Administración del efectivo: qué es, herramientas y análisis del flujo de efectivo

La administración del efectivo es el conjunto de decisiones y controles con los que una empresa asegura que siempre tendrá el dinero necesario para pagar sus obligaciones, sin mantener más del que necesita. Sus herramientas principales son el flujo de caja proyectado, el análisis de las fuentes y usos del efectivo y el control de los cobros y los pagos. ¿Cómo se hace y qué errores debe evitar una empresa?

Qué es la administración del efectivo.

El efectivo es el recurso con el que la empresa paga la nómina, los proveedores, los impuestos y las cuotas de sus créditos. Una empresa puede tener utilidades, inventarios y cartera, y aun así no poder pagar si no tiene dinero disponible en el momento en que vence cada obligación.

Administrar el efectivo consiste en planear cuándo entrará y cuándo saldrá el dinero, para anticipar los faltantes y aprovechar los sobrantes. No se trata solo de cuidar la caja: se trata de que el dinero esté disponible en el momento y en la cantidad necesarios, con el menor costo posible.

Es una tarea que aplica igual a una gran empresa, a un negocio pequeño y a las finanzas de una familia, que también deben prever cuándo recibirán sus ingresos y cuándo tendrán que pagar.

Objetivos de la administración del efectivo.

La administración del efectivo persigue tres objetivos que deben equilibrarse:

• Liquidez: que la empresa pueda cumplir siempre con sus pagos.
• Rentabilidad: que el dinero que no se necesita de inmediato no quede quieto, sino que produzca algún rendimiento o se use para reducir deudas costosas.
• Control: que el efectivo se use para lo que está autorizado y no se pierda por errores o fraudes.

Los dos primeros tiran en direcciones opuestas: el dinero disponible para pagar no está invertido, y el invertido no está disponible. Esa tensión la desarrollamos en el artículo sobre liquidez y rentabilidad.

El flujo de caja proyectado.

Es la herramienta central de la administración del efectivo. Consiste en proyectar, mes a mes o semana a semana, el dinero que entrará y el que saldrá, para saber de antemano cuándo habrá faltantes y cuándo sobrantes.

Se construye con estos pasos:

1. Determinar el saldo inicial de efectivo disponible.
2. Proyectar las entradas: las ventas de contado, los cobros de cartera según los plazos que realmente pagan los clientes, y otros ingresos como préstamos o aportes.
3. Proyectar las salidas: pagos a proveedores, nómina, prestaciones, arriendos, servicios, impuestos y cuotas de créditos, cada uno en la fecha en que vence.
4. Calcular el saldo final de cada periodo, que se convierte en el saldo inicial del siguiente.
5. Compararlo con el efectivo mínimo que la empresa necesita mantener, y decidir cómo cubrir los faltantes o invertir los sobrantes.

La precisión depende de proyectar los cobros con realismo. Si los clientes pagan en promedio a 45 días aunque se les dé plazo de 30, el flujo debe proyectarse a 45.

Ejemplo de flujo de caja proyectado.

Supongamos una empresa que necesita mantener un efectivo mínimo de $15.000.000 y proyecta los tres meses siguientes. En el segundo mes debe pagar la prima de servicios y una declaración de impuestos:

El flujo muestra, con dos meses de anticipación, que en el segundo mes faltarán $18.000.000 para cumplir los pagos y mantener el mínimo. Con esa información, la empresa puede actuar a tiempo: acelerar el cobro de la cartera, negociar con un proveedor el aplazamiento de un pago o tramitar un crédito de tesorería antes de necesitarlo, que siempre resulta más barato que un sobregiro de urgencia.

Flujo de caja y estado de flujos de efectivo.

Los dos términos se confunden a menudo, pero son herramientas distintas.

El flujo de caja proyectado es una herramienta interna de gestión: mira hacia adelante, se hace con la frecuencia que la empresa necesite y no tiene un formato obligatorio.

El estado de flujos de efectivo es uno de los estados financieros de fin de ejercicio: mira hacia atrás y, según la NIC 7, clasifica los movimientos de efectivo del periodo en actividades de operación, de inversión y de financiación. Es la base del análisis de las fuentes y usos del efectivo que se explica a continuación.

Análisis de las fuentes y usos del efectivo.

El análisis del flujo de efectivo estudia de dónde provino el dinero de la empresa en un periodo y en qué se usó. Es como una radiografía del camino que recorre el dinero, y permite identificar si la empresa se financia de forma sana o si está consumiendo sus recursos.

Las fuentes de efectivo son, principalmente, la operación del negocio, la venta de activos, los nuevos créditos y los aportes de los socios. Los usos son el pago de gastos, la compra de activos, el pago de deudas y la distribución de utilidades.

Ninguna fuente ni ningún uso es bueno o malo en sí mismo. Depende del contexto:

• Pagar deudas es un uso positivo si reduce un endeudamiento excesivo, pero puede ser negativo si deja a la empresa sin efectivo para operar.
• Vender un activo es una fuente sana si el activo era innecesario, pero es una señal de alerta si la empresa vende sus activos productivos para pagar gastos corrientes.
• Tomar un crédito es razonable para financiar una inversión productiva, pero preocupante si se usa para cubrir pérdidas de la operación.

La pregunta clave es si la operación genera el efectivo suficiente para sostener la empresa. Una empresa sana financia su día a día con lo que produce su operación; una que depende de créditos o de vender activos para pagar sus gastos está consumiendo su patrimonio, aunque muestre utilidades.

Otras herramientas de la administración del efectivo.

Además del flujo de caja proyectado, la administración del efectivo se apoya en otras prácticas.

El efectivo mínimo. Es el saldo que la empresa debe mantener para cubrir los pagos ordinarios y un margen para imprevistos. Se define con base en la experiencia y en la variabilidad de los cobros. Mantener menos es arriesgado; mantener mucho más es costoso.

La gestión de cobros y pagos. Cobrar lo antes posible y pagar en la fecha pactada, ni antes ni después, reduce el efectivo que la empresa necesita. Esa gestión se mide con el ciclo de conversión del efectivo, que explicamos en el artículo sobre razones de liquidez.

La inversión de los excedentes. El dinero que sobra temporalmente puede invertirse en instrumentos líquidos, como cuentas de ahorro remuneradas, fondos de inversión colectiva a la vista o certificados de depósito a plazos que coincidan con los pagos previstos.

Los controles. Las conciliaciones bancarias, los arqueos de caja, la separación de funciones entre quien autoriza, quien paga y quien registra, y un fondo de caja menor con reglas claras reducen el riesgo de pérdidas y fraudes.

El uso de medios de pago bancarizados. Además de facilitar el control, tiene efectos tributarios: el artículo 771-5 del E.T. limita el reconocimiento fiscal de los pagos hechos en efectivo, de modo que pagar en efectivo más de lo permitido puede hacer que costos y gastos reales no sean deducibles.

Errores frecuentes en la administración del efectivo.

Estos son los errores más comunes, sobre todo en empresas pequeñas:

• Confundir utilidad con efectivo. Una empresa puede ganar dinero en el estado de resultados y no tener con qué pagar, porque sus utilidades están en cartera o en inventario.
• Proyectar los cobros con los plazos pactados y no con los reales. El flujo resulta optimista y el faltante llega por sorpresa.
• Olvidar los pagos que no son mensuales. Las primas de servicios, las cesantías, los impuestos anuales y las renovaciones de seguros concentran salidas grandes en pocos meses.
• Crecer sin planear la caja. Vender más exige más inventario y más cartera antes de que llegue el dinero. Lo explicamos en el artículo sobre el capital de trabajo.
• Mezclar el dinero del negocio con el personal. Impide saber cuánto genera realmente la empresa y dificulta el control.

Evitarlos no requiere herramientas sofisticadas: basta con un flujo de caja proyectado actualizado cada mes y la disciplina de consultarlo antes de tomar decisiones.

A continuación respondemos las preguntas frecuentes de nuestros lectores.