Libros de contabilidad se pueden llevar en archivos electrónicos

Los libros de contabilidad se pueden llevar en archivos electrónicos de manera que no es necesario imprimirlos en libros de papel como se hacía en el pasado.

Los libros electrónicos son válidos en la medida en que se garantice la fiabilidad y confiabilidad de los mismos, esto es, que se demuestre su inalterabilidad.

En la circular dijo la superintendencia de sociedades en circular externa 100-00001 del 6 de marzo de 2012:

Los libros de contabilidad pueden ser llevados en archivos electrónicos y su almacenamiento debe garantizar que la información sea completa e inalterada. La conservación de los registros electrónicos seguirá las condiciones establecidas en el artículo 12 de la Ley 527 de 1999, cuales son:

1. Que la información que contenga sea accesible para su posterior consulta,

2. Que el mensaje de datos o el documento sea conservado en el formato que se haya generado,

3. Que permita determinar el origen, la fecha y hora en que fue producido el documento.

La conservación de la información financiera podrá realizarse directamente o a través de terceros siempre y cuando cumpla con las condiciones que fueron mencionadas.

Resulta conveniente que los administradores implementen estrategias de respaldo de la información, que minimicen una eventual pérdida de datos.”

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