Cómo conectar y combinar tablas dinámicas en Excel

Cuando una hoja tiene varias tablas dinámicas, es útil que un mismo filtro las controle todas a la vez. Eso se logra conectando las segmentaciones de datos a las distintas tablas. Y cuando lo que se necesita es combinar en una sola tabla dinámica datos que están en dos tablas de origen distintas, se usa el modelo de datos de Excel. ¿Cómo se hace cada cosa?

Varias tablas dinámicas en la misma hoja.

Supongamos una base de operaciones inmobiliarias con la fecha, el vendedor, la ciudad, el tipo de inmueble, la operación (venta o alquiler) y el precio. Queremos dos tablas dinámicas lado a lado: una con el valor de las operaciones por vendedor y otra por ciudad.

1. Se hace clic en la base y se elige «Insertar», «Tabla dinámica». En las filas se pone el vendedor y en los valores, el precio.
2. Se selecciona toda la tabla dinámica, se copia con Ctrl + C y se pega al lado. La copia usa la misma base de datos.
3. En la copia, se reemplaza el vendedor por la ciudad en las filas.

Copiar la tabla dinámica, en lugar de crear otra desde cero, hace que ambas compartan la misma caché de datos, lo que permite conectarlas a los mismos filtros.

• Liquidador de renta personas naturales
• Liquidador de intereses propiedad horizontal
• Liquidador de intereses judiciales y comerciales

Conectar las tablas a las mismas segmentaciones.

Las segmentaciones de datos son botones que filtran una tabla dinámica con un clic. Para insertarlas, con una tabla dinámica seleccionada se elige «Analizar tabla dinámica», «Insertar segmentación de datos», y se marcan los campos, por ejemplo el tipo de inmueble y la operación.

Por defecto, cada segmentación solo filtra la tabla desde la que se creó. Si se elige «Venta», una tabla se actualiza y la otra no. Para conectarlas:

1. Hacer clic derecho sobre la segmentación y elegir «Conexiones de informe».
2. Marcar las dos tablas dinámicas y aceptar.
3. Repetir con cada segmentación.

Desde ese momento, al elegir una opción en la segmentación, las dos tablas se filtran a la vez. También puede hacerse desde la tabla dinámica: «Analizar tabla dinámica», «Conexiones de filtro». Las escalas de tiempo, que filtran por fechas, se conectan de la misma forma.

Si una tabla dinámica no aparece en la lista de conexiones, es porque se creó desde otra base o con otra caché. En ese caso hay que crearla de nuevo copiando una de las que sí están conectadas.

Combinar dos tablas de origen en una tabla dinámica.

Otra necesidad distinta es unir en una tabla dinámica datos de dos tablas, por ejemplo las operaciones y una tabla de vendedores con su equipo y su meta. En lugar de traer el equipo a la base con BUSCARV, se relacionan las tablas en el modelo de datos:

1. Convertir ambos rangos en tablas con Ctrl + T y darles nombre, por ejemplo Operaciones y Vendedores.
2. En «Datos», «Relaciones», crear una relación entre la columna Vendedor de Operaciones y la columna Vendedor de Vendedores.
3. Insertar una tabla dinámica marcando la casilla «Agregar estos datos al modelo de datos».
4. En la lista de campos, en la pestaña «Todas», aparecen las dos tablas. Se puede poner el equipo, que está en Vendedores, en las filas, y el precio, que está en Operaciones, en los valores.

La tabla de búsqueda, en el ejemplo Vendedores, debe tener valores únicos en la columna de la relación.

Unir tablas con la misma estructura.

Si lo que se tiene son varias tablas con las mismas columnas, por ejemplo las ventas de cada mes en hojas separadas, lo más práctico es unirlas en una sola con Power Query: «Datos», «Obtener datos», «Combinar consultas», «Anexar». El resultado es una tabla única sobre la que se crea la tabla dinámica, y que se actualiza cuando cambian las tablas originales.

Descargar la base de práctica.

El archivo tiene una base de 300 operaciones ficticias, una tabla de vendedores para practicar las relaciones del modelo de datos y una hoja con los pasos sugeridos. Las tablas dinámicas y las segmentaciones las inserta el usuario siguiendo las instrucciones. Descargar archivos.

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