Guía de Liquidación Laboral

Introducción

En esta guía encontrará cómo liquidar la indemnización por despido injusto, la liquidación de prestaciones sociales al finalizar el contrato de trabajo, la indemnización por mora en el pago de la liquidación y la indemnización por no pago oportuno del auxilio de cesantías.

Liquidación de la indemnización por despido injusto

La indemnización por despido injusto depende de si se trata de un contrato de trabajo a término fijo o de un contrato de trabajo a término indefinido.

Liquidación final del contrato de trabajo

La liquidación final del contrato de trabajo consiste en determinar las prestaciones sociales y las vacaciones causadas y no pagadas a la fecha de la terminación del contrato de trabajo, y los salarios pendientes de pago, que generalmente es el correspondiente al último mes o fracción de mes.

Indemnización por mora en el pago de la liquidación

Para liquidar la indemnización por mora en el pago de la liquidación se deben ingresar los siguientes valores:

Cuando el salario del trabajador es igual o inferior a 1 salario mínimo mensual, la indemnización por mora es igual a 1 salario diario por cada día de mora durante todo el tiempo de mora.

Cuando el salario del trabajador es superior a 1 salario mínimo, durante los primeros 24 meses de mora se liquida la indemnización a razón de 1 día de salario por cada día de mora y, a partir del mes 25, se liquidan intereses moratorios. Sin embargo, si la demanda se presenta luego de haber transcurrido 2 años desde que se terminó el contrato de trabajo, se liquidarán intereses moratorios desde el día siguiente a la finalización del contrato y durante todo el tiempo de mora; en este caso, no se liquida la indemnización de 1 día de mora por cada día de salario. Para ello, debe marcar la opción correspondiente al liquidar la indemnización moratoria.

Adicionalmente se le solicita al usuario si desea utilizar un año de 360 días o un año con días calendario. Doctrinalmente se utilizan años de 360 días para calcular la sanción. Para calcular los intereses moratorios se utilizan días calendario.

Consulte: Indemnización por mora en el pago de la liquidación

Indemnización por mora en el pago de las cesantías

Para liquidar la indemnización por la mora en la consignación o pago de las cesantías se requieren los siguientes datos:

La indemnización corresponde a un día de salario por cada día de mora.

Incapacidades laborales

Lea las siguientes instrucciones antes de diligenciar el formato.

• Salario. Ingrese el salario mensual del trabajador.
• Auxilio de transporte. Ingrese el valor del auxilio de transporte. Si el trabajador no tiene auxilio de transporte deje el campo con valor cero.
• Días de incapacidad otorgados. Ingrese el número de días de incapacidad que le prescribieron al trabajador.
• Fecha de inicio de la incapacidad. Ingrese la fecha en que el trabajado inicia o inició la incapacidad. El primer día corresponde al primer día que el trabajador ha estado incapacitado. Ejemplo: si el trabajador se incapacitó el 26/04/2023 signifique ese día 26 no trabajó.
• Tipo de incapacidad. Seleccione si la incapacidad es de origen común, que es pagada por la EPS o de origen laboral que es pagada por la ARL. En el primer caso se paga con el 66.67% y en el segundo caso con el 100% del salario.
• Número de días del mes a utilizar. En materia laboral la doctrina señala que el año es de 360 días y el mes de 30 días, pero si desea, puede elegir que el mes tenga los días reales, ya sean 28, 29, 30 o 31. En caso de elegir el mes con números reales, todos los valores mensuales se dividirán entre el número de días reales que tenga el respectivo mes. Si elige el mes de 30 días, todos los cálculos se hacen con base a 30 días.
• Porcentaje de incapacidad. En el caso de la incapacidad general el porcentaje es del 66.67% del salario del trabajador, pero ese porcentaje se incrementa cuando el resultado es inferior al salario mínimo o a su equivalente diario, debido a que por ley el valor de la incapacidad no puede ser inferior al salario mínimo, por lo que ese porcentaje se va incrementando hasta llegar al 100% según el salario del trabajador para garantizar ese valor mínimo.
• Semana laboral. Se debe indicar si la semana laboral es de lunes a viernes o de lunes a sábado. Se requiere para determinar la fecha en la que el trabajador debe regresar al trabajo.

Cuando la incapacidad cubre más de un mes.

La calculadora está diseñada para calcular las incapacidades que se pagan en el mes actual, y si la incapacidad supera el mes o lo que queda del mes y abarca parte del siguiente mes, solo liquida los días del mes actual. Por ejemplo, si se otorga una incapacidad de 15 días que inicia el 25 de septiembre, en septiembre se liquidan 6 días, y los 9 días restantes se deben liquidar en octubre, para lo cual se debe hacer un nuevo cálculo para esos 9 días. En la tabla de resultados se indicará los días que quedan para el siguiente mes.

Cuando la incapacidad supera los 90 días, aquellos días que excedan de los 90 deben ser liquidados con el 50%, lo que se deberá hacer en el tercer o cuarto mes, puesto que en cada mes se liquidan las incapacidades de ese mes en particular, por lo que se debe llevar el control de los días acumulados para determinar en qué momento se deberá liquidar con el 50% o con el 66.66%.

Supongamos que en enero se liquidan 20 días de incapacidad, en febrero 30, en marzo 30 y en abril 30, para un total de 110 días de incapacidad. En abril habrá que liquidar 10 días con el 66.66% y 20 días con el 50%, es decir, se deberán hacer dos liquidaciones diferentes.

Esto en razón a que la calculadora solo considera el mes actual, discriminando lo que se paga por incapacidad y lo que se paga por salario, en caso de que en un mismo mes haya habido tanto incapacidad como días trabajados. Si el trabajador ha estado incapacitado todo el mes, solo se liquida la incapacidad.

Resultados.

La herramienta determina el valor que debe pagar por la incapacidad según el salario del trabajador y según le número de días de incapacidad. Si el resultado es inferior al equivalente al salario mínimo, se tomará el salario mínimo.

Además, se determinará el salario que el trabajador devengará en el respectivo mes luego de descontar los días de incapacidad.

Por ejemplo, si el trabajador estuvo incapacitado 5 días, se pagarán 5 días de incapacidad y 25 días de salario (30 – 5) y la parte proporcional del auxilio de transporte si lo hay. Esto si ha elegido un mes de 30 días.

Si ha elegido un mes con el número real de días, los días de incapacidad se restarán al número real de días que tiene el mes para determinar el salario y el auxilio de transporte que se debe pagar luego de descontar los días en que el trabajador estuvo incapacitado.

Si la incapacidad cubre más de un mes, se liquidarán los días de incapacidad que correspondan al mes actual, indicando los días de incapacidad que quedan pendientes para el mes siguiente.

Por ejemplo, si el 26 de abril se otorgan 10 días de incapacidad, en el mes de abril sólo se liquidan los días que correspondan al mes de abril, esto es, 26, 27, 28, 29 y 30, que son 5 días.

Las incapacidades laborales corresponden a días calendario. El año de 360/días calendario aplica únicamente para determinar los días laborados en el mes luego de descontar los días de incapacidad.

A modo informativo se indicarán los días de incapacidad que quedaron pendientes para el siguiente mes, si ese es el caso, la fecha en que finalizará la incapacidad y la fecha en que el trabajador se debe reincorporar al trabajo.

Licencia de maternidad.

La licencia de maternidad es de 18 semanas, que se distribuirán en 1 o 2 semanas antes del parto y el resto luego del parto.

Para liquidar la licencia de maternidad requiere ingresar los siguientes datos:

1. Es el salario mensual de la empleada. Si tiene salario variable, debe ingresar el promedio respectivo de los últimos 12 meses o los que correspondan si lleva menos de 12 meses de vinculación. No incluya auxilio de transporte debido a que no se paga durante la licencia de maternidad.
2. Fecha probable de parto. Es la fecha probable del parto que el médico ha estimado y que debe estar en la historia clínica y en el certificado de licencia de maternidad.
3. Fecha en que nació el bebé. Es la fecha en la que nació el bebé, que puede ser la misma fecha probable de parto, una posterior o una anterior. Es la fecha que figura en el certificado de nacido vivo.
4. Tipo de parto. Indique si es un parto estándar o normal, o si es un parto múltiple (2 o más bebés).
5. Fecha en que se inicia la licencia. Es la fecha a partir de la cual la empleada inicia la licencia de maternidad, que servirá para determinar cuándo finaliza según los días de licencia que resulten de la liquidación.

Observaciones.

A continuación, se precisan las consideraciones que se tuvieron en cuenta para desarrollar la herramienta.

Parto múltiple.

Cuando se trata de un parto múltiple la licencia de maternidad se incrementa en 2 semanas adicionales a las 18 de ley.

Se adicionan 2 semanas independientemente de si son 2, 3 o 4 bebés.

Parto prematuro.

Cuando se trata de un parto prematuro, la licencia de maternidad se incrementa en el número de días de diferencia entre la fecha probable de parto indicada por el médico y la fecha en que realmente nació el bebé.

El ministerio de salud en diversos conceptos, oficios y circulares (CE 000024 de 2017, por ejemplo), ha dispuesto que un parto se considera prematuro cuando ocurre antes de cumplir la semana 37 de gestación, en consecuencia, si el bebé nace en la semana 37, 38 o 39, no se considera prematuro para efecto de la licencia de maternidad.

Nacimiento a término.

Se asume que el nacimiento a término ocurre a las 40 semanas de gestación, que se cumplen en la fecha probable de parto indicada por el médico tratante.

Este valor se utiliza para determinar las semanas que se adelantó el nacimiento, que son las que se suman a las 18 semanas de licencia.

Por ejemplo, cuando el bebé nace a las 36 semanas de gestación, estas se restan a las 40 semanas y el resultado es el que se suma a las 18 semanas, en este caso 4, por lo que en este supuesto la licencia será de 22 semanas. Se recuerda que esta operación se hace siempre que el bebé nazca antes de cumplir las 37 semanas de gestación.

Este cálculo se hace automáticamente a partir de las fechas ingresadas, y no hace falta que el usuario indique si el parto es prematuro o no.

Parto no viable.

Cuando hay aborto o parto o viable, es decir, el bebé no nace vivo la licencia será de 2 o 4 semanas, según el criterio del médico razón por la cual esta herramienta no la liquida, ya que dependerá de lo que cada médico disponga, y si el médico dispone que la paciente requiere más de 4 semanas, el exceso se tratará como una incapacidad normal.

Si el bebé nace vivo, pero fallece luego de nacido (minutos, horas o días después), aplica la licencia de maternidad completa de 18 semanas y se tratará como un parto normal o estándar. En este eventose debe expedir el certificado de nacido vivo que servirá de soporte para la respectiva licencia.

Licencia proporcional.

La aplicación no liquida la licencia proporcional en razón a que está dirigida al empleador, quien debe pagarla completa incluso si la empleada no cotizó durante todo el periodo de gestación.

Recuérdese que la licencia de maternidad no suspende el contrato de trabajo, y en consecuencia el empleador deberá seguir pagando su salario y prestaciones a la trabajadora, lo que incluye la licencia de maternidad.

La licencia proporcional aplica para la EPS quien la reconocerá en forma parcial en los casos que la norma considera, debiendo el empleador asumir la parte que no reconozca la EPS.

Resultado.

El resultado se presenta en semanas y en días de licencia a fin de reconocer la fracción de semana que llegare a resultar, como por ejemplo 20.5 semanas.

El resultado en días se aproxima hacia arriba, para que la licencia quede en días completos, no 130.5 o 136.2 días.

Finalmente, el número de días se multiplica por el salario diario para determinar el valor total de la licencia de maternidad, que debe ser pagada directamente por el empleador independientemente de si la EPS la reconoce o no, o si la reconoce de forma proporcional en razón a no haber cotizado durante todo el periodo de gestación.

Vacaciones

La herramienta permite liquidar las vacaciones totales con base a la última fecha en que se liquidaron las vacaciones, o parciales, en caso en el cual sólo debe ingresar el número de días hábiles que desea otorgar de vacaciones.

En caso liquidar las vacaciones totales, debe ingresar 3 fechas:

1. Fecha de corte de la última liquidación de las vacaciones. En caso de trabajadores nuevos, ingrese la fecha en que inició el contrato de trabajo.
2. Fecha de corte a la cual desea liquidar las vacaciones. Por ejemplo, a fecha de hoy, de fin del mes pasado o del presente mes.
3. Fecha en que el trabajador saldrá a vacaciones, es decir, el primer que tendrá de vacaciones.

En caso de otorgar vacaciones parciales, debe ingresar los días hábiles de vacaciones que otorga, y la fecha en que iniciará las vacaciones.

El día en que el trabajador inicia las vacaciones es el primer día, es decir, que, si el trabajador labora hasta el 15 del mes, debe ingresar el día 16 como fecha en que inicia las vacaciones, que será el primer día de vacaciones, tanto si son vacaciones totales o parciales..

En razón a que los días de vacaciones son hábiles, se descuentan los domingos y los festivos.

Debe elegir la semana laboral que tenga, si es de lunes a sábado o de lunes a viernes. Cuando la jornada laboral es de lunes a viernes, el sábado se toma como día no laborable, al igual que los domingos y festivos.

En resultado le indicará el total de días calendario que tendrá de vacaciones, y el día en que el trabajador debe regresar al trabajo. Además le listará los días no laborales que se sumaron a los días hábiles de vacaciones.