Contabilización de los sobrantes y faltantes de caja

Los sobrantes de caja, dependiendo de su origen y cuantía, se contabilizan como un pasivo o como un ingreso, y los faltantes, como un gasto o como una cuenta por cobrar al responsable, según quién asuma la pérdida. Veamos cómo se identifica y registra cada situación.

Qué es un sobrante de caja.

El sobrante de caja es el dinero que está en la caja sin que deba estarlo: el valor encontrado supera el que, según los registros contables y los comprobantes, debería haber.

Los sobrantes se identifican generalmente al hacer el arqueo de caja, cuando el efectivo contado no corresponde con los comprobantes, y suelen originarse en errores al cobrar o al pagar: un cliente al que se le cobró de más, un cambio mal entregado o una obligación que no se pagó completa.

Registro contable de los sobrantes de caja.

Ha sido costumbre contabilizar los sobrantes directamente como un ingreso, en la subcuenta 429553, algo que no siempre es adecuado ni prudente, porque el origen del sobrante puede implicar una obligación.

Si a un cliente se le cobró más de lo debido, o el cajero se equivocó al dar el cambio, es posible que el afectado reclame y la empresa deba devolverle lo cobrado en exceso. En ese caso el sobrante se contabiliza como un pasivo contingente:

Si lo que ocurrió fue que una obligación no se pagó completa, la parte no pagada sigue siendo una deuda: se puede dejar en la contingencia o ajustar directamente la cuenta del proveedor o acreedor, según corresponda.

Pasado un tiempo prudencial sin que el afectado reclame, el sobrante sí se lleva al ingreso, debitando el pasivo y acreditando la cuenta de ingresos:

Y si el sobrante es de un valor insignificante, carente de materialidad, se puede llevar directamente al ingreso, pues no afectará de forma importante los estados financieros ni esconderá una obligación relevante.

Qué es y cómo se contabiliza el faltante de caja.

El faltante de caja es la situación contraria: en la caja hay menos dinero del que debe haber según los registros, por error humano o porque el dinero fue sustraído.

Su contabilización depende de quién asuma la pérdida:

• Si la empresa asume el faltante, se reconoce como un gasto, acreditando la caja por el valor que falta.
• Si se cobra al empleado responsable del manejo, se contabiliza como una cuenta por cobrar a trabajadores, que es un activo, acreditando igualmente la caja.

El registro del faltante cobrado al responsable sería:

En todo caso, antes de cobrar un faltante al trabajador deben respetarse las reglas laborales sobre descuentos, que por regla general exigen su autorización escrita u orden judicial.

Evitar los sobrantes y faltantes.

Ni los sobrantes ni los faltantes son una situación normal: ambos revelan la falla de algún proceso, y sobre el efectivo debe ejercerse un control constante y estricto mediante arqueos periódicos y sorpresivos.

El control importa además porque el descuadre puede ser deliberado: un empleado puede apoderarse de un sobrante que luego la empresa deba responder ante una reclamación, o provocar intencionalmente sobrantes para apropiárselos después.

Como comentario final en materia de impuestos: los ingresos por sobrantes de caja no causan IVA, pues no provienen de la venta de bienes o servicios, pero sí están gravados con el impuesto de renta como un ingreso más del periodo.

A continuación respondemos las preguntas frecuentes de nuestros lectores.