Notificación por estado en el proceso contencioso administrativo

La notificación por estado es la forma en que se dan a conocer a las partes los autos que no requieren notificación personal dentro de un proceso judicial. En el proceso contencioso administrativo la regula el artículo 201 de la ley 1437 de 2011 (CPACA), que, tras la reforma de la ley 2080 de 2021, ordena fijar los estados de forma electrónica, con la providencia insertada, y enviar además un mensaje al canal digital de los sujetos procesales. ¿Qué providencias se notifican por estado, cuándo quedan notificadas, desde cuándo corren los términos y por qué no debe confundirse con la notificación electrónica?

Qué es la notificación por estado.

Notificar es poner en conocimiento de las partes una decisión del juez, para que puedan cumplirla o controvertirla. La notificación por estado es una de esas formas: el secretario del despacho publica un listado, llamado estado, con los autos que se dictaron en los procesos.

Anteriormente, los estados se fijaban en una cartelera en la secretaría de los juzgados y tribunales, lo que obligaba a las partes a desplazarse a la sede judicial para enterarse de los movimientos del proceso. Con la ley 1437 de 2011, y sobre todo tras la ley 2080 de 2021, los estados se fijan electrónicamente y pueden consultarse en línea con el número del proceso.

Es una notificación judicial. No debe confundirse con la notificación de los actos administrativos, que realizan las entidades públicas en sus actuaciones y se rige por los artículos 65 a 73 del CPACA.

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Qué providencias se notifican por estado.

Se notifican por estado los autos que no están sujetos al requisito de la notificación personal. Así lo establece el inciso primero del artículo 201 del CPACA:

«Los autos no sujetos al requisito de la notificación personal se notificarán por medio de anotación en estados electrónicos para consulta en línea bajo la responsabilidad del Secretario. La inserción en el estado se hará el día siguiente al de la fecha del auto y en ella ha de constar:

1. La identificación del proceso.
2. Los nombres del demandante y el demandado.
3. La fecha del auto y el cuaderno en que se halla.
4. La fecha del estado y la firma del Secretario.»

Como la regla se define por exclusión, conviene saber qué providencias sí requieren notificación personal. Según el artículo 198 del CPACA, son las siguientes:

• Al demandado, el auto que admite la demanda.
• A los terceros, la primera providencia que se dicte respecto de ellos.
• Al Ministerio Público, el auto admisorio de la demanda, salvo que intervenga como demandante, y el auto admisorio del recurso en segunda instancia o del recurso extraordinario.
• Las demás para las cuales el código ordene expresamente la notificación personal.

Todas las demás decisiones que se dictan por escrito y fuera de audiencia, por regla general, se notifican por estado. Por ejemplo, el auto que admite la demanda se notifica por estado al demandante, según el numeral 1 del artículo 171 del CPACA. Las decisiones adoptadas en audiencia se notifican en estrados, y las sentencias tienen reglas propias en el artículo 203.

Cómo se fija el estado electrónico.

La ley 2080 de 2021 modificó el artículo 201 para simplificar el trámite y agregar el envío de un mensaje a las partes:

«Las notificaciones por estado se fijarán virtualmente con inserción de la providencia, y no será necesario imprimirlos, ni firmarlos por el secretario, ni dejar constancia con firma al pie de la providencia respectiva, y se enviará un mensaje de datos al canal digital de los sujetos procesales.»

De esta norma se desprenden tres reglas:

• Inserción de la providencia. El estado no se limita a enunciar el auto: debe incluir la providencia completa, para que las partes conozcan su contenido sin ir al despacho.
• Sin firma física. No es necesario imprimir el estado ni firmarlo, ni dejar constancia firmada al pie del auto.
• Mensaje al canal digital. Además de fijar el estado, el despacho envía un mensaje de datos al canal digital informado por cada sujeto procesal.

El estado se inserta el día siguiente a la fecha del auto y permanece en los medios informáticos de la Rama Judicial como medio notificador durante ese día. De los estados se conserva un archivo para consulta permanente en línea por un término mínimo de diez años.

Cuándo queda notificado el auto y desde cuándo corren los términos.

La notificación por estado se surte el día en que el auto se inserta en el estado electrónico. Los términos que concede el auto empiezan a correr al día siguiente de esa notificación.

Ejemplo: supongamos que un juez dicta el martes 22 de septiembre de 2026 un auto que niega una prueba. El estado se fija el miércoles 23 de septiembre, día en que queda notificado el auto. El término de tres días para apelarlo corre el jueves 24, el viernes 25 y el lunes 28, de modo que vence el lunes 28 de septiembre de 2026.

Ese término de tres días es el que fija el numeral 3 del artículo 244 del CPACA para interponer y sustentar la apelación contra los autos notificados por estado, como explicamos en el artículo sobre el recurso de apelación en lo contencioso administrativo.

El mensaje al canal digital no condiciona la notificación.

La duda más frecuente es si el auto queda notificado cuando se fija el estado o cuando llega el mensaje al correo. De acuerdo con nuestro criterio, y siguiendo la posición del Consejo de Estado, el mensaje al canal digital es un acto complementario que no constituye requisito para que la notificación se surta.

La notificación se entiende realizada con la sola anotación en el estado electrónico, de modo que el envío del mensaje no condiciona su validez ni desplaza el momento en que empiezan a correr los términos. Por eso no conviene esperar el correo: los estados deben revisarse todos los días.

Diferencia entre la notificación por estado y la notificación electrónica.

Conviene no confundir la notificación por estado con la notificación personal por medios electrónicos, que regulan los artículos 199 y 205 del CPACA. Sus diferencias son las siguientes:

La regla de los dos días hábiles es la que explica que el traslado de la demanda solo empiece a contarse después de ese plazo, como desarrollamos en el artículo sobre el traslado y la contestación de la demanda.

Los traslados electrónicos.

Relacionada con los estados está la regla del artículo 201A del CPACA, adicionado por la ley 2080 de 2021: los traslados se hacen de la misma forma en que se fijan los estados. Pero si una parte acredita haber enviado su escrito a los demás sujetos procesales por un canal digital, se prescinde del traslado por secretaría, que se entiende realizado a los dos días hábiles siguientes al envío.

Recomendaciones prácticas.

Como de la notificación por estado dependen términos cortos, la vigilancia del proceso es responsabilidad de las partes y sus apoderados:

1. Consultar los estados electrónicos del despacho todos los días hábiles, con el número del proceso.
2. No depender del mensaje al correo electrónico para contar los términos.
3. Mantener actualizado el canal digital informado en el proceso.
4. Descargar y conservar la providencia insertada en el estado, con la fecha de fijación.

Un auto que requiere a la parte para cumplir una carga también se notifica por estado, y dejarlo pasar puede terminar el proceso por desistimiento tácito.

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