Contabilidad de caja

La contabilidad de caja, o contabilidad por el sistema de caja, consiste en reconocer los ingresos cuando efectivamente se reciben y los gastos cuando efectivamente se pagan, a diferencia de la contabilidad de causación, que los reconoce cuando ocurre el hecho económico. Veamos cómo funciona este sistema, quién puede aplicarlo y qué es, en cambio, la cuenta de caja.

En qué consiste la contabilidad de caja.

En este sistema, el reconocimiento de los ingresos sucede cuando efectivamente se perciben, y el de los costos y gastos, solamente cuando los recursos salen, es decir, cuando se realiza el pago.

El mejor ejemplo es la venta a crédito. Supongamos que la venta se hace el 10 de enero y el cliente paga un mes después: en la contabilidad de caja no se registra nada en enero, porque no ingresó dinero, y el ingreso se reconoce en febrero, cuando el cliente paga.

Igual sucede con los gastos: solo se reconocen en el momento en que el dinero sale de la caja, cuando se efectúa la erogación, sin importar cuándo se recibió el servicio o la factura.

Solo se reconoce lo que pasa por caja.

En la contabilidad de caja nada se registra hasta que no haya pasado por caja, hasta que el dinero entre o salga.

Por eso solo se reconocen hechos consumados: no se contabilizan derechos ni obligaciones pendientes. En la venta a plazos, aunque la empresa adquirió el derecho a cobrar y ese derecho está respaldado por una factura, nada se reconoce hasta que el cliente pague; y en el gasto, la deuda con el proveedor no figura hasta que se desembolse.

De allí su debilidad: el sistema de caja no muestra la situación financiera real, pues ignora la cartera y las deudas, y por eso la técnica contable exige el sistema de causación.

Quién puede llevar contabilidad de caja.

La contabilidad de caja la aplican las personas que no están obligadas a llevar contabilidad, como quienes no son comerciantes, que pueden llevar un control simple de entradas y salidas para sus propios fines.

Quienes están obligados a llevar contabilidad deben hacerlo por el principio de causación o devengo: reconocer los hechos económicos cuando se realizan, con independencia de cuándo se pague o se cobre. Para efectos fiscales ocurre lo mismo: los obligados a llevar contabilidad declaran por devengo, y los no obligados, por caja.

La cuenta de caja es otra cosa.

No debe confundirse la contabilidad de caja, que es un sistema de reconocimiento, con la cuenta de caja, que es la cuenta del activo donde se registra el dinero en efectivo de la empresa.

La cuenta de caja es la 1105 del plan único de cuentas, con sus subcuentas de caja general (110505) y caja menor (110510): es de naturaleza débito, aumenta cuando entra efectivo y disminuye cuando sale, y hace parte del disponible, el grupo más líquido del activo.

Sobre la cuenta de caja se ejercen controles como el arqueo, del que pueden resultar diferencias que se manejan como explicamos en el artículo sobre la contabilización de los sobrantes y faltantes de caja.

A continuación respondemos las preguntas frecuentes de nuestros lectores.