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Fondo de caja menor

La caja menor, es un fondo que se crea en las empresas para manejar pequeños desembolsos, y se asigna a una persona como responsable de su manejo.

Existen multitud de pagos pequeños, que para manejarlos por bancos se hace complejo y puede entorpecer el desarrollo ágil de ciertas actividades, por lo que la solución es la constitución de un fondo de caja mejor que se encargue de este tipo de pagos, de esta forma, aquellas compras o pagos menores, que no sean representativos, se manejan por este fondo.

 

El monto del fondo de caja menor, depende del tipo de empresa, puesto que mientras en algunas $1.000.000 será suficiente, en otras será necesario disponer de un fondo de varios millones.

Para el manejo de fondo de caja menor, ser requiere la implementación de cierta políticas, como por ejemplo, que por este se harán pagos que no superen determinado monto, o que determinados pagos, sin importar su monto, no se deben realizar por caja menor.

En cierta forma, el fondo de caja menor se asimila a lo que llamamos “plata de bolsillo”, por lo que es preciso tener un cuidado y control especial sobre estos recursos, y debe normarse una persona de entera confianza y responsabilidad para que lo administre.

Constitución del fondo de caja menor

Al constituir el fondo de caja menor, se retira plata el banco y se constituye el fondo, de modo que la contabilización será:

110510 100.000  
111005   100.000

Reembolso de caja menor

Cuando el fondo de caja menor se agota, o llega a un determinado monto, se procede a rembolsar el dinero utilizado.

En este momento, el responsable del fondo de caja menor, hace entrega de los soportes de los gastos incurridos para que le sea rembolsado su valor y así recuperar el fondo de caja menor a su monto inicial.

La contabilización del reembolso será:

51XXXX 80.000  
111005   80.000

Del tratamiento anterior se evidencia que el fondo de caja menor solo se contabiliza al momento de crearlo, aumentarlo, disminuirlo o eliminarlo, no cuando se hace algún reembolso, de ahí que se considera como un fondo fijo.

El reembolso de caja menor, debe solicitarse por lo menos cada mes, de lo contrario, por su especial tratamiento, se pueden presentar inconvenientes respecto a la fecha de causación de las facturas, puesto que estas se contabilizan al momento de solicitar el reembolso, tratamiento que presenta una gran falencia, puesto que según los principios de causación y realización, los hechos económicos deben reconocerse en la fecha en que figuren en la factura, lo cual no será posible mediante el antiguo y arraigado procedimiento de reembolso de caja menor.

Este inconveniente, hace surgir la necesidad de buscar mecanismos diferentes de reembolso que permitan contabilizar las facturas en el momento en que se realice el hecho económico que soportan.

Documento elaborado con la colaboración del Contador Público Ángel María Fierro Martínez

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69 Opiniones en “Fondo de caja menor”
  1. JAIME ALBERTO ESPITIA dice:

    Cordial Saludo.

    Tengo una duda, cuando yo incurro en un gasto y es pagado por caja menor la contabilización sería:

    5195xxx 100
    110510 100

    Pienso que este asiento es correcto ya que dismunuyo la cuenta de cja menor.

    Asi sucesivamente hasta agotar la politica establecida para la caja menor de la empresa.

    La duda presentada es la temática expuesta

    51XXXX 80.000
    111005 80.000

    LA cuenta de banco para este caso no esta bien utilizada o fue un error?

    para mi inveirtieron la 110510 por la 111005.

    Agradezco me aclaren el ejemplo

    Jaime A Espitia.

  2. Camilo Gama dice:

    Una fundación puede tener Caja menor?

  3. alejandra dice:

    inquietud

    el caso de prestamos a un empleado y el dinero prestado es de caja menor de la empresa como la contabilizo

    si la caja menor es para gasto menores que incurren la empresa como papeleria , combustible entre otros y no para prestamo a trabajadores se contabiliza o no y como hago para contabilizarlo

    • harold dice:

      ESE PRESTAMO DE LOS EMPLEADOS SE CONTABILIZA DEBITO POR LA CUENTA 1365 Y LO INCLUYES EN EL REEMBOLSO DE CAJAMENOR Y CUANDO SE PAGUE LA NOMINA SE CAUSA 1365 CREDITO PARA QUEDAR EFECTO 0

  4. alejandra dice:

    el caso de prestamos a un empleado y el dinero prestado es de caja menor de la empresa como la contabilizo

  5. SANDRA SUAREZ dice:

    Hola Buenos dias:

    Tengo una inquietud, siempre he manejado la caja menor de mi empresa pero estoy cansada de manejarla porque he tenido unos inconvenientes con mi jefe, quisiera seber si estoy obligada a manejarla y cual es el proceso para entregarla.

  6. Alejandro Villegas dice:

    Es posible que se pueda debitar la cuenta ANTICIPO A TRABAJADORES (133015) contra BANCOS (1110), en el caso de que sea un comprobante de salida de Caja menor? ( Tengo un ejercicio del Libro Contabilidad de Gonzalo Sinisterra p. 147)
    GRACIAS!

  7. Ingrid dice:

    Holaa,,
    Una pregunta. ¿debo practicar iva teórico a las facturas de régimen simplificado y retefuente a los que cumplan con el tope?

    Muchas gracias

  8. Alex Rojas dice:

    Buenos dias a todos, les tengo la siguiente inquietud:

    Si la empresa en donde trabajaba ya me pagó todo lo relacionado con sueldos y liquidaciones, pero me esta adeudando un saldo considerable por concepto de reembolso de caja menor, y la empresa para que le liquiden el contrato a ellos deben presentar un PAZ Y SALVO de los trabajadores, es legal que yo pueda solicitar o decir que NO ESTAN A PAZ Y SALVO conmigo? por dicho concepto? para que le frenen la liquidacion del contrato y los obliguen a que me hagan mi reembolso para poder firmarles el paz y salvo? o que se puede hacer? Gracias.

  9. W dice:

    tambien es correcto hacerlo directamente desde caja general si no se quiere de bancos:

    110510 caja menor $XXXXX
    110505 caja general $XXXXX

    cuando hay sobrantes se puede haer asi:
    cuando aun no hacemos investigaciom de porque surgio el sobrante lo llevamos a pasivo

    110505 caja menor $XXXXX
    238095 CTAS por pagar $XXXXX

  10. jose dice:

    Estuvo muy bueno tu articulo, pero no alcance a comprender que significa reembolso de caja menor,

    Es cuando solicito dinero y pido que la empresa me reembolse?

  11. claudia dice:

    Buenas noches, se hizo un arqueo de caja menor a la administradora de un conjunto y hay un faltante, cual es el procedimiento a seguir?

    • Luis Carlos dice:

      La responsable de caja menor debe literalmente poner de su bolsibllo aquel faltante, si es un monto pequeño la persona repone el dinero y generalmente no hay contabilizacion alguna, pero si el faltante es muy grande, se debe causar y contabilizar como una cuenta por cobrar al trabajador.

  12. inedis viveros dice:

    unos viaticos y una comicion se puede conciderar como un gasto decaja menor

    • Luis Carlos dice:

      Lo ideal es que no, la caja menor es preferible que se use siempre para gastos de aseo y cafeteria, papeleria, parqueaderos, taxis y buses, combustibles, etc., pero no es bueno que se coja la costumbre de pagar viaticos o comisiones por caja menor porque muchas veces estos desembolsos resultan ser muy grandes y la duracion de la caja sera poca.

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