Como determinar y contabilizar las utilidades del ejercicio

Hemos recibido varias consultas relacionadas con la forma en que se deben determinar y contabilizar las utilidades.

Quizás es una pregunta muy sencilla, pero para quien apenas se inicia en la contabilidad, le resulta todo un problema entender la determinación y contabilización de la utilidad.

Empecemos primero por saber como es que se determina la utilidad, para luego comprender con mayor facilidad como se contabiliza y el porque se contabiliza así:

La utilidad del ejercicio, es lo que la empresa gana en un periodo determinado que por lo general es de un año.

Bien sabemos que las empresas tienen ingresos, pero también tienen gastos y costos. Y la diferencia entre los ingresos y los costos y gastos, es lo que llamamos utilidad.

A grandes rasgos podemos decir que utilidad es igual a Ingresos – costos – gastos.

Para ser un poco más precisos, haremos una pequeña estructura de un estado de resultados, que es el estado financiero que nos permite determinar la utilidad.

Ingresos
(-) Costo de venta
= Utilidad en ventas
(-) Gastos operacionales
= Utilidad operacional
(+) Ingresos no operacionales
(-) Gastos no operacionales
= Utilidad antes de impuestos
(-) Impuestos
= Utilidad a distribuir

De la utilidad resultante se deben restar los impuestos y la reserva legal, y el resultado final es la utilidad que se debe distribuir a los socios.

Como se puede ver, el estado de resultados se realiza con las cuentas de resultados (Ingresos, Gastos, Costos), y el resultado final de estas cuentas es lo que conocemos como utilidad del ejercicio o pérdida del ejercicio.

Existe utilidad cuando lo ingresos superan los gastos y los costos, y cuando los costos y los gastos superan los ingresos, tendremos entonces una pérdida.

Las cuentas de resultados surgen como consecuencia de la las operaciones económicas que realiza al empresa, como son las venta y compra de activos (mercancías, por ejemplo).
Cuando se inician las operaciones, aun no existen cuentas de resultados, sólo existen las cuentas de balance (hay un balance general conocido como balance inicial), y en la mediada en que se realizan operaciones económicas (Compras y ventas, etc.), van surgiendo las cuentas de resultados, cuentas que deben cancelarse al finalizar el periodo, y el resultado de esas cuentas, debe regresar al balance general, y todo debe quedar tal y como se inició: solo cuentas de balance o dicho en otras palabras, debe quedar sólo es balance general.

Teniendo en cuenta, que el saldo dado por las cuentas de resultado, que es lo que llamamos utilidad el ejercicio, debe regresar al balance o a una cuenta de balance, debe contabilizarse entonces como patrimonio, que en nuestro plan de cuentas, es la cuenta 3605, al lado crédito.

¿Y porque se debe contabilizar en el patrimonio y no en un activo? La razón es que la utilidad es la ganancia que han generado los activos de la empresa, y como los activos de la empresa, una vez descontado sus pasivos, son el patrimonio de la misma, cualquier ganancia o utilidad de esos activos va a incrementar el patrimonio de la empresa. Cualquier ganancia que generen los activos va a incrementar el patrimonio.

La contabilización de la utilidad, es entonces un crédito a la cuenta 3605, quedando de esta forma incorporada al balance general.

Cuando se hace el cierre contable, el resultado del ejercicio, es decir, la utilidad (o la pérdida), se contabiliza en la cuenta 5905, conocido como pérdidas y ganancias, y de allí se traslada a la cuenta correspondiente al patrimonio (3605 si es utilidad y 3610 si es pérdida).

Para complementar

• Cuentas reales o de balance
• ¿Cuál es el objetivo de la cuenta 5905 (ganancias y pérdidas)?
• Asientos contables de cierre
• Ecuación patrimonial ampliada
• Utilidad operacional