Seguridad y salud en el trabajo: obligaciones del empleador y del trabajador en el SG-SST

El Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo debe implementarlo todo empleador desde el primer trabajador, sin importar si lo vincula por contrato de trabajo, de prestación de servicios o comercial, conforme al artículo 2.2.4.6.1 del decreto 1072 de 2015. No implementarlo o hacerlo a medias puede costar hasta 500 salarios mínimos mensuales, y hasta 1.000 si muere un trabajador. ¿Qué obligaciones concretas impone al empleador y cuáles al trabajador?

Qué es el SG-SST.

El artículo 2.2.4.6.3 del decreto 1072 de 2015 define el sistema así:

«El Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo (SG-SST) consiste en el desarrollo de un proceso lógico y por etapas, basado en la mejora continua y que incluye la política, la organización, la planificación, la aplicación, la evaluación, la auditoría y las acciones de mejora con el objetivo de anticipar, reconocer, evaluar y controlar los riesgos que puedan afectar la seguridad y la salud en el trabajo.»

Y el artículo 2.2.4.6.2 define la disciplina que lo sustenta:

«La Seguridad y Salud en el Trabajo (SST) es la disciplina que trata de la prevención de las lesiones y enfermedades causadas por las condiciones de trabajo, y de la protección y promoción de la salud de los trabajadores. Tiene por objeto mejorar las condiciones y el medio ambiente de trabajo, así como la salud en el trabajo, que conlleva la promoción y el mantenimiento del bienestar físico, mental y social de los trabajadores en todas las ocupaciones.»

La diferencia práctica entre ambos conceptos es sencilla: la seguridad y salud en el trabajo es la materia; el SG-SST es el sistema con que esa materia se gestiona dentro de la empresa, con política, plan de trabajo, indicadores y mejora continua.

Desde cuántos trabajadores se debe implementar.

Desde el primero. El decreto 1072 de 2015 no fija un número mínimo de trabajadores, de modo que la obligación nace con el primer vinculado.

El artículo 2.2.4.6.1 precisa además que el sistema cobija a todos los empleadores y contratantes, y a todas las formas de vinculación:

• Empleadores públicos y privados.
• Contratantes de personal bajo modalidad de contrato civil, comercial o administrativo.
• Organizaciones de economía solidaria y del sector cooperativo.
• Empresas de servicios temporales.

La cobertura se extiende a los trabajadores dependientes, los contratistas, los trabajadores cooperados y los trabajadores en misión. Es decir, a todo el que labore en las instalaciones del empleador, sin importar quién le paga.

Conviene no confundir esta obligación con la del reglamento de higiene y seguridad industrial del artículo 349 del Código Sustantivo del Trabajo, que sí exige diez o más trabajadores permanentes. Son dos exigencias distintas: el reglamento de higiene tiene umbral; el SG-SST no.

Obligaciones del empleador en el SG-SST.

El artículo 2.2.4.6.8 del decreto 1072 de 2015 enumera las obligaciones del empleador frente a la organización del sistema. Son nueve y conviene revisarlas una a una, porque cada una se traduce en un documento verificable.

Política, responsabilidades y rendición de cuentas.

• Definir, firmar y divulgar la política de seguridad y salud en el trabajo mediante documento escrito, que sirve de marco para fijar y revisar los objetivos del sistema.
• Asignar, documentar y comunicar las responsabilidades específicas en SST a todos los niveles de la organización, incluida la alta dirección.
• Exigir rendición de cuentas a quienes tengan responsabilidades delegadas en el sistema, como mínimo una vez al año y de forma documentada.

De acuerdo con nuestro criterio, la rendición de cuentas anual es la obligación que con más frecuencia se omite, y es la que primero pide el inspector, porque es la prueba de que el sistema opera y no solo existe en el papel.

Recursos, cumplimiento normativo y gestión del riesgo.

• Definir y asignar los recursos financieros, técnicos y de personal necesarios para diseñar, implementar, revisar, evaluar y mejorar las medidas de prevención y control, y permitir que el responsable del sistema y el comité paritario o vigía cumplan sus funciones.
• Garantizar que la empresa opera bajo el cumplimiento de la normatividad vigente en riesgos laborales, en armonía con los estándares mínimos del sistema obligatorio de garantía de calidad.
• Adoptar disposiciones efectivas para identificar peligros, evaluar y valorar los riesgos y establecer controles que prevengan daños a los trabajadores, a los contratistas, a los equipos y a las instalaciones.

Plan anual, prevención y participación.

• Diseñar y desarrollar un plan de trabajo anual con metas, responsabilidades, recursos y cronograma.
• Implementar actividades de prevención de accidentes de trabajo y enfermedades laborales y de promoción de la salud.
• Asegurar la participación de los trabajadores y de sus representantes ante el

A ellas se suma la obligación de contar con personal responsable del sistema, con el perfil que exija la normatividad, encargado de planear, organizar, dirigir y aplicar el SG-SST, evaluarlo al menos una vez al año, informar los resultados a la alta dirección y promover la participación de todos.

Conservación de documentos por veinte años.

El empleador debe conservar, por veinte años contados desde la desvinculación del trabajador, los siguientes documentos:

1. Los resultados de perfiles epidemiológicos.
2. Los exámenes médicos de ingreso, periódicos y de retiro.
3. Los resultados de mediciones y monitoreo de ambientes de trabajo.
4. El registro de las actividades de capacitación, formación y entrenamiento en SST.
5. El registro del suministro de elementos de protección personal.

Pueden conservarse en medio electrónico siempre que se garantice que sean legibles, de fácil identificación y accesibles, y que estén protegidos del daño o el deterioro. Nótese que los exámenes médicos se conservan, pero no la historia clínica ocupacional, cuya custodia corresponde al médico especialista, como explicamos al tratar los exámenes médicos de ingreso.

Finalmente, el empleador debe definir indicadores cualitativos y cuantitativos que permitan evaluar la estructura, el proceso y los resultados del sistema, alineados con el plan estratégico de la empresa, y hacerles seguimiento permanente.

Responsabilidades del trabajador.

El sistema no es solo del empleador. El artículo 2.2.4.6.10 del decreto 1072 de 2015 impone al trabajador seis responsabilidades:

1. Procurar el cuidado integral de su salud.
2. Suministrar información clara, veraz y completa sobre su estado de salud.
3. Cumplir las normas, reglamentos e instrucciones del SG-SST de la empresa.
4. Informar oportunamente al empleador o contratante sobre los peligros y riesgos latentes en su sitio de trabajo.
5. Participar en las actividades de capacitación en seguridad y salud en el trabajo previstas en el plan.
6. Participar y contribuir al cumplimiento de los objetivos del sistema.

Estas responsabilidades tienen una consecuencia directa para el trabajador: si ocurre un accidente y se acredita que incumplió, puede configurarse culpa suya, lo que dificulta reclamar al empleador una indemnización distinta de las prestaciones que cubre la ARL.

El deber de informar el estado de salud y sus límites.

La segunda responsabilidad merece una precisión, porque choca con el derecho a la intimidad.

El trabajador debe informar su estado de salud para que el empleador gestione el riesgo, pero solo en aquello que tenga incidencia en las labores que desarrolla. No debe informar condiciones que no afectan el riesgo propio de su actividad.

La diferencia se ve con un ejemplo. Un mensajero no tiene por qué informar que vive con VIH, porque esa condición no incide en el riesgo de su actividad. Una persona que realiza procedimientos invasivos en el sector salud sí debe informarlo, porque allí la condición tiene incidencia en el riesgo para terceros.

De acuerdo con nuestro criterio, el criterio que resuelve estos casos no es la gravedad de la condición sino su relación con la tarea, que es el mismo que gobierna los exámenes médicos de ingreso.

El papel de la ARL.

La ley le encargó a las administradoras de riesgos laborales la vigilancia delegada del cumplimiento del sistema. Señala el parágrafo del artículo 2.2.4.6.36 del decreto 1072 de 2015:

«Las Administradoras de Riesgos Laborales realizarán la vigilancia delegada del cumplimiento de lo dispuesto en el presente capítulo e informarán a las Direcciones Territoriales del Ministerio del Trabajo los casos en los cuales se evidencia el no cumplimiento del mismo por parte de sus empresas afiliadas.»

Esa vigilancia tiene una consecuencia que al empleador le conviene medir: si ocurre un accidente y la ARL establece que se debió al incumplimiento del sistema, el asunto no termina en una multa. La falta de implementación sugiere culpa del empleador, y el trabajador puede reclamarle directamente la indemnización plena de perjuicios del artículo 216 del Código Sustantivo del Trabajo, que es muy superior a lo que cubre la ARL.

Sanciones por no implementar el SG-SST.

El artículo 2.2.4.6.36 del decreto 1072 de 2015 remite al artículo 91 del decreto ley 1295 de 1994, modificado por el artículo 13 de la ley 1562 de 2012. Las sanciones son estas:

Las multas se destinan al Fondo de Riesgos Laborales y se gradúan según la gravedad de la infracción, previo el debido proceso. La suspensión y el cierre los ordenan las direcciones territoriales del Ministerio del Trabajo.

De acuerdo con nuestro criterio, el riesgo real para la pequeña empresa no es la multa máxima, que rara vez se impone, sino la concurrencia de tres frentes cuando ocurre un accidente grave: la sanción administrativa, la demanda del trabajador por culpa patronal y la eventual repetición de la ARL.

A continuación respondemos las preguntas frecuentes de nuestros lectores.