Tratamiento contable de cobros por reembolso

Se nos ha planteado la siguiente situación y por sus características, nos parece importante conceptuar sobre ella:

“Una empresa  recibe la facturación de  energía  por $ 100.000.000.00 mensuales  por consumo de energía en un  aeropuerto, pero resulta que ahí está incluido el consumo de los 30 locales comerciales que funcionan en el aeropuerto,   la empresa  cancela  la factura y el registro inicial es:

5135      100.0000.000.00 DB
2205      100.0000.000.00 CR

Posteriormente la empresa  le cobra el consumo a cada local en forma proporcional y  el registro es el siguiente:

1305      70.000.000.00 DB
5135   70.000.000.00  CR

En resumen se muestra un gasto de energía neto de 30.000.000.00 (100.000.000.00-70.000.000.00)

¿Este tratamiento es correcto?, ¿o se debe reflejar el valor cobrado a los locales como un ingreso?”

En principio, lo primero que se observa respecto a los registros contables realizados, es que se está acreditando la cuenta de gastos [5135] lo cual no permite la técnica contable, simple hecho que nos indica que el tratamiento dado no es el correcto.

Veamos algunas alternativas  que se podrían implementar.

Primera alternativa. Lo normal que sucede en estas situaciones, es que la factura de energía llega a nombre de la empresa, por tanto, para efectos de soportar costos  y deducciones, es importante que el valor total de la factura quede en cabeza del titular de la factura, lo que implica contabilizar la totalidad de la factura en el gasto, como  en efecto lo han hecho.

Pero esta solución tiene una limitante puesto que implicaría generar un ingreso al cobrarle lo correspondiente a cada local por concepto de la energía. Ingreso que como todo ingreso se debería facturar y eso no es conveniente, puesto que la empresa no se dedica a distribuir energía, por tanto no es recomendable tratar la totalidad de la factura como un gasto para luego cobrar a cada local la proporción que le corresponde.

Segunda alternativa. La empresa puede pagar la totalidad de la factura e incluir dentro del canon de arrendamiento o de administración, el valor que le corresponde pagar por energía a cada local. De esta forma se emitirá una sola factura incluyendo el pago por energía.

Esta alternativa hace que en el caso del arrendamiento, se pague Iva sobre el valor correspondiente a la energía, pero no representa ninguna dificultad a la hora de soportar costos y deducciones tanto a la empresa como a los locales, puesto que cada uno tendrá un soporte adecuado.

Tercera alternativa. Firmar un contrato entre la empresa y los locales, en el cual se estipule que cada loca asumirá el pago proporcional de la factura de energía eléctrica. De esta forma, cada quien, tanto la empresa como los locales llevarán al gasto la parte proporcional que efectivamente paguen.

El contrato o documento privado es necesario para poder soportar la deducción de lo pagado por energía, puesto que sólo existe una factura, por tanto, el soporte para cada uno de los locales y de la empresa,  será una copia de la factura y del contrato donde expresamente figura lo pactado.

Eso implicará que la empresa pagué la totalidad de la factura, pero que sólo lleve al gasto la parte que le corresponde, y el excedente llevarlo a una cuenta por cobrar a los locales.
En consecuencia, la contabilización de la factura sería de la siguiente forma:

La contabilización del cobro a los locales, será un simple debito a caja y un crédito a la cuenta por cobrar.

Esta última alternativa es quizá la más conveniente.