¿Se puede eliminar una factura o documento equivalente cuando el cliente no la paga?

Las facturas o documentos equivalentes no pagados por el adquiriente no se pueden anular porque no corresponde al rechazo o devolución de un bien o servicio.

No se puede anular una factura o documento equivalente cuando el servicio vendido fue prestado efectivamente. No hay devolución puesto que el hecho económico se configuró completamente y no puede ser eliminado de la realidad económica y jurídica de la empresa. Hacerlo equivale legalmente a omitir ingresos.

La anulación procede cuando la transacción económica se reversa debido a que se devolvió el producto o el servicio no fue prestado, de modo que las cosas vuelven a su estado anterior mediante la anulación del documento respectivo, pero en el caso que se comenta, donde se presta el servicio pero el cliente no paga, no se puede anular el documento que soporta un ingreso causado y que puede ser cobrado jurídicamente.

No conocemos una norma específica que fije cuándo un documento equivalente se puede anular y cuándo no, pero el facturador de la Dian no establece como causal de anulación de un documento el impago por parte del cliente. Ningún facturador contempla esa causal de anulación.

Históricamente, las empresas de servicios públicos suelen arrastrar el saldo de facturas anteriores en sus nuevas emisiones. Esto no implica la anulación de las facturas previas, sino que se utiliza como un mecanismo de control o con fines informativos. Sin embargo, el suscriptor debe registrar en su contabilidad únicamente los valores correspondientes al período facturado, y no incluir las facturas anteriores no pagadas, ya que hacerlo generaría un doble registro.

Probablemente, el usuario o suscriptor está registrando en su contabilidad el valor total de la factura, incluyendo el saldo anterior adeudado, pero esto constituye un error contable de su parte. El adecuado tratamiento contable de estos valores es responsabilidad exclusiva del cliente o suscriptor.