Balance inicial o de apertura de una empresa: qué es, cómo se hace y ejemplo

El balance inicial, también llamado balance de apertura o estado de situación financiera inicial, es el que se prepara al constituir una empresa para registrar los activos, pasivos y patrimonio con que empieza a operar. Es el punto de partida de la contabilidad: todo lo que se registre después parte de sus saldos. ¿Qué incluye, cómo se registran los aportes de los socios y cómo se presenta?

Qué es el balance inicial.

Es el estado de situación financiera de la empresa en la fecha en que se constituye, antes de realizar cualquier operación. Muestra con qué bienes y derechos arranca, qué deudas asume y cuánto aportaron los socios.

Bajo las NIIF el nombre técnico del balance general es estado de situación financiera, de modo que el balance inicial es el estado de situación financiera inicial. Los términos balance inicial, balance de apertura y balance de constitución se usan en la práctica como sinónimos.

No debe confundirse con el estado de situación financiera de apertura.

Las NIIF usan la expresión estado de situación financiera de apertura para otra cosa: el balance que prepara una empresa que ya existe cuando aplica un marco contable por primera vez, por ejemplo al pasar del Grupo 3 al Grupo 2, según la sección 35 de la NIIF para las pymes o la NIIF 1.

El balance inicial de este artículo es el de una empresa nueva, que empieza su contabilidad desde cero.

Qué incluye el balance inicial.

Para iniciar operaciones, la empresa necesita activos, y esos activos se financian con los aportes de los socios o con deudas con terceros. De ahí surgen los tres elementos del balance inicial:

• Los bienes y derechos con que arranca la empresa: dinero, cartera, mercancías, vehículos, inmuebles o cualquier otro bien que aporten los socios o que la empresa adquiera al constituirse.
• Las deudas que la empresa asume desde el inicio, por ejemplo el saldo de un crédito sobre un bien que aporta un socio.
• Los aportes de los socios, registrados como capital. Es la diferencia entre los activos y los pasivos.

En el balance inicial no hay utilidades ni pérdidas, porque estas surgen del resultado de las operaciones y la empresa todavía no ha operado.

Cómo se registran los aportes en especie.

Los socios pueden aportar dinero, pero también cartera, inventarios, vehículos, inmuebles, maquinaria o cualquier bien apreciable en dinero. Los aportes distintos del dinero se llaman aportes en especie.

Contablemente, el activo aportado se registra por su valor razonable en la fecha del aporte, que en la práctica es el valor acordado por los socios en los estatutos o en el documento de constitución, soportado cuando corresponda en un avalúo. Ese valor es el costo del activo para la empresa, como explicamos en el artículo sobre el costo histórico.

Si el socio aporta un bien con una deuda que la empresa asume, el activo se registra por su valor total, la deuda como pasivo y el capital solo por la diferencia. Por ejemplo, un vehículo de $30.000.000 con un crédito de $5.000.000 aumenta el capital en $25.000.000.

Ejemplo de balance inicial.

Supongamos que el 1 de marzo de 2026 se constituye la sociedad ABC S.A.S. con cinco accionistas, que aportan lo siguiente:

Los activos suman $110.000.000, el pasivo asumido es de $5.000.000 y el capital aportado es de $105.000.000. Para simplificar, suponemos que el capital autorizado, suscrito y pagado es el mismo.

Registro contable del balance inicial.

Con las cuentas del plan único de cuentas del decreto 2650 de 1993, que muchas empresas conservan como catálogo, el registro de la constitución sería el siguiente:

El dinero aportado se registra en bancos porque, en la práctica, los aportes se consignan en la cuenta de la sociedad. En una sociedad limitada el capital se registraría en la cuenta 3115, aportes sociales.

Modelo de balance inicial.

Con los datos anteriores, el balance inicial de la sociedad queda así:

El encabezado debe indicar el nombre de la sociedad, el título del estado y la fecha: «ABC S.A.S. Estado de situación financiera inicial al 1 de marzo de 2026». Se clasificó el crédito como corriente suponiendo que vence dentro de los 12 meses siguientes; si vence después, se presenta como pasivo no corriente.

Cómo hacer un balance inicial paso a paso.

Teniendo claro lo anterior, el procedimiento es el siguiente:

1. Reunir el documento de constitución, donde constan los aportes de cada socio y su valor.
2. Soportar cada aporte: el comprobante de consignación del dinero, la relación de cartera con sus deudores, el inventario valorizado de las mercancías y los documentos de propiedad y avalúo de los bienes.
3. Identificar las deudas que la sociedad asume y sus soportes, como el certificado del saldo del crédito.
4. Registrar el asiento de constitución en la contabilidad con débito a los activos y crédito a los pasivos y al capital.
5. Preparar el estado de situación financiera inicial, clasificando activos y pasivos en corrientes y no corrientes, y verificar que el total del activo sea igual al total del pasivo más el patrimonio.

De acuerdo con nuestro criterio, el balance inicial debe quedar firmado por el representante legal y el contador, como cualquier estado financiero certificado, porque es el soporte de los saldos con los que se abre la contabilidad y puede ser solicitado por bancos, proveedores o autoridades.

A continuación respondemos las preguntas frecuentes de nuestros lectores.