Respuestas a las observaciones en los procesos de selección, su alcance e importancia

Las respuestas a las observaciones son documentos expedidos por la entidad pública, los cuales buscan garantizar una participación en igualdad de condiciones a los interesados y una selección objetiva del contratista.

Su propósito esencial es servir de medio de comunicación formal desde la entidad pública hacia los interesados, para informar las apreciaciones y análisis efectuados a las dudas que presentan los proponentes, para su posible participación en el proceso de selección o su resultado en la evaluación de propuestas.

Luego de recibidas las observaciones, en las cuales se exponen los aspectos que impiden la participación o continuación en el proceso a un proponente, la entidad pública está en la obligación de dar respuesta puntual a cada una de las solicitudes.

Su importancia radica en que su contenido, está dirigido a:

  1. Aclarar algún requisito establecido, su alcance, la forma de acreditarlo o la razón por la cual es solicitado.
  2. Modificar el requisito o su forma de acreditarlo.
  3. Eliminar el requisito, luego de analizar si el mismo podría afectar la selección objetiva del contratista, antes de la recepción de propuestas.

El alcance de las respuestas de las observaciones, permite a las entidades públicas:

  1. Aceptar, parcial o totalmente, la observación presentada por los interesados, para lo cual podría efectuar una argumentación sumaria sobre la misma.
  2. Negar la solicitud efectuada por el proponente, siendo obligatoria una argumentación jurídica, técnica o financiera, según el caso que aplique, en el cual se explique las razones por las cuales no se acepta.

Es obligatorio para la entidad, argumentar las razones que impiden la aceptación de la observación, puesto que se podría estar limitando la pluralidad de oferentes y así afectando la selección objetiva del contratista.

No obstante, las respuestas a las observaciones son documentos de carácter informativo, es decir, dan a conocer los argumentos que se tuvieron en cuenta para modificar o mantener las condiciones estipuladas en el pliego de condiciones o su equivalente.

Finalmente, como buena práctica en los procesos contractuales, se resalta el hecho que la aceptación de las observaciones, parcial o totalmente, por parte de las entidades públicas, permite ampliar la posibilidad de recibir mayor cantidad de proponentes.

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