Pestaña configuración.

Edad de pensión. Se debe ingresa el mes y año en que nació. En el mes se agrega el numero: 06 para junio, 11 para noviembre, etc. Si es mujer, debe ingresar el año en que solicitaría la pensión para determinar las semanas mínimas requeridas para ese año. Puede dejarlo por defecto.

Genero. El género es necesario para saber si cuándo cumple la edad de pensión y las semanas mínimas requeridas, datos que son distintos en el caso de las mujeres.

Año estimado de pensión. Se utiliza para proyectar las semanas mínimas requeridas para cuando se pensione. Aplica sólo para mujeres y obedece a la reducción progresiva del número de semanas cotizada necesarias para obtener la pensión. Aplica si se quiere calcular la pensión con base a un año posterior al que cumple la edad de pensión.

La tasa de reemplazo es calculada con base al año en que cumple la edad de pensión en caso de tener las semanas necesarias. Si quiere calcular la pensión en un año posterior, selecciónelo. Consulte este documento para entender cuándo utilizar esta opción.

Número de hijos. La reforma pensional (artículo 36 ley 2381 de 2024), en el caso de las mujeres, por cada hijo nacido vivo o adoptado, se reduce en 50 semanas las semanas mínimas requeridas para pensionarse bajo la siguientes condiciones:

• Haber cumplido la edad de pensión sin haber completado las semanas mínimas necesarias.
• Máximo 3 hijos (150 semanas)
• La reducción es hasta 850 semanas.
• Este beneficio no permite incrementar la tasa de reemplazo (sólo permite alcanzar la mínima)

Nota: Verificar vigencia de la reforma pensional antes de diligenciar el campo correspondiente.

Método para calcular el promedio de los últimos 10 años cotizados. Por regla general, el promedio de los últimos 10 años se determina con base en las últimas 120 cotizaciones mensuales. Sin embargo, cuando existen cotizaciones fraccionadas —es decir, meses en los que solo se aportó 1 o 2 semanas— algunos jueces aplican un criterio distinto y utilizan como referencia las últimas 521,43 semanas, lo que puede abarcar más de 120 meses por efecto de esas cotizaciones parciales (esta cifra resulta de convertir los 10 años a días —365 × 10— y luego expresar ese total en semanas dividiendo entre 7, lo que equivale aproximadamente a 521,43 semanas).

Formato de exportación CSV. Las cotizaciones que cargue al sistema se pueden descargar en un archivo CSV para luego ser importados desde Excel y es necesario definir el separador de miles que utiliza su Excel para que los datos se importen correctamente. Si su separador de miles es punto y se exporta en comas, los datos no se procesarán correctamente en Excel.

Ignorar tope 25 SMMLV. Opción aplicable únicamente para la proyección pensional. El IBC máximo es de 25 salarios mínimos. Si desea proyectar su pensión con un salario que exceda ese monto, marque esta opción.

Pestaña cotizaciones.

En este pestaña carga a la base de datos todas las cotizaciones que constan en la historia laboral, mes por mes.

Carga manual de cotizaciones.

Puede ingresar manualmente grupos de 12 cotizaciones con tres valores:

• Mes cotizado. Se debe ingresar en formato año-mes; 2025-12 por ejemplo.
• Salario. Es el salario que cotizó para cada mes ingresado y que consta en la historia laboral.
• Días. Los días reportados por cada mes según lo que conste en la historia laboral. Generalmente son 30 días, pero pueden ser 10, 15, etc. Máximo se permite ingresar 31 días por mes.

Carga masiva de cotizaciones.

La herramienta le permite cargar cotizaciones en un archivo en Excel con extensión .csv que debe tener tres columnas:

• A: Mes en formato año – mes (2024-01)*
• B: Salario sin decimales, sin puntos y sin comas.
• C: Número de días cotizados en el mes en valor enteros.

Nota: El formato del mes debe tener 2 dígitos. Por ejemplo, si es marzo de 2025 se debe ingresar 2025-03, y diciembre de 2025 se ingresa 2025-12. No se debe ingresar 2025-1.

El archivo no debe tener encabezados, es decir, las columnas no deben tener títulos, ni formulas. Nada extra.

Descargue aquí el archivo con el formato indicado para que simplemente agregue los datos (debe borrar previamente los que hay de ejemplo).

El archivo no debe pesar más de 50 kB. Es suficiente para incluir 5.000 cotizaciones, lo que es improbable.

Si el archivo tiene errores de formato o contiene cotizaciones duplicadas no se importará y le indicará las filas en las que hay errores.

Importante: El archivo no puede tener cotizaciones duplicadas, ni contener cotizaciones que ya se hayan subido a la base de datos. Por ejemplo, si cargó manualmente 1995-07, el archivo de Excel no puede contener ese mismo mes porque es duplicado.

Edición de cotizaciones.

Si se ha equivocado en alguna cotización puede editar el salario y los días cotizados. Si se equivocó en el mes debe eliminar la cotización y agregarla de nuevo.

Eliminación de cotizaciones.

Puede eliminar individualmente cada cotización o puede eliminar todas las cotizaciones en bloque. Ese proceso no es reversible.

Reindexación de cotizaciones.

Cada año cambian los índices del IPC con los que se indexan las cotizaciones, por lo que se debe hacer esa reindexación manualmente.

Cada vez que se carga una cotización el salario cotizado se indexa automáticamente a la fecha en que se carga, e igualmente cuando se edita un valor, pero en el futuro cuando hay cambio de año es preciso reindexar manualmente.

La indexación y reindexación de los salarois se hace con el índice de diciembre del año anterior (Ipc final), el cual sólo está disponible a finales de enero o principios de febrero cuando el Dane los certifica.

Listado de cotizaciones.

La herramienta le lista todas las cotizaciones cargadas al sistema indicando el salario mensual cotizado, el salario indexado, los días cotizados y las semanas cotizadas en cada mes a fin de que pueda verificarla manualmente.

Resultados.

En la pestaña Inicio encuentra el resultado de sus cotizaciones en la medida en que vaya cumpliendo los requisitos para pensionarse.

Encuentra los siguientes valores:

• Datos informativos.
  • El último mes cotizado registrado en la base de datos.
  • El total de semanas cotizadas
  • El mes y año en que cumple la edad de pensión.
  • Las semanas que completará al cumplir la edad de pensión bajo el supuesto de que continúe cotizando hasta esa fecha.
• Datos de liquidación
  • Promedio salario mensual indexado de toda la vida laboral
  • Promedio salario mensual indexado de los últimos 10 años.
  • El IBL, que es el mayor promedio de los anteriores.
  • Tasa de reemplazo o porcentaje de pensión.
  • Valor estimado de la mesada pensional

Caso de las mujeres.

A partir del 2026 las semanas mínimas que las mujeres requieren para pensionarse inician una disminución progresiva hasta llegar a las 1.000 semanas en 2036. Este dato es necesario para calcular la tasa de reemplazo.

La tasa de reemplazo sólo se calcula cuando el afiliado cuenta con la semanas mínimas para pensionarse. En el caso de las mujeres, si se completaron las semanas mínimas requeridas y no se cumplió la edad, se calcula la tasa de reemplazo con base a las semanas requeridas en el año en que cumpla la edad de pensión.

Cuando no se han completado las semanas mínimas para pensionarse se estima el año en que las completará tomando como base las semanas mínimas requeridas en ese año lo que le permite conocer cuándo puede dejar de cotizar si lo desea.

Si ya cumplió la edad, pero no las semanas, la tasa de reemplazo se calcula según el año actual. Si ha elegido un año de pensión en la pestaña de configuración, la tasa de reemplazo se calcula con base a él. Puede modificar el año de pensión para obtener un resultado distinto.

Pensión simulada

Si aún no cuenta con las semanas mínimas requeridas para pensionarse, la herramienta no puede liquidar su pensión real. En ese caso, se genera una simulación proyectada bajo el supuesto de que sí ha alcanzado dichas semanas mínimas. De este modo, la tasa de reemplazo se calcula como si el afiliado ya cumpliera el requisito de semanas, aplicando el estándar correspondiente según sea hombre o mujer.

Pensión mínima.

La mesada pensional no puede ser inferior a 1 salario mínimo mensual. Si su pensión resultante es inferior se imprime un texto informativo indicándolo.

Contabilización de las semanas cotizadas.

Mensualmente se determinan las semanas cotizadas para lo cual se dividen los días cotizados en el mes entre los 7 días a la semana. Por ejemplo, si en el mes reportó 30 días, se toma 30/7 = 4.285714 y se redondea a 4.29, que es el valor que encuentra en la historia laboral de Colpensiones.

Si el total de las semanas cotizadas que arroja la herramienta no coinciden con las que certifica Colpensiones, se puede deber a un error de digitación al cargar las cotizaciones o una inconsistencia en la historia laboral.

Si la historia laboral está limpia las semanas cotizada coinciden.

Las diferencias se suelen presentar porque el usuario reporta determinados días y Colpensiones registra un valor distinto. Puede comprobarlo en la historia laboral donde hay dos columnas, una llamada Días Rep y otra Días Cot. No siempre coinciden y la que debería tomar en cuenta es la que Colpensiones registra como días cotizados.