¿Cuál es el procedimiento para realizar un memorando con sanción al trabajador?

Cuando hay un memorando con sanción, significa que en dicho memorando se comunica al interesado la imposición de una sanción disciplinaria. Por lo tanto, se entiende que previamente se debió realizar el respectivo proceso disciplinario y la diligencia de descargos correspondiente, a fin de garantizar el debido proceso y el derecho a la defensa del trabajador, en aplicación tanto del Código Sustantivo del Trabajo como del reglamento interno de trabajo, en los que debe sustentarse toda sanción que se imponga al trabajador.

En ese sentido, el procedimiento a seguir es el siguiente.

• Verificación de la falta. El empleador debe verificar la conducta o falta que se le endilga al trabajador, la cual debe estar tipificada como falta disciplinaria, ya sea en el contrato de trabajo, reglamento interno o en el mismo Código Sustantivo del Trabajo.
• Apertura del proceso disciplinario. Una vez se verifica la existencia de la falta disciplinaria, se debe dar apertura formal al proceso disciplinario, lo que implica notificar al trabajador y al sindicado, si hay lugar a ello, indicando fecha, hora y lugar de la diligencia de descargos.
• Traslado del proceso disciplinario. Al trabajador se le debe hacer entrega de un escrito en el que se le hace la formulación de cargos, es decir, una exposición clara de los hechos o faltas que se le imputan, y la calificación de estos según el reglamento o normas aplicables. Se le deben dar a conocer las pruebas en las que se fundamentan los cargos imputados.
• Diligencia de descargos. En la fecha, hora y lugar señalados, el trabajador debe ser oído a fin de que pueda expresar su versión de los hechos, las pruebas a su favor, presentar testigos, etc.
• Decisión final motivada. Con base en la diligencia de descargos, el empleador deberá elaborar un escrito en el que expone la decisión que toma, la cual debe ser motivada, y en caso de imponer una sanción, evaluar la responsabilidad y gravedad de los hechos, y con base en ello definir y concretar la sanción y establecer su alcance.
• Notificación de la sanción. Una vez se adopta la decisión motivada, se notifica al trabajador, dejando o no constancia en la hoja de vida según el alcance de la sanción que se impuso.

Como se puede observar, el memorando solo notifica la sanción que se impuso luego de haber surtido todo el proceso disciplinario. Es decir, no puede haber un memorando con sanción de forma aislada o intempestiva.