Notificación por estado en el procedimiento contencioso administrativo

La notificación por estado es la forma en que se dan a conocer a las partes los autos que no requieren notificación personal dentro de un proceso judicial. En el procedimiento contencioso administrativo la regula el artículo 201 de la Ley 1437 de 2011 (CPACA), que a partir de la Ley 2080 de 2021 dispone que esos estados se fijan de manera electrónica para consulta en línea. Veamos qué providencias se notifican por este medio, cómo opera y por qué no debe confundirse con la notificación electrónica.

Qué es la notificación por estado.

La notificación por estado es una forma de dar a conocer a las partes de un proceso ciertas decisiones adoptadas en él, cuya comunicación puede llevarse a cabo de esta manera sin necesidad de notificación personal.

Anteriormente, los estados los elaboraban los secretarios en una especie de cartelera fijada en las secretarías de los juzgados y tribunales, lo que obligaba a las partes a desplazarse a la sede judicial para enterarse de los movimientos del proceso. Con la entrada en vigencia de la Ley 1437 de 2011, y tras la reforma de la Ley 2080 de 2021, esos estados se fijan electrónicamente y permiten la consulta en línea con solo tener el número del proceso.

• Liquidador de pensiones en Colpensiones
• Guía Laboral 2026
• Proyección y planeación pensional

Qué providencias se notifican por estado.

Se notifican por estado los autos que no están sujetos al requisito de la notificación personal. Así lo establece el artículo 201 del CPACA:

«Los autos no sujetos al requisito de la notificación personal se notificarán por medio de anotación en estados electrónicos para consulta en línea bajo la responsabilidad del Secretario.»

Por el contrario, deben notificarse personalmente las providencias enlistadas en el artículo 198 del CPACA, entre ellas el auto que admite la demanda respecto del demandado, la primera providencia que se dicta frente a los terceros y el auto admisorio para el Ministerio Público. Las demás decisiones, por regla general, se notifican por estado.

Contenido del estado electrónico.

De acuerdo con el artículo 201 del CPACA, la anotación en el estado debe contener:

1. La identificación del proceso.
2. Los nombres del demandante y el demandado.
3. La fecha del auto y el cuaderno en que se halla.
4. La fecha del estado y la firma del secretario.

Con la reforma de la Ley 2080 de 2021, las notificaciones por estado se fijan virtualmente con inserción de la providencia, y ya no es necesario imprimirlas ni firmarlas por el secretario, ni dejar constancia con firma al pie de la providencia.

Cuándo se inserta el estado.

El estado se inserta al día siguiente de la fecha del auto que se pretende notificar, en los medios informáticos de la Rama Judicial, y permanece allí, en calidad de medio notificador, durante el respectivo día. A través del estado electrónico, las partes pueden consultar en línea los autos que se expidan en el proceso con solo tener su número.

La notificación por estado y el mensaje al correo electrónico.

El artículo 201 del CPACA, en el inciso modificado por el artículo 50 de la Ley 2080 de 2021, dispone que, además de fijar el estado electrónico, se enviará un mensaje de datos al canal digital de los sujetos procesales:

«Las notificaciones por estado se fijarán virtualmente con inserción de la providencia, y no será necesario imprimirlos, ni firmarlos por el secretario, ni dejar constancia con firma al pie de la providencia respectiva, y se enviará un mensaje de datos al canal digital de los sujetos procesales.»

Ahora bien, de acuerdo con nuestro criterio, y siguiendo la posición del Consejo de Estado, ese mensaje al correo electrónico o canal digital es un acto complementario que no constituye requisito indispensable para que la notificación se surta. La notificación por estado se entiende realizada con la sola anotación en el estado electrónico, de modo que el envío del mensaje de datos no condiciona su validez ni desplaza el momento en que quedan surtidos sus efectos.

Diferencia entre la notificación por estado y la notificación electrónica.

Conviene no confundir la notificación por estado (artículo 201) con la notificación por medios electrónicos (artículo 205 del CPACA). Son figuras distintas:

Notificación por estado (artículo 201).

Aplica a los autos que no requieren notificación personal. Se surte con la anotación en el estado electrónico; no le aplica el término de dos días de la notificación electrónica.

Notificación por medios electrónicos (artículo 205).

Aplica a las providencias que deben notificarse personalmente (artículo 198) y que se envían al canal digital. En este caso, la notificación se entiende realizada una vez transcurridos dos (2) días hábiles siguientes al envío del mensaje, y los términos empiezan a correr a partir del día siguiente.

Archivo y consulta de los estados.

De los estados fijados electrónicamente se conserva un archivo disponible para la consulta permanente en línea por cualquier interesado, por un término mínimo de diez (10) años. Por ello, en la sede judicial no es necesario llevar un libro físico de estados para consulta de los interesados, sin perjuicio de que cada juzgado disponga de equipos de acceso al público para su consulta.

A continuación respondemos las preguntas frecuentes de nuestros lectores.

• Liquidador de intereses judiciales y comerciales
• Guía de arrendamiento sin riesgo
• Guía de propiedad horizontal
• Liquidador de intereses propiedad horizontal