Fondo de caja menor

La caja menor, es un fondo que se crea en las empresas para manejar pequeños desembolsos, y se asigna a una persona como responsable de su manejo.

Existen multitud de pagos pequeños, que para manejarlos por bancos se hace complejo y puede entorpecer el desarrollo ágil de ciertas actividades, por lo que la solución es la constitución de un fondo de caja mejor que se encargue de este tipo de pagos, de esta forma, aquellas compras o pagos menores, que no sean representativos, se manejan por este fondo.

 

El monto del fondo de caja menor, depende del tipo de empresa, puesto que mientras en algunas $1.000.000 será suficiente, en otras será necesario disponer de un fondo de varios millones.

Para el manejo de fondo de caja menor, ser requiere la implementación de cierta políticas, como por ejemplo, que por este se harán pagos que no superen determinado monto, o que determinados pagos, sin importar su monto, no se deben realizar por caja menor.

En cierta forma, el fondo de caja menor se asimila a lo que llamamos “plata de bolsillo”, por lo que es preciso tener un cuidado y control especial sobre estos recursos, y debe normarse una persona de entera confianza y responsabilidad para que lo administre.

Constitución del fondo de caja menor

Al constituir el fondo de caja menor, se retira plata el banco y se constituye el fondo, de modo que la contabilización será:

110510 100.000  
111005   100.000

Reembolso de caja menor

Cuando el fondo de caja menor se agota, o llega a un determinado monto, se procede a rembolsar el dinero utilizado.

En este momento, el responsable del fondo de caja menor, hace entrega de los soportes de los gastos incurridos para que le sea rembolsado su valor y así recuperar el fondo de caja menor a su monto inicial.

La contabilización del reembolso será:

51XXXX 80.000  
111005   80.000

Del tratamiento anterior se evidencia que el fondo de caja menor solo se contabiliza al momento de crearlo, aumentarlo, disminuirlo o eliminarlo, no cuando se hace algún reembolso, de ahí que se considera como un fondo fijo.

El reembolso de caja menor, debe solicitarse por lo menos cada mes, de lo contrario, por su especial tratamiento, se pueden presentar inconvenientes respecto a la fecha de causación de las facturas, puesto que estas se contabilizan al momento de solicitar el reembolso, tratamiento que presenta una gran falencia, puesto que según los principios de causación y realización, los hechos económicos deben reconocerse en la fecha en que figuren en la factura, lo cual no será posible mediante el antiguo y arraigado procedimiento de reembolso de caja menor.

Este inconveniente, hace surgir la necesidad de buscar mecanismos diferentes de reembolso que permitan contabilizar las facturas en el momento en que se realice el hecho económico que soportan.

Documento elaborado con la colaboración del Contador Público Ángel María Fierro Martínez

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10 Opiniones
  1. CAMILA BONILLA dice:

    Que Efectos hay frente a la persona que maneja la caja menor por motivo de un sobrante

  2. david barrios dice:

    pueden por favor enunciar como se realizan los asientos de aumento disminución y anulación del fondo de caja menor

  3. Orlando Daza dice:

    Es improcedente o violatorio de alguna norma contabilizar la Caja Menor de la siguiente manera?
    Al crear la caja menor: DB 110510 CR 111005
    Al hacer reembolso

  4. Orlando Daza dice:

    Es improcedente o violatorio de alguna norma contabilizar la Caja Menor de la siguiente manera?
    Al crear la caja menor: DB 110510 CR 111005
    Al hacer reembolso

  5. lina espitia dice:

    buenas noches. El gerente me dio dinero en efectivo para que crearamos la caja menor. no hubo cheque directamente para este valor, asi cada vez que se acaba o se esta acabando el me da mas dinero, yo le hago egreso con los recibos; la contadora llego despues de varios meses de esto y sin revisar todos los egresos, no me dijo que hicieramos ese como fondo caaja menor, y me dice que ya no se puede, siendo que apenas estamos organizando todo el año 2014. Si no hemos cerrado el año, y apenas estamos empezando un programa contable, por que ella dice que ya no lo puedo corregir?

  6. Martha L. Porras dice:

    Tengo esta inquietud: en le empresa hubo cambio de contador y el entrante, ha solicitado cambiar varios recibos de caja menor, desde enero a la fecha, de gastos mínimos (1.ooo, 2.ooo pesos) porque no son expedidos por una entidad con máquina registradora, sino hechos a mano. Estos tienen nombre, nit, régimen simplificado, dirección y teléfono. (tiendas y/o ferreterías de 'barrio')a menos que se anexe el RUT. el dice que esto no se podría tener en cuenta como gastos descontable en la declaración. Es esto válido?

  7. Juan Carlos dice:

    Buenos días

    En la empresa donde trabajo con las cajas menores la causación por medio de un modulo de cuentas por pagar, se registran a nombre del empleado responsable, actualmente el sistema esta parametrizado con la cuenta pasivo 2205 nacionales, cuando el dto de tesoreria realiza el pago afecta la 1105, para efectos de causación es correcto realizarla con esa cuenta pasivo?

    Agredezco sus opiniones

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