Liquidador de nómina en línea

Instrucciones para el correcto diligenciamiento de la nómina.

Para liquidar correctamente la nómina haciendo uso de esta herramienta, debe diligenciar los datos según las siguientes instrucciones.

Periodo de la nómina.

El periodo de liquidación puede ser mensual o quincenal. Por defecto es mensual. Si elige quincenal los distintos conceptos se liquidarán bon base a 15 días.

Fracción de mes.

Si el trabajador no laboró el mes completo, debe seleccionar la opción de fracción de mes, y luego debe responder si el trabajador terminó el contrato en el transcurso del mes, o si inició el contrato en el transcurso del mes.

No es lo mismo terminar el contrato el 20 del mes que iniciarlo el 20 del mes, por lo que es necesario que marque esas opciones, y además indique la fecha en que ocurrió el hecho seleccionado, es decir, la el día del mes que se terminó el contrato o se inició, según corresponda, que la herramienta determinará la fracción de mes o de quincena correspondiente según la fecha ingresada.

En el caso de la nómina quincenal el sistema automáticamente determina la fracción de la quincena a partir de la fecha indicada por el usuario para el inicio o el fin del contrato.

Por ejemplo, si el contrato terminó el 20 del mes y se tiene una nómina quincenal, la fracción de quincena va desde el 16 hasta el 20, inclusive, por lo que la fracción será de 5 días.

Si el contrato inició el 10 del mes, la fracción irá del 10 al 15 del mes, es decir, 6 días porque se incluye el día en que inicia el contrato y el último día de la quincena.

La fracción de mes se liquida con base a un año de 360 días y un mes laboral de 30 días, como lo dispone la doctrina.

Salario.

Se debe ingresar el salario acorde al periodo de la nómina elegido. En el caso de la nómina quincenal, debe ingresar el salario que se paga por quincena, no el salario mensual, pues la herramienta no divide el salario entre 2.

Si el trabajador tiene un salario quincenal de $2.000.000, debe colocar ese valor y no $4.000.000 que es el salario mensual equivalente.

En la fracción de mes o quincena debe colocar el salario completo del mes o la quincena, que el sistema se encarga de calcular la proporción según los días trabajados en la fracción respectiva.

Comisiones.

Ingrese el valor de las comisiones que el trabajador haya devengado en el mes o quince respectiva. La herramienta no prorratea este concepto en caso de la nómina quincenal.

Recargo nocturno ordinario.

El recargo nocturno ordinario se debe incluir de forma separada en razón a que hace parte de la base para liquidar la provisión de las vacaciones, debido a a que remunera la jornada ordinaria del trabajador.

Trabajo extra o suplementario.

El trabajo extra o suplementario es factor salarial que se tiene en cuenta para todos los conceptos excepto para el cálculo de la provisión de vacaciones.

Trabajo dominical y festivo.

El trabajo dominical y festivo se excluye de la base para liquidar la provisión de vacaciones, y se incluye en el cálculo de todos los demás conceptos como prestaciones sociales y seguridad social.

Auxilio de transporte.

El auxilio de transporte está agregado por defecto, y si el trabajador no tiene derecho a él, suprímalo y deje el valor en cero.

Le corresponde al usuario determinar si el trabajador tiene o no derecho al auxilio de transporte, considerando que se debe otorgar a quienes tenga un salario igual o inferior a 2 salarios mínimos, y si el trabajador supera ese monto con conceptos como trabajo extra, dominical o festivo, aún sigue teniendo derecho al auxilio de transporte en razón a que se toma como referencia únicamente los pagos que remuneran la jornada laboral ordinaria. Esa validación no la hace la herramienta.

En la nómina quincenal debe ingresar el valor completo del auxilio de transporte que la herramienta lo dividirá en 2 para efecto de los cálculos pertinentes.

Igualmente, en la fracción de mes, ya sea de periodo mensual o quincenal, se ingresa el auxilio completo que la herramienta hará los cálculos pertinentes.

Exención de aportes parafiscales.

Debe indicar si el empleador está o no exento de aportes parafiscales, exención que aplica siempre que el trabajador no devenga más de 10 salarios mínimos, y si el salario supera ese monto, los aportes parafiscales y de salud se liquidarán incluso si ha elegido exento.

La exención en los aportes parafiscales se determina con base al salario mensual, de modo que en el caso de liquidar la nómina quincenal, los valores correspondientes se multiplican por 2 para determinar teóricamente si habrá o no exención, por lo que se trata de un cálculo provisional que debe ser verificado a fin de mes, puesto que no hay seguridad de que la segunda quincena tenga los mismos valores que la primera o viceversa, y sólo al totalizar el ingreso mensual se puede saber con certeza si hay exención o no.

Nivel de riesgo.

Debe elegir el nivel de riesgo que tiene la actividad económica que desarrolla el trabajador, en razón a que entre más alto es el riesgo mayor es la cotización por riesgos laborales.

Otros aspectos a tener en cuenta.

Además de los aspectos anteriores, hay otros que se deben considerar de forma general.

Aportes al fondo de solidaridad pensional.

Estos aportes están a cargo de los trabajadores que devengan más de 4 salarios mínimos mensuales, es decir, cuando la base de cotización supera dicho monto.

Son calculados automáticamente por la herramienta, y para el caso de la nómina quincenal, el valor quincenal se multiplica por 2 para efecto de determinar el porcentaje que a fin de mes le correspondería.

Este valor debe ser verificado a fin de mes cuando se tenga certeza sobre el salario mensual, que no necesariamente es igual a la primera quincena multiplicado por 2. Además, el porcentaje se calcula con el monto proyectado mensual, no con el valor efectivo de la quincena, porque el porcentaje puede cambiar en caso que se supere el rango previsto, por lo que este cálculo es provisional hasta tanto no se conozca el salario mensual real. Por ejemplo, un salario quincenal de $10.000.000 tendría un aporte del 1% si hiciéramos el cálculo de forma individual, pero en realidad es del 1.4% porque el salario mensual equivale a $20.000.000, por lo que el cálculo quincenal, en este ejemplo, se hará con el valor mensual esperado, en este caso, el 1.4%

Además, la multiplicación por 2 del valor de la quincena es puramente teórico y no se refleja sino en el aporte al fondo de solidaridad pensional al definir provisionalmente el porcentaje adicional, pero no se refleja en los demás conceptos.

Nómina quincenal.

En la nómina quincenal se liquidan todos los conceptos como si fuera mensual con base a los valores que se ingreses.

Como ya señalamos, se deben ingresar los valores reales que devengue el trabajador en cada quincena, y no el valor mensual divido entre 2. El auxilio de transporte se ingresa completo.

Precisiones sobre la fracción de mes.

Cuando hay fracción de mes o de quincena, el salario se liquida según los días trabajados en el periodo respecto con base al salario ingresado, pero los demás conceptos como comisiones, horas extras y demás, no se prorratean en razón a que se deben ingresar los valores que efectivamente el trabajador ha devengado hasta el día, o desde el día en que trabajó, puesto que el tratarse de conceptos que no son fijos y ni seguros, no se puede asumir que se hubieran devengado.

Por ello, en los conceptos diferentes al salario y al auxilio de transporte, que también se ingresa completo, se deben ingresar según el valor efectivamente devengado por el trabajador en la fracción correspondiente, como las comisiones, horas extras y recargos dominicales y festivos.

En la fracción de mes la herramienta individualiza el número de días que se liquidaron del mes o de la quincena, y el valor de cada día, valor que se determina dividiendo el salario entre el número de días del periodo; 30 para mensual y 15 para quincenal. Los demás pagos, como ya se anotó, se ingresarán al liquidador según lo efectivamente devengado en la fracción correspondiente y no se prorratean.

La exención de aportes y el porcentaje de aporte al fondo de solidaridad pensional se determina con el salario efectivamente devengado en la fracción de mes o quincena, de manera que si, por ejemplo, el trabajador no estaba exento de parafiscales con el salario del mes completo, sí lo estará con la fracción de periodo si el monto total queda por debajo de los 10 salarios mínimos. Igual ocurre con el porcentaje de aportes al fondo de solidaridad pensional.