Reembolsos y gastos pagados por cuenta de terceros: tratamiento contable

Cuando la empresa paga un gasto que corresponde a un tercero, no reconoce un gasto propio sino una cuenta por cobrar, como lo precisó el Consejo Técnico de la Contaduría Pública; y cuando le reembolsan un gasto que sí había registrado como propio, el reembolso disminuye ese gasto o, si es de un periodo cerrado, se reconoce como recuperación. Veamos cada caso y su tratamiento en el IVA.

Gastos pagados por cuenta de un tercero.

A veces la empresa paga obligaciones que no son suyas: el gasto de un cliente, de un socio, de un trabajador o de una empresa vinculada. Ese pago no es un gasto de la empresa, porque no le genera beneficio ni se relaciona con su actividad: es un derecho a que el tercero le devuelva lo pagado.

Así lo precisó el Consejo Técnico de la Contaduría Pública en el concepto 10-00263-2018:

«Sin embargo, para el caso planteado por el consultante, la entidad hace un pago a nombre de un tercero y por tanto, no corresponde a un ingreso ya que no está generándole un beneficio económico. Por lo anterior, ese valor pagado a nombre de otra entidad, será una cuenta por cobrar a un tercero.»

En consecuencia, el pago se registra contra una cuenta por cobrar, por ejemplo a trabajadores (1365) o deudores varios (1380):

Cuando el tercero devuelve el dinero, se cancela la cuenta por cobrar contra bancos, sin ingreso alguno. Si el tercero reconoce además una remuneración o intereses por esa financiación, ese valor sí es un ingreso.

Si la empresa decide asumir el gasto del tercero sin cobrarlo, entonces sí es un gasto suyo, pero, al no relacionarse con su actividad, no será deducible en el impuesto de renta.

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Reembolso de un gasto propio.

Distinto es el caso en que la empresa registró un gasto como propio y luego alguien se lo reembolsa total o parcialmente, como una aseguradora o un trabajador que debe asumir parte de un costo.

• Si el reembolso ocurre en el mismo periodo en que se registró el gasto, bajo las NIIF se reconoce como menor valor de ese gasto, porque la empresa no obtuvo un ingreso sino la recuperación de lo que pagó, criterio que el CTCP aplica también a las incapacidades.
• Si el gasto es de un periodo ya cerrado, el reembolso se reconoce como recuperación, en la cuenta 425050, reintegro de otros costos y gastos.

El mismo criterio se explica en el artículo sobre la contabilización de las incapacidades, donde el reembolso de la EPS disminuye el gasto.

¿El reembolso genera IVA?

No. El reembolso de un gasto no es una venta de bienes ni una prestación de servicios, sino la devolución de lo pagado por cuenta de otro, de modo que no se configura el hecho generador del IVA. Si la empresa cobra además un margen o una comisión por gestionar el pago, esa remuneración sí puede estar gravada.

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