Ciclo PHVA: qué es, sus cuatro etapas y ejemplo

El ciclo PHVA es una herramienta de mejora continua que consiste en cuatro pasos: planear, hacer, verificar y actuar. En inglés se conoce como PDCA (plan, do, check, act) y también como ciclo de Deming. Se aplica una y otra vez sobre un proceso para mejorarlo de forma gradual. Es la base de las normas ISO de sistemas de gestión y, en Colombia, del sistema de gestión de seguridad y salud en el trabajo. ¿Qué se hace en cada etapa y cómo se aplica?

Qué es el ciclo PHVA.

El ciclo PHVA es un método para mejorar un proceso, un producto o un servicio de manera ordenada. En lugar de hacer cambios improvisados, propone planear una mejora, ponerla a prueba, verificar si funcionó y, según el resultado, adoptarla o corregirla. Luego el ciclo vuelve a empezar, con una nueva mejora.

Por eso se representa como un círculo o una rueda: no tiene un final, sino que cada vuelta deja el proceso un poco mejor que antes. A esa idea se le llama mejora continua.

Su lógica es la misma del proceso administrativo, planear, ejecutar y controlar, pero aplicada de forma práctica y repetida a la mejora de los procesos.

Origen del ciclo PHVA.

La idea del ciclo proviene del estadístico estadounidense Walter Shewhart, que en las décadas de 1920 y 1930 lo propuso para el control de la calidad en la industria. William Edwards Deming lo difundió en Japón desde 1950, donde se convirtió en una de las bases del movimiento de la calidad total, y por eso se le conoce también como ciclo de Deming.

Deming prefería llamar a la tercera etapa «estudiar» en lugar de «verificar», porque quería destacar que no se trata solo de revisar si se cumplió, sino de aprender de los resultados. Por eso a veces se habla también del ciclo PDSA.

Las cuatro etapas del ciclo PHVA.

Estas son las etapas del ciclo y lo que se hace en cada una:

Planear.

Es la etapa más importante, porque de ella dependen las demás. Consiste en definir qué se quiere mejorar, por qué, qué objetivo se busca y cómo se va a lograr. Una herramienta útil para planear es la técnica 5W2H, que responde siete preguntas: qué, por qué, cuándo, dónde, quién, cómo y cuánto.

Conviene escuchar a los trabajadores que conocen el proceso, porque son quienes mejor identifican los problemas y sus causas.

Hacer.

Es ejecutar lo planeado. Se recomienda hacerlo primero a pequeña escala, como una prueba piloto, para detectar problemas antes de aplicar el cambio a toda la organización. En esta etapa también se registran los datos que servirán para verificar.

Verificar.

Consiste en medir los resultados de lo que se hizo y compararlos con los objetivos planeados. Para eso se necesitan indicadores definidos desde la planeación. La pregunta es si la mejora funcionó y por qué.

Actuar.

Según lo que se aprendió al verificar, se toman decisiones. Si la mejora funcionó, se estandariza: se incorpora a los procedimientos, se capacita al personal y se define cómo mantenerla. Si no funcionó, se analizan las causas, se corrige el plan y se inicia un nuevo ciclo.

Ejemplo del ciclo PHVA.

Supongamos un restaurante que recibe quejas porque los domicilios tardan demasiado.

• Planear: mide el tiempo actual de entrega, que es de 55 minutos en promedio, y se fija el objetivo de bajarlo a 40. Analiza las causas y descubre que la mayor demora está en la preparación de los pedidos en las horas pico. Decide preparar con anticipación algunos ingredientes y asignar una persona exclusiva para los domicilios entre las 12:00 y las 2:00 de la tarde.
• Hacer: aplica el cambio durante dos semanas y registra el tiempo de cada pedido.
• Verificar: el tiempo promedio bajó a 44 minutos. Mejoró, pero no alcanzó la meta. Al revisar los datos, encuentra que los repartidores esperan porque los pedidos no se agrupan por zona.
• Actuar: estandariza la preparación anticipada y la persona exclusiva, que funcionaron, y planea un nuevo ciclo para agrupar los pedidos por zona.

Cada vuelta del ciclo acerca al restaurante a su objetivo y deja una mejora incorporada a su forma de trabajar.

El ciclo PHVA en los sistemas de gestión.

El ciclo PHVA es la base de las normas internacionales de sistemas de gestión, como la ISO 9001, de gestión de la calidad, y la ISO 14001, de gestión ambiental, cuya estructura sigue sus cuatro etapas.

En Colombia, además, el decreto 1072 de 2015, que reúne las normas del sector trabajo, establece que el sistema de gestión de la seguridad y salud en el trabajo que deben tener los empleadores se basa en el ciclo PHVA, y lo define como un procedimiento lógico y por etapas que permite el mejoramiento continuo.

Una de sus enseñanzas más valiosas es que los problemas suelen estar en los procesos, no en las personas. Es frecuente culpar a los trabajadores por los malos resultados, cuando lo que falla es la forma en que está diseñado el trabajo. El ciclo PHVA dirige la atención hacia los procesos, y por eso requiere el compromiso de la dirección.

A continuación respondemos las preguntas frecuentes de nuestros lectores.