Proceso administrativo: qué es, etapas y ejemplo

El proceso administrativo es la secuencia de funciones que realiza la administración para alcanzar los objetivos de una organización: planear, organizar, dirigir y controlar. Lo describió Henri Fayol a comienzos del siglo XX, y sus etapas forman un ciclo que se repite, porque el control de los resultados alimenta la siguiente planeación. Se aplica a cualquier organización, desde una gran empresa hasta un negocio familiar. ¿Qué se hace en cada etapa y cómo se aplica en la práctica?

Qué es el proceso administrativo.

Toda organización tiene objetivos y recursos limitados para alcanzarlos: personas, dinero, tiempo, materiales. El proceso administrativo es la forma ordenada de usar esos recursos: primero se decide qué se quiere lograr y cómo, después se distribuyen las tareas, luego se pone en marcha el trabajo y, finalmente, se revisa si se lograron los resultados.

Se llama proceso porque sus etapas están relacionadas y siguen un orden lógico, aunque en la práctica se superponen: mientras se ejecuta un plan, ya se está controlando y ajustando. Y es un ciclo, porque lo que se aprende al controlar sirve para planear mejor la siguiente vez. No debe confundirse con los principios de la administración, que son las reglas que orientan cómo cumplir esas funciones.

Origen del proceso administrativo.

El proceso administrativo fue descrito por Henri Fayol, un ingeniero francés que dirigió durante décadas la empresa minera y metalúrgica Commentry-Fourchambault-Decazeville. En 1916 publicó Administración industrial y general, donde distinguió seis funciones de toda empresa: técnica, comercial, financiera, de seguridad, contable y administrativa.

Para Fayol, la función administrativa es la que coordina las demás, y la dividió en cinco elementos: prever, organizar, mandar, coordinar y controlar. Con el tiempo, los autores posteriores los agruparon en las cuatro etapas que se enseñan hoy: planeación, organización, dirección y control. Algunos textos agregan otras, como la integración del personal, pero el esquema de cuatro es el más difundido.

Etapas del proceso administrativo.

Estas son las cuatro etapas y lo que se hace en cada una:

Las dos primeras etapas se conocen como la fase mecánica, porque definen lo que se va a hacer, y las dos últimas como la fase dinámica, porque se refieren a la ejecución.

Planeación.

Es la etapa en la que se decide hacia dónde va la organización y cómo va a llegar. Parte de un diagnóstico de la situación, que puede hacerse con herramientas como la matriz DOFA, y termina en objetivos concretos y planes para alcanzarlos.

La planeación debe ser realista y basarse en información: cuánto se puede vender, cuánto cuesta producir, qué recursos se necesitan y cuándo. En una empresa, suele traducirse en planes concretos, como el presupuesto de ventas, el plan de producción, el flujo de caja y el plan de financiación, que hacen parte de la planificación financiera.

Los objetivos deben ser claros y medibles, porque de lo contrario no se podrán controlar después. Lo explicamos en el artículo sobre los objetivos específicos.

Organización.

Una vez definido qué se va a hacer, hay que establecer quién lo hace y con qué. La organización consiste en dividir el trabajo en tareas, agruparlas en cargos y áreas, definir quién tiene autoridad sobre quién, y asignar los recursos a cada área.

El resultado suele representarse en un organigrama y en los manuales de funciones. Una buena organización evita que dos personas hagan lo mismo, que una tarea quede sin responsable o que alguien reciba órdenes contradictorias.

Dirección.

Es la etapa en la que se pone en marcha lo planeado y organizado. Dirigir consiste en guiar a las personas para que hagan su trabajo y lo hagan bien: dar instrucciones, motivar, comunicar, resolver conflictos y tomar decisiones sobre la marcha.

Para dirigir, el administrador se apoya en la autoridad de su cargo, pero sobre todo en su capacidad de liderazgo e influencia. La forma de dirigir depende en buena parte de cómo el directivo concibe a los trabajadores, como explicamos en el artículo sobre las teorías X y Y de McGregor.

Control.

Controlar es verificar que lo que se hizo corresponda con lo que se planeó y, si no, corregirlo. El control tiene tres pasos: establecer indicadores o estándares, medir los resultados y compararlos con lo planeado, y tomar acciones correctivas cuando hay diferencias.

El control no debe hacerse solo al final. Puede ser previo, antes de empezar una actividad, como revisar la calidad de las materias primas; concurrente, durante la ejecución, como supervisar la producción; o posterior, al terminar, como analizar los estados financieros del periodo.

Lo que se aprende en el control se convierte en la base de la siguiente planeación, y así el proceso vuelve a empezar. Una herramienta práctica basada en esa lógica de mejora continua es el ciclo PHVA.

Ejemplo del proceso administrativo.

Supongamos que una panadería de barrio quiere aumentar sus ventas un 20% en seis meses. Así aplicaría el proceso administrativo:

• Planeación: analiza su situación, identifica que muchos clientes pasan temprano rumbo al trabajo y decide abrir una hora antes y ofrecer un combo de desayuno. Calcula cuánto debe producir, cuánto le costará y cuánto espera vender cada mes.
• Organización: asigna a un empleado el turno de apertura, define quién prepara los combos y compra una nevera para exhibirlos.
• Dirección: explica al equipo el nuevo plan, motiva a los empleados con una bonificación si se cumple la meta y resuelve los problemas del primer mes.
• Control: registra las ventas de cada semana, las compara con la meta y descubre que el combo se vende bien, pero sobra pan al final del día. Ajusta la producción y, para el siguiente semestre, planea con esa información.

El mismo proceso sirve para cualquier objetivo, desde un proyecto pequeño hasta la estrategia de una gran empresa, e incluso para las metas personales: coronar una montaña, por ejemplo, exige planear la ruta, organizar el equipo, dirigir el ascenso y controlar el avance en cada etapa.

Importancia del proceso administrativo.

Seguir el proceso administrativo tiene ventajas claras para cualquier organización:

• Los objetivos quedan definidos y todos saben hacia dónde se va.
• Los recursos se usan mejor, porque se asignan según un plan.
• Se reducen las decisiones improvisadas y los imprevistos.
• Se pueden detectar y corregir los problemas a tiempo.
• La organización aprende y mejora en cada ciclo.

Por eso es la base de la enseñanza de la administración y la estructura sobre la que se construyen herramientas más específicas de gestión.

A continuación respondemos las preguntas frecuentes de nuestros lectores.