Cómo hacer un top 10 en Excel

Un top 10 es la lista de los diez mejores, o peores, resultados de una base de datos: los vendedores con más ventas, los clientes que más compran o los productos menos rotados. En Excel se arma con una tabla dinámica y su filtro «Diez mejores», con fórmulas que se actualizan solas o, en Microsoft 365, con una sola fórmula. ¿Cuál conviene y cómo se hace cada una?

Top 10 con una tabla dinámica.

Es la forma más rápida cuando hay que agrupar datos, por ejemplo sumar las ventas de cada vendedor a partir de un listado de facturas. Supongamos una base con el vendedor, la ciudad y el valor de cada venta:

1. Hacer clic en la base y elegir «Insertar», «Tabla dinámica», en una hoja nueva o existente.
2. Arrastrar el campo «Vendedor» a «Filas» y el campo «Ventas» a «Valores». Si aparece como «Cuenta de Ventas», cambiarlo a «Suma» en «Configuración de campo de valor».
3. Hacer clic en la flecha de «Etiquetas de fila» y elegir «Filtros de valor», «Diez mejores».
4. En la ventana, dejar «Superior», 10, «Elementos» y «Suma de Ventas», y aceptar.
5. Para ordenar, hacer clic derecho sobre un valor y elegir «Ordenar», «Ordenar de mayor a menor».

En la misma ventana se cambia «Superior» por «Inferior» para los diez peores, y el 10 por cualquier número para un top 5 o un top 20. También puede elegirse «Porcentaje», para los que suman el 10 % superior, o «Suma», para los que alcanzan un valor determinado.

Para contar en lugar de sumar, como los diez teléfonos con más llamadas en un registro, se deja el campo en «Cuenta». La tabla dinámica debe actualizarse (clic derecho, «Actualizar») cuando cambian los datos.

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Top 10 con fórmulas.

Cuando los datos ya están agrupados, un valor por persona, y se necesita que el top se actualice solo, se usan fórmulas. Supongamos veinte vendedores con su nombre en A5:A24 y sus ventas en C5:C24.

El enésimo valor más alto se obtiene con K.ESIMO.MAYOR, como se explica en el artículo sobre cómo sacar el valor mayor o menor en Excel. Para el primer puesto =K.ESIMO.MAYOR($C$5:$C$24;1), para el segundo con 2, y así hasta el 10. El problema es traer el nombre cuando dos vendedores tienen la misma venta, porque INDICE y COINCIDIR devuelven siempre el primero.

Puesto único para resolver los empates.

La solución es una columna auxiliar que asigne a cada vendedor un puesto que no se repita. En D5, copiada hacia abajo:

=JERARQUIA.EQV(C5;$C$5:$C$24;0)+CONTAR.SI($C$5:C5;C5)-1

JERARQUIA.EQV da el puesto según las ventas, y CONTAR.SI suma uno por cada vez que el mismo valor ya apareció más arriba. Si dos vendedores empatan en el séptimo lugar, el primero recibe el 7 y el segundo, el 8.

La lista del top.

Con los números del 1 al 10 en F5:F14, el nombre y las ventas de cada puesto se traen con INDICE y COINCIDIR sobre la columna auxiliar:

=INDICE($A$5:$A$24;COINCIDIR(F5;$D$5:$D$24;0))

=INDICE($C$5:$C$24;COINCIDIR(F5;$D$5:$D$24;0))

Al cambiar una venta, el top se reordena solo. Para los diez peores se usa 1 en lugar de 0 en el último argumento de JERARQUIA.EQV.

Top 10 con una sola fórmula en Microsoft 365.

En Microsoft 365, ORDENARPOR ordena la tabla por las ventas de mayor a menor, y TOMAR se queda con las diez primeras filas:

=TOMAR(ORDENARPOR(A5:C24;C5:C24;-1);10)

La fórmula se escribe en una celda y llena diez filas con el nombre, la ciudad y las ventas. Los empates se resuelven solos, porque cada fila se devuelve completa. Con 1 en lugar de -1 se obtienen los diez menores.

Resaltar los diez mejores sin moverlos.

Si no se necesita una lista aparte, sino ver los mejores dentro de la tabla, se selecciona la columna de ventas y se elige «Inicio», «Formato condicional», «Reglas superiores e inferiores», «10 superiores». El número puede cambiarse, y con «10 inferiores» se resaltan los peores. Del mismo modo, en una tabla con filtro, la flecha de la columna ofrece «Filtros de número», «Diez mejores», que oculta las demás filas.

Descargar el ejemplo en Excel.

El archivo tiene dos hojas. «Top 10» tiene veinte vendedores con un empate, la columna de puesto único, el top armado con INDICE y COINCIDIR, cuyo tamaño se cambia en una celda, y los diez mejores resaltados con formato condicional. «Top 10 (365)» tiene la fórmula con ORDENARPOR y TOMAR. Descargar archivo.

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