Una cuota representa una obligación de pago de una unidad, generalmente la cuota mensual de administración (ej: "Administración febrero 2025"). Puede estar en estado pendiente o cancelada. Las cuotas en estado pendiente cuya fecha de vencimiento ya pasó generan intereses de mora automáticamente desde el día siguiente al vencimiento.
Campos de la cuota
| Campo | Descripción |
|---|---|
| Concepto | Descripción del cobro (ej: "Administración Feb 2025"). |
| Valor original | Monto total de la cuota al momento de crearla. |
| Fecha de vencimiento | Desde el día siguiente a esta fecha comienzan a correr los intereses. |
| Capital pendiente | Saldo de capital restante después de aplicar abonos. |
| Estado | Pendiente: aún tiene saldo por pagar. Cancelada: saldo cero, cuota saldada. |
Vista de liquidación
Al ingresar al detalle de una cuota el sistema calcula y muestra a la fecha de hoy:
- Días de mora: días transcurridos desde el vencimiento.
- Detalle mensual: interés generado por cada período, con la tasa aplicada.
- Intereses pendientes: total de intereses causados aún no pagados.
- Capital final: saldo de capital después de todos los abonos.
- Total a pagar: capital pendiente + intereses pendientes.
- Historial de abonos: pagos aplicados con fecha, monto, interés y capital.
📋 Ingreso múltiple (cuadrícula)
Desde la vista de la unidad, el botón «Ingreso múltiple» abre una cuadrícula tipo hoja de cálculo para registrar varias cuotas a la vez (hasta 100 por envío). Con «➕ Añadir fila» se agregan filas y con ✕ se quitan.
- Las filas completamente vacías se ignoran: puede dejar huecos sin problema.
- El guardado es todo o nada: si alguna fila tiene errores, no se crea ninguna cuota, la cuadrícula conserva todo lo digitado y los errores se listan fila por fila («Fila 3: la fecha… está fuera de la ventana de tasas»).
- Cada fecha de vencimiento debe estar dentro de la ventana de tasas disponibles.
🔁 Obligaciones periódicas
El botón «Periódicas» genera cuotas mensuales consecutivas (por ejemplo, la cuota de administración de varios meses vencidos) a partir de:
- Concepto base: cada cuota se nombra «Concepto <mes> de <año>» (ej. «Cuota de administración enero de 2025»).
- Primer mes y día de vencimiento (día 1 a 28, para que exista en todos los meses, incluido febrero).
- Número de cuotas (1 a 60: cinco años, el máximo exigible antes de la prescripción). Solo se admiten meses ya vencidos; si el número desborda el mes actual, el sistema indica el máximo posible.
- Valor por año calendario (hasta 6 años): los años sin valor heredan el último indicado.
El resultado no se guarda directamente: se carga como vista previa editable en la cuadrícula de Ingreso múltiple, donde puede ajustar valores, eliminar meses ya pagados o añadir filas antes de confirmar con «Guardar todas las obligaciones».
🔒 Editar una cuota con abonos
Si una cuota ya tiene abonos imputados, al editarla solo puede cambiar el concepto y la fecha de vencimiento; el monto queda bloqueado para no invalidar la distribución de los pagos. Para corregir el monto, elimine la cuota y vuelva a crearla (o ajuste primero los abonos).
ℹ️ Cuotas futuras
Una cuota cuya fecha de vencimiento aún no ha llegado no genera intereses. Puede registrarla con anticipación; el sistema comenzará a calcular mora automáticamente desde el día siguiente al vencimiento si permanece pendiente.
💳 Abonos y pagos
Registro de abonos
Los abonos se registran a nivel de unidad. No es necesario indicar a qué cuota específica va el pago; el sistema distribuye el monto automáticamente entre todas las cuotas pendientes de la unidad usando la lógica FIFO (primero la cuota más antigua).
Dentro de cada cuota, el abono se aplica en orden: primero cubre los intereses causados y luego el capital pendiente. Cuando una cuota queda con saldo cero pasa a estado cancelada.
Datos del abono
| Campo | Descripción |
|---|---|
| Monto | Valor total del pago recibido en pesos. |
| Fecha de pago | Fecha real en que se recibió el dinero. No puede ser una fecha futura. |
| Método | Forma de pago: transferencia, efectivo, cheque, PSE, consignación u otro. |
| Notas | Observaciones adicionales (número de comprobante, banco, etc.). |
Vista previa de distribución
Antes de confirmar el abono, el sistema muestra una previsualización de cómo se distribuirá el monto entre las cuotas pendientes. Puede ver exactamente cuánto se aplicará a intereses y cuánto a capital en cada cuota.
Esta vista previa es informativa y no realiza ningún cambio hasta que confirme el pago.
Si el monto supera la deuda total de la unidad, el sistema informa el sobrante no aplicado.
🔄 Lógica de distribución FIFO paso a paso
- Se ordenan las cuotas pendientes de más antigua a más reciente por fecha de vencimiento.
- Se calcula el interés acumulado de la cuota más antigua a la fecha de pago indicada.
- El abono cubre primero ese interés; el remanente se aplica al capital de esa cuota.
- Si la cuota queda saldada y aún queda remanente, se pasa a la siguiente cuota y se repite el proceso.
- El proceso continúa hasta agotar el monto del abono o saldar todas las cuotas.
- Si queda sobrante luego de cubrir todas las cuotas, se registra como saldo a favor en las notas.
✏️ Editar o eliminar un abono
Desde el historial de abonos de la unidad puede editar el monto, la fecha, el método o las notas de un abono, o eliminarlo por completo. Cada abono es un recibo que pudo repartirse entre varias cuotas, por lo que no se corrigen fragmentos sueltos: al guardar, el sistema rehace la distribución de todos los abonos de la unidad en orden cronológico.
- El reparto interés/capital de cada cuota se recalcula automáticamente, cada abono liquidado a su propia fecha de pago.
- Los estados de las cuotas (pendiente/cancelada) se actualizan según el nuevo resultado.
- Corregir el abono más antiguo recalcula correctamente toda la cadena posterior.
💡 Consejo: importancia de la fecha de pago
La fecha de pago que ingrese afecta directamente el cálculo de intereses al momento de distribuir el abono. Si registra el pago con la fecha correcta en que se recibió, los intereses se calcularán hasta ese día. Fechas incorrectas pueden generar cálculos erróneos en el historial de la cuota.
📈 Intereses
Tipos de interés disponibles
El tipo de interés se configura por conjunto y aplica a todas las cuotas vencidas de sus unidades. Una vez definido, puede cambiarse en cualquier momento desde la edición del conjunto; el cambio afecta el cálculo futuro.
Corriente
Usa la tasa de interés corriente certificada mensualmente por la Superintendencia Financiera de Colombia. Se aplica directamente sobre el saldo de capital pendiente.
Es la modalidad más común y conservadora para conjuntos residenciales que no quieren aplicar la sanción máxima legal.
Moratorio
Equivale a 1,5 veces la tasa corriente de cada período. Corresponde al máximo legal permitido para intereses de mora en Colombia (artículo 884 del Código de Comercio).
Recomendado para conjuntos que deseen aplicar la sanción máxima legal como medida de presión al pago oportuno.
Personalizado
Permite definir una tasa efectiva anual (EA %) propia. El sistema aplica esta tasa para todos los períodos, pero con un tope automático: si supera 1,5× la tasa corriente oficial del mes, el sistema usa el máximo legal en lugar de la tasa configurada.
📊 Ejemplo — Tasa personalizada con tope
Si configura una tasa personalizada del 30% EA y la tasa corriente para un período es del 18% EA:
- Tope legal para ese período: 1,5 × 18% = 27% EA.
- Su tasa (30%) supera el tope, por lo que el sistema aplica 27% EA ese mes.
- Si en otro mes la corriente es 22%, el tope sería 33%, y su tasa de 30% se aplicaría íntegramente.
Este comportamiento garantiza que el sistema nunca cobre más del máximo permitido por la ley, independientemente de la tasa configurada.
📅 Cálculo por período mensual
Los intereses se calculan mes a mes usando la tasa vigente de cada período. Si una cuota lleva varios meses vencida, cada mes puede tener una tasa diferente según el histórico publicado por la Superintendencia Financiera.
Para los primeros y últimos días de un período parcial (cuando el vencimiento cae en la mitad del mes), los días se prorratean proporcionalmente dentro de ese mes.
Los abonos parciales realizados durante el período también se descuentan en el orden correcto: primero se imputan a intereses causados hasta la fecha del abono y luego al capital, afectando el cálculo de los intereses posteriores.
📑 Estado de cuenta
¿Qué es el estado de cuenta consolidado?
Desde la vista de la unidad, el botón «🧾 Estado de cuenta» consolida todas las obligaciones de la unidad liquidadas a una fecha de corte, discriminando capital e intereses por obligación y con totales generales. Es el documento con que se soporta un requerimiento de cobro o se acompaña una demanda ejecutiva.
La fecha de corte es hoy por defecto y puede cambiarse con el botón «🔄 Calcular». Si elige una fecha posterior al último período con tasa publicada, el sistema la ajusta automáticamente a ese máximo y lo informa con un aviso.
Cómo se liquida cada obligación
- Obligación vencida: se liquida desde el día siguiente al vencimiento hasta el corte, considerando solo los abonos recibidos hasta esa fecha. Se muestran días de mora, saldo de capital y saldo de intereses.
- Obligación no vencida al corte: se muestra con su capital pleno, intereses en cero y la nota «No vencida al corte». No genera anexo en el soporte.
- Imputación de pagos: primero a intereses, luego a capital (art. 1653 del Código Civil).
- Si falta la tasa de algún período o una obligación no puede reliquidarse, el sistema lo advierte arriba de la tabla.
Dos documentos disponibles
- 🖨️ Imprimir / PDF: el consolidado en una hoja horizontal limpia, listo para imprimir o guardar como PDF desde el navegador.
- 📄 Soporte PDF (con detalle por obligación): un solo documento con el consolidado en páginas horizontales, seguido de un anexo vertical por obligación numerado (Anexo 1, Anexo 2…), con su liquidación período a período: tasa aplicada, interés causado, imputación de cada abono con su fecha exacta y saldos al corte.
La columna «Anexo» del consolidado indica qué anexo corresponde a cada obligación; las no vencidas muestran «—».
🖨️ Impresión: recomendaciones y compatibilidad
- Los documentos se abren en una ventana emergente: si no aparece, permita las ventanas emergentes para este sitio.
- Para descargar, use la opción «Guardar como PDF» del diálogo de impresión del navegador (Ctrl+P / ⌘+P).
- La orientación mixta del soporte (consolidado horizontal + anexos verticales) funciona en Chrome, Edge y Firefox 110 o superior. En Safari esta característica no existe: el documento sale completo, pero en una sola orientación.
📤 Exportación
Exportar estado de cuenta
Desde la vista de cada unidad puede exportar el estado de cuenta completo con todas las cuotas, sus saldos de capital, intereses calculados a la fecha actual y los totales finales. Están disponibles dos formatos de exportación.
Ambas exportaciones usan la fecha del día como fecha de corte. Los intereses reflejan exactamente el valor adeudado en el momento de generar el documento.
Si necesita una fecha de corte distinta o un documento con el detalle período a período de cada obligación, use el Estado de cuenta consolidado y su Soporte PDF (vea la pestaña «📑 Estado de cuenta»).
📄 PDF (HTML imprimible)
Genera un documento HTML optimizado para impresión que se abre en una ventana nueva del navegador. Desde ahí puede imprimir o guardar como PDF usando la función de impresión del navegador (Ctrl+P / ⌘+P).
El documento incluye:
- Encabezado con nombre y NIT del conjunto, identificador de la unidad, propietario y fecha de corte.
- Tabla detallada: concepto, fecha de vencimiento, valor original, capital pendiente, interés a hoy, total a pagar y estado.
- Fila de totales al pie de la tabla.
📊 Excel (XLS)
Genera un archivo XLS compatible con Microsoft Excel, LibreOffice Calc y Google Sheets. El archivo se descarga automáticamente con nombre en formato estado-cuenta-{unidad}-{fecha}.xls.
El archivo contiene dos hojas:
- Hoja 1 — Resumen: encabezado del conjunto y tabla de cuotas con los mismos campos del PDF, más formato de moneda en los valores numéricos.
- Hoja 2 — Detalle: registro ampliado con columnas formateadas para análisis en hoja de cálculo.
💡 Buenas prácticas de exportación
- Genere el estado de cuenta el mismo día que va a entregar o cobrar, para que los intereses sean exactos.
- Use el formato PDF para entregar a propietarios o presentar en asambleas.
- Use el formato Excel para consolidar información de varios períodos o cruzar datos con otras hojas de cálculo.
- Guarde una copia de los estados de cuenta antes de registrar abonos que cancelen cuotas, ya que los datos históricos pueden cambiar al reducirse los saldos.
Únete a nuestro canal de WhatsApp para recibir las últimas actualizaciones
Consultoría
Recomendados
Contacto
Legal
Temario
Zona de clientes