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Obligaciones tributarias y contables de las asociaciones de padres de familia

Las asociaciones de padres de familia son una persona jurídica sin ánimo de lucro que debe cumplir una serie de obligaciones de naturaleza comercial, contable y tributaria.

Las asociaciones de padres de familia se pueden crear mediante escritura pública o documento privado y se deben inscribir en el registro mercantil de la cámara de comercio de su domicilio, según lo establece el artículo 2 del decreto 427 de 1996.

Igualmente las asociaciones de padres de familia deben llevar contabilidad y deben registrar los libros en la cámara de comercio, aun cuando no desarrollen actividades mercantiles, toda vez que por una norma tributaria [artículo 364 del estatuto tributario], todas las entidades sin ánimo de lucro deben llevar contabilidad, y por supuesto que sus libros tienen que estar registrados para que tengan algún valor probatorio.

En cuanto a la revisoría fiscal, las asociaciones de padres de familia están en la obligación de tenerlo, puesto que así lo dispone el artículo 3 del decreto 1529 de 1990, considerando que las asociaciones de padres de familia forman parte de lo que la ley ha llamado fundaciones o instituciones de utilidad común.

Respecto a las obligaciones tributarias, las asociaciones de padres de familia según el artículo 23 del estatuto tributario, no son contribuyentes del impuesto a la renta, y en razón a ello no deben  presentar declaración de renta, así como tampoco deben presentar declaración de ingresos  y patrimonio por expresa disposición del artículo 598 del estatuto tributario.

Respecto a la retención en la fuente por renta, por ser persona jurídica las asociaciones de padres de familia deben actuar como agentes de retención, por consiguiente cuando hagan pagos deben practicar la retención si hay lugar a ello, y naturalmente deben presentar la respectiva declaración de retención.

En cuanto a la retención por Iva, sólo en el evento en que sean responsables del régimen común tendrán que practicarla.

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21 Opiniones en “Obligaciones tributarias y contables de las asociaciones de padres de familia”
  1. asopadres dice:

    como asociación debemos declarar renta. Se inicio en el 2005 y hasta el día de hoy no hemos presentado ningún impuestos. Debemos alguna sanción o algo.?

  2. leonor rodriguez dice:

    ESTA PERMITIDO: que la asociación de padres de familia exija 300.000 pesos por alumno para sostenimiento de la misma y para pagar docentes que trabajen la lúdica',ademas que sean los padres los que costeen la pintura de los salones y que ellos mismos pinten o que paguen para que otras personas lo hagan ,que las docentes de los diferentes grados exijan que se les pague una auxiliar y los padres la deben costear ,que sean los padres los que paguen aseadora.

    • Milton Mercado De avila dice:

      Artículo 9º. Asociaciones de padres familia. Para todos los efectos legales, la asociación de padres de familia es una entidad jurídica de derecho privado, sin ánimo de lucro, que se constituye por la decisión libre y voluntaria de los padres de familia de los estudiantes matriculados en un establecimiento educativo. DECRETO 1286 DE 2005

      Le cito este articulo porque precisamente la ley consagra que es libre y voluntaria la afiliación a la asociación, por lo tanto quienes pagan la cuota serán los asociados. sus decisiones competen solo a sus asociados. 2) la finalidad de la asociación (que debe estar consagrada en los estatutos) es trabajar por sus asociados y en ultimas por la comunidad educativa. si estos trabajos se consideran que benefician a la comunidad educativa (padres, alumnos, profesores,etc.) y están respaldados por la asamblea general de asociados (como órgano supremo de decisiones)entonces tendrán plena validez. Recuerde. las decisiones se toman en junta administrativa, pero existen algunas por el carácter de compromiso que deberían tomarse a nivel de asamblea general. (como sugerencia para hacer el ejercicio mas democrático)

  3. JAKELYNE OLGUIN dice:

    ME PODRIAN POR FAVOR INDICAR SI LA ASOCIACION TIENE INGRESOS POR COMISION EN LA VENTA DE LIBROS, UNIFORMES, TRANSPORTE Y UTILES DEBERIA COBRAR IVA SOBRE ALGUNA DE ESTAS ACTIVIDADES MENCIONADAS? Y DEBERIA DECLARAR ICA?
    O COMO PODRIA SOPORTAR ESTAS OPERACIONES PARA QUE NO SE CONVIERTAN EN GRAVADAS?

  4. orlando garcia dice:

    Como se recuperan dineros depositados en ctas de ahorros anombre de la Asociacion de padres deflia cuando sus directivos se han retirado, se fueron para otra ciudad etc.
    Es obligacion absoluta de presentar la declaracion anual de retefuente se recaude o no, o se debe presentar la misma en ceros. La DIAN cobra multas por no realizar este procedimiento anual.
    Personas que ya fueron directivos y nuevamente se postulan, con el inconveniente de multas acumuladas por no haber realizado declaracion en ceros ante la DIAN podran ser sancionados a nivel personal por la entidad . La camara de comercio los registrara nuevamente a pesar de este inconveniente.
    gracias

    • MIlton M. dice:

      Orlando,La Dian opto por que los contribuyentes (que incluyen las asopadres) presente la decla retefuente cuando se realicen actos de retención, ya no es obligatorio presentar en ceros si no se han efectuado retenciones. Las sanciones son cuando habiendo retenido no se presenta.
      Para los bancos, debe presentarse para cualquier acto, ultima actualización de Cámara de comercio, quienes en ella aparezcan ejerciendo la representación legal son los que pueden adelantar tramites.

  5. Esperanza chaparro dice:

    Me gustaría saber si la asociación de Padres a la que pertenezco esta inscrita o no ante cámara y comercio. Como lo averiguo?

    Y si es legal que el presidente de la asociación de padres lleve 5años en ese cargo?

    Por ultimo donde seria posible una capacitación para los padres de familia que estamos en una asociación y no estamos muy al tanto de la normatividad. Gracias por su atención.

    • carmen ramos dice:

      Me gustaría saber si las asociaciones de padres de familia de instituciones educativas secundarias nacionales deben llevar todos los libros contables si no tiene personería JURÍDICA.
      y que libros deben llevar?
      gracias.

      • Milton Mercado De avila dice:

        Las Asociaciones deben inscribirse ante Camara de comercio para obtenber el registro Mercantil. (que reemplazo hace rato a la personería Jurídica que emitían las gobernaciones y alcaldías). puedes averiguar si la que usted requiere esta inscrita en la cámara de comercio de su localidad, o por la pagina de Internet de Confecamaras. En cuanto a los libros los principales son los de mayor y Balances y el libro Diario. (algún Contador le puede ayudar a sentar los registros iniciales e indicarles como llenarlos). ya se pueden llevar libros en forma sistematizada. por lo cual no es necesario registrar ante cámara libros como tal, sino las hojas de papel que estime llevara su contabilidad en un periodo dado. en todo caso las cámaras de comercio le pueden ayudar al respecto.

  6. marco romero dice:

    Que pasa con las asociaciones ahora que el mismo presidente dice que no podemos pedir que se afilen sabiendo que para afiliarse se necesita cancelar un valor y al no poder contribuir como se hace para su funcionamiento o se acaban dado la dificultad para ello y si no hay recursos como se llevan las diferentes actividades que se realizan con su existencia o simplemente debiera haber un decreto o Derogación y pasar a funcionar el consejo de padres.

    • Milton Mercado De avila dice:

      Las asociaciones de padres son de caracter privado, es decir que la afiliación es voluntaria, lo que no se puede es coaccionar para afiliar al padre, es de decisión libre y voluntaria, lo que si puede es trabajar en bien e la comunidad y presentar este trabajo como muestra de los beneficios de pertenecer a una asociación y así ganar adeptos.

  7. graciela dice:

    quisiera que me guiaran ya que soy tesorera de una asociacion de padres de familia esta registrada ante notario, pero tengo que llevar la contabilidad o sea la organisacion de los dineros y no quisiera tener ningun problema principal mente con hacienda, que aunque soy volunatia soy muy responsable

  8. john jairo bejarano dice:

    Cuando no se practica retención en la fuente en una asociación de padres de familia, hay que presentar la declaración de retención en la fuente en ceros, es obligatorio.

    • jaime valencia dice:

      Las entidades sin animo de lucro, están obligadas a llevar libros contables y a registrarlos, pero no estan obligadas a declarar.

      En caso de que practiquen retenciones a un tercero, estan en la obligación de presentar la respectiva declaración.

  9. luis murallas dice:

    Necesito saber si una fundacion que esta registrada ante camara de comercio y nunca ha funcionado esta obligada a declarar renta?

  10. Milton Mercado De Avila dice:

    Pregunta:
    1) Que tratamiento o que obligaciones se tienen con la Dian las Asociaciones inactivas cuya termino de duracion ya se causo?, es decir, ya se cumplio el termino que se establecio para la duracion de la asociacion y nunca se presento modificaciones al respecto en los estatutos.
    2) estas asociaciones deben liquidarse o la Dian por prescripcion del termino de duracion y estando en inactiviad les da de baja?

  11. Milton mercado De Avila dice:

    Pregunto:
    1) que pasa cuando no se han hecho las respectivos cambios de junta en Camara de comercio y la asociacion sigue funcionando Es legitima esa junta directiva?
    2) Si la asociacion nunca ha practicado Retenciones en la fuente, (y nunca ha presentado declaracion de retencion) y en un periodo se presenta el caso de realizarla, al presentar la declaracion la Dian no cuestiona (o sanciona) por los periodos anteriores que debio presentarse declaracion en cero ?

    • Luz Davila dice:

      Al señor Milton le comento que si han realizado las Asambleas de la Asociación y se ha reelegido la misma junta, no es indispensable hacer el registro en la Cámara de Comercio, pues son los mismos integrantes y es la misma Junta Directiva la que sigue funcionando y es legítima. Pero si no se ha realizado Asamblea para nombrar o reelegir la Junta Directiva (todo conforme a lo que establezca los Estatutos, puede ser cada año, o cada dos años el periodo de los integrantes de la Junta Directiva), y en especial para entregar el informe de gestión a los asociados, no se está cumpliendo con uno de las obligaciones primordiales, como es el manejo de los recursos, no propios.
      Veamos el artículo 11 del Decreto 1286 de 2005, dice: "ARTICULO 11. Manejo de los recursos de la asociación de padres. El patrimonio de la asociación de padres de familia y su gestión deben estar claramente separados de los del establecimiento educativo. Será administrado únicamente por la junta directiva de la asociación de acuerdo con los estatutos. Esta designará al responsable del recaudo de los ingresos que por distintos conceptos reciba la asociación quien, en ningún caso, podrá ser un directivo, administrativo o docente del establecimiento educativo. La junta directiva deberá entregar a sus afiliados al menos un informe semestral sobre su gestión académica, administrativa y financiera....."

      En relación con el registro ante la Cámara de Comercio, es necesario hacerla para que los actos de la nueva junta surta efectos frente a terceros. Además las Secretarías de Educación están exigiendo estos registros actualizados, por lo menos en Bogotá, el CADEL es exigente año a año, ejerciendo su función de vigilancia y control. En efecto el artículo 15 del mismo decreto dice: "Inspección y vigilancia. Las secretarias de educación de los departamentos, distritos y municipios certificados ejercerán la inspección y vigilancia sobre las asociaciones de padres de familia de su jurisdicción, con el fin de que cumplan la Constitución, la Ley y sus propios estatutos, y con tal fin deberán mantener información actualizada sobre la existencia de estas organizaciones.
      La Cámara de Comercio deberá entregar a la secretaría de educación del departamento, distrito o municipio certificado, copia del certificado de existencia y representación legal de las asociaciones, ligas, federaciones o confederaciones de padres de familia en cada oportunidad en la que se produzcan registros o modificaciones."

      El otro tema sobre Retenciones, es Tributario. Es una obligación presentar las declaraciones en cero, mes a mes y la DIAN se toma sus años para revisar e imponer sanciones por la no presentación de estas declaraciones de retención en la fuente. Conozco de un Conjunto de Propiedad Horizontal, que le impusieron una multa de $13 millones de pesos por este hecho.

      Las asociaciones aunque sean sin ánimo de lucro y tienen fines loables y de bienestar para la comunidad, deben manejarse como una empresa, con todas las de la ley.

  12. jesus dice:

    Me parese muy importante que se hable sobre este tema de asopadres, ya que la informacion que se da en las instituciones educativas es muy sesgada y poco clara para los padres de familia.
    Quisiera aprovechar esta oportunidad para preguntar que pasa con las directivas que no han hecho eleccion de junta directiva durante tres años, cuando en los estatutos dice que seran elegidos solo para un periodo de un año, siguen teniendo autoridad y responsabilidad frente a los padres de familia?
    agradesco la atencion a la presente, los comentarios, y toda la informacion que a bien tengan.
    saludo cordial jesus.

  13. Luz Davila dice:

    Segun el Decreto 1286 del 2005, se establecieron normas para facilitar la participacion en las Asociaciones de padres familia. En el articulo 9o., se dice que "Para todos los efectos legales, la asociación de padres de familia es una entidad jurídica de derecho privado, sin ánimo de lucro, que se constituye por la decisión libre y voluntaria de los padres de familia de los estudiantes matriculados en un establecimiento educativo. Sólo existirá una asociación de padres de familia por establecimiento educativo y el procedimiento para su constitución está previsto en el artículo 40 del Decreto 2150 de 1995 y solo tendrá vigencia legal cuando haya adoptado sus propios estatutos y se haya inscrito ante la Cámara de Comercio. Su patrimonio y gestión deben estar claramente separados de los del establecimiento educativo" "..." Lo anterior para mencionar que estas entidades han sido demasiado regladas, por el gobierno nacional y el gobierno distrital.
    Revisando algunas de sus normas, no veo expresamente la obligatoriedad de tener Revisor Fiscal, inclusive, en la Secretaria de Educacion de Bogota, (CADEL), donde se hace el registro anual de los dignatarios de estas asociaciones, se exige la inscripcion de la Junta Directiva y Fiscal (No Revisor Fiscal) que es diferente. Gracias por sus comentarios sobre el particular, para aclarar lo relacionado con lo que menciona en su articulo sobre la obligatoriedad de tener Revisor Fiscal, segun el Decreto 1529 de 1990, art. 3o., para fundaciones e instituciones de utilidad comun, no para asociaciones y corporaciones, que lo pueden establecer o no segun sus propios estatutos.

    • WILLIAM SABOGAL SANCHEZ dice:

      AUNQUE NO ESTÁ EXPRESAMENTE ESTIPULADO POR LAS DIFERENTES NORMATIVAS LEGALES, ES POR ANALOGIA DE NORMAS, TANTO CONTABLES, COMO TRIBUTARIAS, QUE TODAS LAS ENTIDADES SIN ANIMO DE LUCRO O DE UTILIDAD COMÚN, DEBEN TENER REVISOR FISCAL.

      EL I.C.B.F. PRESTA SUS SERVICIOS A TRAVES ENTIDADES ADMINISTRADORAS DE LOS DIFERENTES HOGARES INFANTILES, QUE PUEDEN SER ONGS, O ASOCIACIONES DE PADRES DE FAMILIA, Y PARA ESTO CELEBRAN ANUALMENTE CONTRATOS DE APORTES, QUE CUBREN HASTA EL 70% DE SUS GASTOS DE FUNCIONAMIENTO; ES DECIR MNEJAN RECURSOS PUBLICOS, Y UNA FORMA DE GARANTIZAR SU ADECUADO MANEJO ES CONTAR CON LA FIGURA DEL REVISOR FISCAL

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