Documentos no subsanables en los procesos de contratación publica

Anteriormente las Entidades del Estado tenían la cultura del formalismo en la presentación de las ofertas, por las cuales en el momento de las evaluaciones los proponentes eran inhabilitados de una forma indiscriminada e injustificadamente, nada era subsanable, porque los pliegos de condiciones que emitía la Entidad así lo expresaban.

Recientemente se cambió esa cultura de formalismo procedimental, gracias a los aportes de las jurisprudencias que deciden sobre las controversias contractuales, en los procesos de contratación pública, una de ellas es la sentencia de radicado No 13001-23-31-000-1999-00113-01 del 26 de Febrero de 2014, del Consejo de Estado, sala de lo contencioso administrativo, sección tercera, subsección C.

Respecto a lo anterior, la subsanación de los documentos presentados u omitidos en las ofertas, que presenten error, falta de firmas,  o que la Entidad requiera que el documento sea original como la certificación bancaria, o que los oferentes no los hayan presentado en el momento del cierre del proceso etc., son subsanables.

Las empresas que participaron con sus propuestas tienen la posibilidad de subsanar las mismas hasta la adjudicación del proceso y si es una subasta deberán allegar los documentos antes que inicie la misma, como lo expresa el artículo 5 en su  parágrafo 1 de la ley 1150 de 2007 así:

“La ausencia de requisitos o la falta de documentos referentes a la futura contratación o al proponente, no necesarios para la comparación de las propuestas no servirán de título suficiente para el rechazo de los ofrecimientos hechos. En consecuencia, todos aquellos requisitos de la propuesta que no afecten la asignación de puntaje, podrán ser solicitados por las entidades en cualquier momento, hasta la adjudicación. No obstante lo anterior, en aquellos procesos de selección en los que se utilice el mecanismo de subasta, deberán ser solicitados hasta el momento previo a su realización”.

Cuando el artículo anterior nos habla de “no necesarios para la comparación de las propuestas”, se refiere a que la mayoría de documentos se pueden subsanar, pero lo único que no se puede subsanar y que es motivo de inhabilitar de pleno a un oferente, son los documentos que mejoren su propuesta, como lo son; el valor de un ítem, un requisito que se le asigne puntaje, y los requerimientos de obligatorio cumplimiento como los es la ficha técnica, la cual  es la necesidad que requiere la Entidad, (bienes, servicios y obras).

Los documentos mencionados en el párrafo anterior, no se pueden subsanar porque la Entidad incurriría en una causal de mala práctica, al defraudar a los demás participantes quienes juiciosos presentaron bien su oferta, y aunado a esto ese oferente que subsane ya tiene conocimiento de las evaluaciones, las cuales contienen la calificación del puntaje de las ofertas, y de esta forma al subsanar es seguro que mejoraría el puntaje en el ítem o aspecto omitido, y sería probable que gane el proceso.

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