Las técnicas de auditoría son los métodos con los que el auditor obtiene evidencia, como la inspección, la confirmación o el recálculo, y los procedimientos son la combinación de esas técnicas aplicada a una cuenta o a un proceso. En Colombia se rigen por las Normas Internacionales de Auditoría, NIA, incorporadas en el anexo 4 del decreto 2420 de 2015, que son obligatorias para los revisores fiscales de las entidades grandes según su artículo 1.2.1.2. ¿Cuáles son las técnicas, cómo se diseñan los procedimientos y qué deben contener los papeles de trabajo?
Técnicas y procedimientos: diferencia.
La técnica es la herramienta; el procedimiento es el uso que se le da en un caso concreto. Contar el efectivo de una caja es una técnica, la inspección física; el procedimiento es el conjunto de pruebas que el auditor diseña para concluir que el saldo de caja es correcto, que puede incluir el arqueo, la revisión de los comprobantes y el cruce con los registros.
Ambos persiguen lo mismo: obtener evidencia suficiente y adecuada para fundamentar la opinión del auditor. Si las técnicas se eligen mal o se aplican de forma deficiente, la auditoría no cumple las normas y la opinión carece de soporte.
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Técnicas de auditoría.
La NIA 500 describe los procedimientos con los que el auditor obtiene evidencia. Las técnicas que los componen son las siguientes:
| Técnica | En qué consiste | Ejemplo |
|---|---|---|
| Inspección | Examinar documentos, registros o activos físicos | Revisar facturas de compra o verificar la existencia de una máquina |
| Observación | Presenciar un proceso o procedimiento mientras lo ejecutan otros | Presenciar el conteo del inventario físico |
| Indagación | Obtener información de personas de dentro o fuera de la entidad | Entrevistar al jefe de cartera sobre los clientes morosos |
| Confirmación externa | Obtener una respuesta directa y escrita de un tercero | Solicitar a los bancos certificación de los saldos |
| Recálculo | Comprobar la exactitud aritmética de documentos o registros | Recalcular la depreciación o la liquidación de nómina |
| Reejecución | Ejecutar de forma independiente un control o procedimiento de la entidad | Rehacer una conciliación bancaria |
| Procedimientos analíticos | Evaluar la información mediante relaciones plausibles entre datos | Comparar el gasto de nómina con el número de empleados y el salario promedio |
La indagación, por sí sola, casi nunca es suficiente: sus respuestas deben corroborarse con otras técnicas. En cambio, la confirmación externa suele ser una de las evidencias más fiables, porque proviene de un tercero independiente.
Procedimientos de auditoría.
Las NIA organizan los procedimientos según el propósito que cumplen en el trabajo:
- Procedimientos de valoración del riesgo. Buscan conocer la entidad, su entorno y su control interno para identificar dónde pueden existir errores materiales, según la NIA 315.
- Pruebas de controles. Evalúan si los controles de la entidad funcionan de forma eficaz para prevenir o detectar errores, según la NIA 330.
- Procedimientos sustantivos. Buscan detectar errores materiales en las cifras. Pueden ser pruebas de detalle, sobre transacciones y saldos concretos, o procedimientos analíticos sustantivos.
Como regla, cuanto mayor es el riesgo evaluado de una cuenta, más evidencia sustantiva necesita el auditor y más confiable debe ser esa evidencia.
Naturaleza, oportunidad y extensión.
Al diseñar cada procedimiento, el auditor decide tres aspectos, según la NIA 330:
- Qué tipo de procedimiento aplica: prueba de control o sustantiva, y con qué técnica.
- Cuándo lo aplica: en una fecha intermedia, al cierre o después del cierre.
- Extensión. Cuánto lo aplica: el tamaño de la muestra o el número de observaciones.
Supongamos que el auditor evalúa como alto el riesgo de sobrevaloración de la cartera. Puede decidir confirmar directamente con los clientes (naturaleza), hacerlo con saldos al cierre del año (oportunidad) y seleccionar todos los saldos superiores a cierto monto más una muestra del resto (extensión).
Conocimiento de la entidad.
Para valorar el riesgo, el auditor necesita entender qué hace la entidad, cómo lo hace, quiénes son sus clientes y proveedores y quién toma las decisiones. Esa información se obtiene principalmente mediante entrevistas con la dirección, revisión de documentos y observación de las operaciones.
Algunas firmas usan herramientas de diagnóstico organizacional, como el TASCOI, que ordena la información en transformación, actores, suministradores, clientes, dueños e intervinientes. Son útiles como apoyo, pero no sustituyen los procedimientos de valoración del riesgo que exige la NIA 315.
Pruebas de cumplimiento, sustantivas y de doble propósito.
En el lenguaje de la práctica, los procedimientos se ejecutan mediante pruebas, y conviene distinguir las dos clases que se aplican sobre una misma muestra:
- Pruebas de cumplimiento. Buscan comprobar que los controles de la entidad existen y operan: que las facturas se autorizan, que los arqueos se practican, que las conciliaciones se hacen y quedan firmadas. Su resultado no es una cifra sino una conclusión sobre el control.
- Pruebas sustantivas. Buscan detectar errores en las cifras: que el inventario listado existe y está bien valorado, que la provisión de cartera es adecuada, que el saldo de bancos corresponde al extracto conciliado.
Una misma muestra puede servir para las dos cosas. Al revisar un grupo de facturas, el auditor puede verificar que llevan la autorización exigida por el procedimiento interno, que es una prueba de cumplimiento, y al mismo tiempo que los valores registrados son correctos, que es una prueba sustantiva.
Eso es una prueba de doble propósito, y su ventaja es la eficiencia: con el mismo trabajo se obtiene evidencia sobre el control y sobre el saldo.
De acuerdo con nuestro criterio, el doble propósito no debe llevar a confundir las conclusiones: la evidencia sobre el control sirve para decidir el alcance de las pruebas sustantivas, y si el control falla, la muestra debe ampliarse aunque las cifras revisadas estuvieran correctas.
Papeles de trabajo o documentación de auditoría.
Los papeles de trabajo, que las NIA llaman documentación de auditoría, son el registro de los procedimientos aplicados, la evidencia obtenida y las conclusiones alcanzadas. La NIA 230 exige que sean suficientes para que un auditor experimentado, sin relación previa con el encargo, entienda qué se hizo, qué se encontró y por qué se concluyó lo que se concluyó.
Cumplen varias funciones: sustentan el informe o dictamen, permiten la supervisión y revisión del trabajo, sirven de guía para auditorías posteriores y constituyen la prueba de que la auditoría se hizo conforme a las normas si el trabajo es cuestionado.
Cada papel de trabajo debe identificar la entidad, el periodo y el área revisada, el objetivo del procedimiento y la fuente de la información, quién lo preparó y quién lo revisó, las referencias cruzadas con las demás cédulas, las marcas utilizadas y la conclusión del auditor. Su organización en archivo permanente y archivo corriente, y las clases de cédulas, las desarrollamos en el artículo sobre los papeles de trabajo y las planillas sumarias.
Los papeles de trabajo no deben ser una copia de la contabilidad, de los estados financieros ni de la auditoría del año anterior: deben mostrar el trabajo del auditor, no reproducir el de la entidad.
Propiedad, reserva y conservación.
Los papeles de trabajo son propiedad del auditor, porque son la prueba de su trabajo, pero contienen información de la entidad que está protegida por la reserva profesional. El contador público no puede revelarla sin autorización, salvo en los casos que la ley exige, según el código de ética de la profesión incorporado en el anexo 4 del decreto 2420 de 2015 y la ley 43 de 1990.
Las normas de control de calidad exigen conservarlos por un periodo no inferior a cinco años desde la fecha del informe del auditor, o un plazo mayor si la ley lo exige.
Quiénes deben aplicar las NIA.
El artículo 1.2.1.2 del decreto 2420 de 2015 hace obligatorias las NIA para los revisores fiscales de las entidades del Grupo 1 y de las entidades del Grupo 2 que tengan más de 30.000 SMMLV de activos o más de 200 trabajadores, así como para los que dictaminen estados financieros consolidados de esas entidades.
Los revisores fiscales de las demás entidades aplican las normas de auditoría generalmente aceptadas del artículo 7 de la ley 43 de 1990, aunque pueden aplicar voluntariamente las NIA. Los contadores independientes que hacen auditorías distintas de la revisoría fiscal aplican las NIA según el artículo 1.2.1.8 del mismo decreto.
La clasificación de las entidades en grupos la explicamos en el artículo sobre los grupos NIIF.
Preguntas frecuentes.
A continuación respondemos las preguntas frecuentes de nuestros lectores.
¿Cuáles son las técnicas de auditoría?
La inspección, la observación, la indagación, la confirmación externa, el recálculo, la reejecución y los procedimientos analíticos, según la NIA 500.
¿Qué diferencia hay entre técnica y procedimiento de auditoría?
La técnica es el método para obtener evidencia; el procedimiento es la combinación de técnicas aplicada a una cuenta o proceso concreto para alcanzar un objetivo de auditoría.
¿Qué son los procedimientos sustantivos?
Son los procedimientos diseñados para detectar errores materiales en las cifras. Incluyen las pruebas de detalle y los procedimientos analíticos sustantivos.
¿Qué son los papeles de trabajo?
Son la documentación de la auditoría: el registro de los procedimientos aplicados, la evidencia obtenida y las conclusiones del auditor.
¿A quién pertenecen los papeles de trabajo?
Al auditor, pero la información de la entidad que contienen está protegida por la reserva profesional.
¿Todos los revisores fiscales deben aplicar las NIA?
No. Son obligatorias para los revisores fiscales de las entidades del Grupo 1 y de las del Grupo 2 con más de 30.000 SMMLV de activos o más de 200 trabajadores. Los demás pueden aplicarlas de forma voluntaria.
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