Tratamiento contable de cobros por reembolso

Cuando la empresa hace un pago en exceso o paga la obligación de un tercero, y ese dinero es reembolsado, se debe hacer la contabilización respectiva.

Reembolso de gastos contabilidad.

El reembolso de gastos implica que la empresa previamente ha contabilizado un gasto; por tanto, cuando suceda el reembolso, se debe reconocer como un ingreso no operacional.

La empresa es quien asume el gasto y luego le es reembolsado por el beneficiario de dicho gasto, como puede ser un empleado o cualquier otro tercero.

En el reembolso de gastos no hay una reversión del registro contable del gasto, sino el reconocimiento de un ingreso.

Asiento contable por reembolso de gastos.

Nuestro plan único de cuentas considera para ello la cuenta 425050, llamada Reintegro de otros costos y gastos, así que el asiento o registro contable sería así:

Si el dinero reembolsado no se ha llevado como gasto, sino como una cuenta por cobrar, entonces se acredita dicha cuenta y se debita la cuenta de caja o bancos, según corresponda, así:

Aquí hemos supuesto que se ha pagado un gasto a un trabajador, así que se llevó como cuenta por cobrar, que luego este debe pagar, o se le descuenta de la nómina.

En este caso, no se contabiliza como ingreso, pues la empresa no lo había llevado como un gasto, sino que lo trató como un préstamo.

¿Reembolso de costos y gastos genera IVA?

El reembolso de gastos no genera IVA, por cuanto no se trata de una operación de venta y, por consiguiente, no existe el hecho generador del IVA.