Cómo sacar el promedio en una tabla dinámica de Excel

Por defecto, una tabla dinámica suma los valores numéricos que se arrastran al área de valores. Para que muestre el promedio, se cambia el resumen del campo en «Configuración de campo de valor». ¿Cómo se hace, cómo se combinan el promedio y la suma en la misma tabla, y cómo se saca el promedio en una tabla normal, sin tabla dinámica?

Cambiar la suma por el promedio.

Supongamos una base de nómina con el trabajador, el área, la ciudad, el cargo, el género, la edad y el salario, y una tabla dinámica con el área en las filas y el salario en los valores. Excel muestra «Suma de Salario». Para cambiarlo a promedio:

1. Hacer clic derecho sobre cualquier valor de la columna «Suma de Salario».
2. Elegir «Configuración de campo de valor». También se llega desde la flecha del campo en el área de valores del panel de campos.
3. En la pestaña «Resumir valores por», elegir «Promedio».
4. Opcionalmente, hacer clic en «Formato de número» para darle formato de miles sin decimales, y aceptar.

La columna pasa a llamarse «Promedio de Salario» y muestra el salario promedio de cada área. La fila de total general muestra el promedio de todos los trabajadores, no el promedio de los promedios de cada área.

Con el clic derecho también hay un acceso directo: «Resumir valores por», «Promedio».

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Mostrar el promedio y la suma al mismo tiempo.

Un mismo campo puede arrastrarse varias veces al área de valores. Si se arrastra el salario dos veces, aparecen dos columnas, «Suma de Salario» y «Suma de Salario2»; basta con cambiar la segunda a promedio. Del mismo modo pueden agregarse la cuenta, el máximo o el mínimo, que también están en «Configuración de campo de valor».

Para ver el promedio cruzado por dos variables, como área y género, se arrastra el área a las filas y el género a las columnas, con el salario en los valores resumido por promedio.

Errores y resultados inesperados.

Hay tres situaciones frecuentes que conviene conocer:

• El campo se resume como «Cuenta». Si la columna de origen tiene celdas con texto o vacías, Excel la trata como texto y la cuenta en lugar de sumarla. Hay que revisar que todos los valores sean números y no textos con apariencia de número.
• Aparece #¡DIV/0!. Ocurre cuando una combinación de filas y columnas no tiene datos numéricos, por ejemplo un área sin trabajadores de cierto género. En «Opciones de tabla dinámica», casilla «Para valores erróneos, mostrar», puede escribirse un texto o dejarse vacío.
• Se quiere promediar un campo de texto. No es posible: el promedio solo se calcula sobre números. Sobre un campo de texto, como el género, lo que puede hacerse es contar, con «Cuenta».

Una celda vacía en la base no se cuenta en el promedio; una celda con cero, sí. Si los ceros no representan un dato real, conviene dejarlos vacíos.

El promedio de una tabla dinámica no es ponderado.

El promedio que calcula la tabla dinámica es el promedio simple de las filas de la base que caen en cada grupo. Si se necesita un promedio ponderado, por ejemplo el precio promedio por unidades vendidas, se crea un campo calculado que divida la suma de los valores entre la suma de las unidades, desde «Analizar», «Campos, elementos y conjuntos», «Campo calculado». La diferencia entre ambos promedios se explica en el artículo sobre el promedio ponderado en Excel.

Promedio en una tabla sin tabla dinámica.

Si solo se necesita el promedio de una columna, no hace falta una tabla dinámica:

=PROMEDIO(G5:G44)

Para el promedio de un grupo, como el salario promedio del área de ventas, se usa PROMEDIO.SI, y para varios criterios, PROMEDIO.SI.CONJUNTO:

=PROMEDIO.SI(B5:B44;"Ventas";G5:G44)

=PROMEDIO.SI.CONJUNTO(G5:G44;B5:B44;"Ventas";E5:E44;"F")

Si el rango está convertido en tabla con Ctrl + T, puede activarse la fila de totales en «Diseño de tabla», «Fila de totales», y elegir «Promedio» en la lista desplegable de la columna. Excel escribe una fórmula SUBTOTAL que promedia solo las filas visibles cuando se aplica un filtro.

Estas funciones se explican en el artículo sobre las funciones condicionales en Excel.

Descargar la base de práctica.

El archivo tiene una base de 40 trabajadores ficticios en formato de tabla, lista para insertar una tabla dinámica, y una hoja con los mismos promedios calculados con PROMEDIO.SI y PROMEDIO.SI.CONJUNTO por área y por área y género, para comprobar el resultado de la tabla dinámica. Descargar archivo.

A continuación respondemos las preguntas frecuentes de nuestros lectores.

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