¿Qué es una orden de compra y cuál es su función?

En contabilidad, la orden de compra es un documento interno que una empresa emite para solicitar bienes o servicios a un proveedor. Su función principal es autorizar y formalizar la decisión de adquirir estos bienes o servicios, estableciendo los términos y condiciones de la compra, como especificaciones técnicas, cantidad, precio, fecha de entrega y condiciones de pago.

Funciones principales de la orden de compra:

Entre las funciones u objetivos de una orden de compra tenemos los siguientes:

• Control de compras: Garantiza que las adquisiciones sean autorizadas y registradas adecuadamente.
• Compromiso con el proveedor: Formaliza el acuerdo entre la empresa y el proveedor.
• Presupuesto y control de gastos: Permite a la empresa llevar un seguimiento de sus costos y compromisos financieros.
• Auditoría y verificación: Facilita la revisión interna y externa al proporcionar un historial de compras.

En resumen, la orden de compra es un documento interno que formaliza la decisión administrativa de adquirir bienes o servicios. Sirve como una instrucción para el departamento de compras y como un compromiso de la empresa con el proveedor. Además, permite un mejor control contable y presupuestario al registrar las compras antes de que se realicen los pagos.

La orden de compra se clasifica como un documento interno que no se registra en la contabilidad, y sirve sólo como elemento de control. Lo que se registra es la compra como tal una vez se formaliza.