Al crear una tabla dinámica, Excel agrega automáticamente los totales generales y, cuando hay dos o más campos en las filas o en las columnas, los subtotales de cada grupo. Esos subtotales pueden ocultarse, moverse o personalizarse para que muestren, por ejemplo, el promedio o la cuenta además de la suma. ¿Cómo se configuran?
Subtotales y totales que Excel agrega por defecto.
Supongamos una base de operaciones inmobiliarias con el vendedor, la ciudad, el tipo de inmueble, la operación (venta o alquiler) y el precio. Si se crea una tabla dinámica con el vendedor y el tipo de inmueble en las filas, la operación en las columnas y el precio en los valores, Excel muestra:
- Subtotales por cada vendedor, que suman los tipos de inmueble que aparecen debajo de él.
- Totales generales al final de las filas y de las columnas.
Así que la respuesta a la pregunta de si Excel añade automáticamente las líneas de totales y subtotales es sí: los totales generales siempre, y los subtotales cuando hay más de un nivel en las filas o en las columnas. El último campo de las filas, en el ejemplo el tipo de inmueble, no lleva subtotal porque cada uno de sus elementos ya es un valor individual.
Mostrar, ocultar o mover los subtotales.
Las opciones generales están en la pestaña «Diseño» de la tabla dinámica, que aparece al hacer clic dentro de ella:
- Subtotales: «No mostrar subtotales», «Mostrar todos los subtotales en la parte inferior del grupo» o «Mostrar todos los subtotales en la parte superior del grupo».
- Totales generales: activarlos o desactivarlos para filas, para columnas o para ambas.
- Diseño de informe: en forma compacta, de esquema o tabular. En la forma tabular cada campo de fila va en su propia columna, y los subtotales se ven como filas de total, lo que facilita copiar la tabla a otra hoja.
Para quitar el subtotal de un solo campo, sin afectar los demás, se hace clic derecho sobre uno de sus elementos y se desmarca «Subtotal "Vendedor"».
Subtotales personalizados.
Por defecto, el subtotal usa la misma función del área de valores, normalmente la suma. Para que muestre otras funciones, como el promedio o la cuenta, se personaliza:
- Hacer clic derecho sobre uno de los vendedores y elegir «Configuración de campo».
- En la pestaña «Subtotales y filtros», marcar «Personalizado».
- Seleccionar una o varias funciones de la lista, por ejemplo «Suma» y «Promedio», y aceptar.
Debajo de cada vendedor aparecen ahora dos filas de subtotal: la suma de sus operaciones y el precio promedio. Las funciones disponibles son suma, cuenta, promedio, máximo, mínimo, producto, cuenta de números, desviación estándar y varianza.
Si lo que se quiere es cambiar la función de todos los valores de la tabla, no solo de los subtotales, se modifica el campo en el área de valores, como se explica en el artículo sobre cómo sacar el promedio en una tabla dinámica.
Subtotales en una lista sin tabla dinámica.
Para una lista normal, sin tabla dinámica, Excel tiene la herramienta «Subtotal», en la pestaña «Datos», grupo «Esquema». Antes hay que ordenar la lista por el campo que define los grupos, por ejemplo por vendedor. Luego se elige «Subtotal», se indica «Para cada cambio en: Vendedor», la función y la columna que se resume. Excel inserta una fila de subtotal después de cada grupo, con la función SUBTOTALES, y agrega a la izquierda los botones de esquema para ver solo los totales.
Para quitarlos, se usa el mismo cuadro, botón «Quitar todos». La función SUBTOTALES, que suma solo las filas visibles, se explica en el artículo sobre para qué sirven los filtros en Excel.
Descargar la base de práctica.
El archivo tiene una base de 60 operaciones inmobiliarias ficticias en formato de tabla, lista para insertar la tabla dinámica, y una hoja con los pasos sugeridos para practicar los subtotales por defecto, los personalizados y las opciones de la pestaña «Diseño». Descargar archivo.
Preguntas frecuentes.
A continuación respondemos las preguntas frecuentes de nuestros lectores.
Al crear una tabla dinámica, ¿Excel añade automáticamente las líneas de totales y subtotales?
Sí. Agrega siempre los totales generales y, cuando hay dos o más campos en filas o columnas, los subtotales de cada grupo. Ambos pueden desactivarse en la pestaña «Diseño».
¿Cómo quito los subtotales de una tabla dinámica?
En «Diseño», «Subtotales», «No mostrar subtotales», o con clic derecho sobre un campo, desmarcando su subtotal.
¿Cómo pongo el promedio en el subtotal?
Con clic derecho sobre el campo, «Configuración de campo», «Subtotales y filtros», «Personalizado», y eligiendo «Promedio».
¿Por qué no aparece subtotal en el último campo de las filas?
Porque cada elemento del último nivel ya es un valor individual; el subtotal se calcula para los niveles superiores.
¿Cómo hago subtotales en una lista sin tabla dinámica?
Ordenando la lista por el campo de grupo y usando «Datos», «Subtotal».
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