Principios de la administración: los 14 principios de Fayol y cómo aplicarlos

Los principios de la administración son las reglas generales que orientan la forma de dirigir una organización para que funcione con eficiencia. Los más conocidos son los 14 principios que formuló Henri Fayol a comienzos del siglo XX, como la división del trabajo, la unidad de mando y la disciplina. A menudo se llama también «principios» a las cuatro funciones de la administración: planeación, organización, dirección y control, que en rigor son las etapas del proceso administrativo. Unos y otros se aplican a las empresas, pero también a la vida personal y familiar. ¿Cuáles son y cómo se aplican?

Qué es la administración.

La administración es el proceso de planear, organizar, dirigir y controlar los recursos de una organización, como las personas, el dinero, el tiempo y los materiales, para alcanzar sus objetivos de la mejor manera posible.

Se aplica a cualquier organización: una empresa, una entidad pública, una fundación, una junta de acción comunal o una familia. En todas hay objetivos que alcanzar, recursos limitados y personas que coordinar.

Principios y funciones: una aclaración.

Es frecuente encontrar la afirmación de que existen «cuatro principios de la administración»: planeación, organización, dirección y control. En rigor, esas cuatro son las funciones o etapas del proceso administrativo, es decir, lo que hace un administrador y en qué orden.

Los principios de la administración son otra cosa: las reglas o criterios que orientan cómo cumplir esas funciones. Por ejemplo, que cada trabajador reciba órdenes de un solo jefe es un principio que se aplica al organizar y al dirigir.

Por eso en este artículo explicamos los principios de Fayol y, más adelante, resumimos las cuatro funciones, que desarrollamos en detalle en el artículo sobre el proceso administrativo.

Los 14 principios de la administración de Fayol.

Henri Fayol fue un ingeniero y administrador francés que, a partir de su experiencia como director de una empresa minera, publicó en 1916 su obra Administración industrial y general. Allí propuso catorce principios, que siguen siendo una referencia:

Fayol advertía que estos principios no son reglas rígidas, sino criterios flexibles que el administrador debe aplicar con sentido común, según las circunstancias. Algunos, como la unidad de mando, se han matizado en las organizaciones modernas, donde es común que una persona responda a varios jefes en proyectos distintos.

Las cuatro funciones de la administración.

Fayol también identificó las funciones del administrador, que la teoría posterior resumió en cuatro etapas, conocidas como el proceso administrativo:

• Planeación: definir los objetivos y el camino para alcanzarlos.
• Organización: distribuir las tareas, los recursos y las responsabilidades.
• Dirección: guiar, motivar y coordinar a las personas para que ejecuten lo planeado.
• Control: medir los resultados, compararlos con lo planeado y corregir las desviaciones.

Las cuatro forman un ciclo: el control alimenta la siguiente planeación. Una herramienta práctica basada en esa lógica es el ciclo PHVA, que propone planear, hacer, verificar y actuar.

Los principios de la administración en la vida personal.

Los principios y las funciones de la administración no son exclusivos de las empresas. También sirven para administrar la vida personal y familiar.

Planear. Nada sale bien si no se planea. Hasta una salida de fin de semana requiere pensar en el tiempo, el dinero y lo que se deja de hacer por ella, que es su costo de oportunidad.

Organizar. Aunque se trate de una sola persona, sus decisiones afectan a otras y requieren recursos. Sin organización, lo planeado se abandona o se desvía.

Dirigir. Hay que guiar las propias acciones y actitudes hacia el objetivo. Como dice el refrán, un barco sin timón es un barco sin rumbo.

Controlar. Hay que revisar periódicamente si se está cumpliendo lo planeado. Sin esa revisión, los errores se repiten.

Varios principios de Fayol también tienen su lugar en la vida familiar: el orden, la equidad en el trato, la disciplina para cumplir los acuerdos o la unidad de dirección cuando la familia comparte una meta, como comprar vivienda.

Los principios de la administración pública.

Cuando se habla de principios administrativos en el sector público, se hace referencia a otra cosa: los principios que rigen la función administrativa del Estado. En Colombia, están en el artículo 209 de la Constitución:

«La función administrativa está al servicio de los intereses generales y se desarrolla con fundamento en los principios de igualdad, moralidad, eficacia, economía, celeridad, imparcialidad y publicidad, mediante la descentralización, la delegación y la desconcentración de funciones.»

Estos principios son obligatorios para las entidades públicas y hacen parte del derecho administrativo. Aunque comparten algunos valores con los de Fayol, como la eficacia y la economía en el uso de los recursos, tienen una naturaleza distinta: no son recomendaciones de gestión, sino reglas jurídicas.

A continuación respondemos las preguntas frecuentes de nuestros lectores.