Reembolso de caja menor

Las empresas que han creado un fondo de caja menor, una vez que se agotan los recursos o dineros asignados al fondo, deben solicitar el reembolso de caja menor; esto es, solicitar el reembolso de los recursos gastados para recuperar el monto inicialmente asignado.

Qué es el reembolso de caja menor.

El reembolso de caja menor es la acción que permite reponer o reembolsar el dinero que se ha gastado del fondo de caja menor, para que este vuelva a tener los fondos disponibles asignados por la administración de la empresa.

Cada empresa define el procedimiento que se ha de seguir para solicitar el reembolso y los formatos a utilizar, pero básicamente consiste en allegar una relación de los pagos realizados con los fondos de la caja menor y los respectivos soportes, en los que se incluyen fecha, concepto, identificación del beneficiario del pago e incluso las cuentas utilizadas en la contabilización.

Es importante que cada pago, por mínimo que sea, esté soportado con la factura respectiva o el documento equivalente, si fuere el caso, en el que se pueda identificar claramente la persona o empresa a la que se le realizó el pago, para los asuntos pertinentes como la contabilización y manejo de los impuestos.

Control sobre la caja menor.

El responsable del fondo de caja menor debe tener un control preciso de los gastos en que incurra, gastos que, por lo general, son pequeños, puesto que la finalidad de la caja menor es precisamente encargarse de los pequeños pagos para evitar los procedimientos administrativos que suponen los pagos elevados.

Para proceder al reembolso de los gastos por caja menor, es preciso justificar el reembolso y, para ello, hay que demostrar en qué se ha gastado el dinero para lograr su reembolso.